Управление проектами. Фундаментальный курс - Коллектив авторов

Литература

1. Голдратт Э. Критическая цепь. М.: ТОС Центр, 2006.

2. Грэй К., Ларсон Э. Управление проектами. М.: Дело и Сервис, 2007.

3. Лич Л. Вовремя и в рамках бюджета. Управление проектами по методу критической цепи. М.: Альпина Паблишер, 2010.

4. Милошевич Д. Набор инструментов для управления проектами. М.: Компания АйТи; ДМК Пресс, 2006.

5. Руководство к своду знаний по управлению проектами. 4-е изд. (Руководство PMBOK). Project Management Institute Inc., 2008.

6. Управление проектом. Основы проектного управления: учебник / кол. авт. под ред. М. Л. Разу. М.: КНОРУС, 2007.

7. Управления проектами: Основы профессиональных знаний, Национальные требования к компетентности специалистов. М.: ЗАО «Проектная ПРАКТИКА», 2010.

8. Demeulemeester E., Herroelen W. Project Scheduling: A Research Handbook. Boston: Kluwer Academic Publishers, 2002.

9. Elmaghraby S. E. The Theory of Networks and Management Science. P. II // Management Science. 1970. Vol. 17. No. 2. (Application Series, Educational Issues in the Management Sciences and Operational Research) October. P. B54-B71.

10. Kelley J. E., Walker M. R. Critical Path Planning and Scheduling: An Introduction. Ambler, PA: Mauchly Associates, 1959.

11. Salah E. Elmaghraby. The Theory of Networks and Management Science. Pt I // Management Science. Theory Series. 1970. Vol. 17. No. 1. P. 1–34.

Глава 11. Управление коммуникациями проекта

Изучив материал данной главы, вы узнаете:

• управление коммуникациями: основные понятия;

• типы коммуникаций, классификации;

• определение потребностей стейхолдеров проекта в коммуникациях;

• совещания как форма коммуникаций в проекте;

• виды и цели совещаний;

• особенности виртуальных совещаний;

• подготовку и проведение совещаний;

• разработку плана коммуникаций и взаимодействий.

11.1. Управление коммуникациями: основные понятия

Невозможно представить себе проект без обмена информацией. Ежедневно менеджер проекта обрабатывает огромные потоки информации, приходящие к нему из различных источников. На основе ее анализа менеджер проекта принимает решения, формирует отчетность, планирует дальнейшие шаги. Параллельно происходит другой процесс – с помощью этой информации менеджер проекта предоставляет отчетность руководству, информирует инвесторов и иных участников проекта о текущей ситуации, рисках, планах и прогнозах, управляет командой, распределяя задачи по исполнителям, и т. д. Иными словами, в проекте ежесекундно происходит огромное количество коммуникаций. Информацию важно правильно получать, структурировать, анализировать, использовать, передавать. Без четко отлаженных процессов получения и передачи информации невозможно эффективно управлять проектом.

Понятие «коммуникации» в проекте

Итак, что такое коммуникации в проекте?

Слово «коммуникация» происходит от лат. communicatio – сообщение, передача. Для того чтобы коммуникация осуществилась, необходим ряд условий:

• наличие двух и/или более участников-коммуникантов, наделенных сознанием и имеющих некую общую семиотическую (знаковую) систему, например, язык;

• ситуация (или ситуации), которую они стремятся осмыслить и понять;

• тексты или другие семиотические символы (рисунки, графика и проч.), выражающие смысл ситуации, о которой идет речь;

• цели, позволяющие понять, зачем участники передают ту или иную информацию и что хотят получить;

• процесс материальной передачи текстов, т. е. определенный путь и способ прохождения информации.

Применительно к проекту это означает, что коммуникации осуществляются как минимум двумя участниками проекта, которые имеют одинаковую языковую или иную знаковую (семиотическую) систему, определенные цели и процесс передачи информации. Управлять коммуникациями в проекте необходимо для того, чтобы менеджер проекта и другие его участники могли принимать решения обоснованно, имея все необходимые данные. Для того чтобы информация между участниками проекта проходила в полном объеме, была достоверной и позволяла принимать взвешенные управленческие решения, необходимо регламентировать процедуры, процессы, структуры. Поэтому в проектном менеджменте управление коммуникациями выделено в специальную функциональную область или область знаний.

Стандарты по управлению проектами об управлении коммуникациями

В существующих стандартах по управлению проектами коммуникациям уделяется особое внимание. Управление коммуникациями – одна из функциональных областей или областей знаний. Рассмотрим разные подходы к определению этой функциональной области. Согласно стандарту Американского института управления проектами (Project Management Institute – PMI), управление коммуникациями проекта определяет «процессы, связанные с обеспечением своевременного и соответствующего формирования, сбора, распространения, хранения и конечного распределения проектной информации» [PMBOK, 2009]. Процессный подход в применении к данной области знаний выделяет основные шаги (процессы) работы с информацией:

• определение всех заинтересованных сторон или участников проекта;

• планирование коммуникаций;

• распределение информации;

• управление ожиданиями заинтересованных сторон проекта;

• отчеты об исполнении.

В стандарте Международной ассоциации управления проектами (International project management association – IPMA) управление коммуникациями – это раздел, в котором коммуникации трактуются как эффективный обмен и понимание информации всеми заинтересованными сторонами.

Основные возможные шаги процесса управления коммуникациями согласно стандарту IPMA [Международные требования…, 2007]:

• разработайте план коммуникаций в начале проекта или программы, или как один из процессов управления портфелем;

• определите целевую аудиторию и место расположения;

• определите, что нужно сообщать и в каком контексте;

• выберите место, время, продолжительность и средство коммуникации;

• спланируйте процесс коммуникации и подготовьте материалы;

• проверьте инфраструктуру и передавайте информацию;

• получите обратную связь по эффективности коммуникаций;

• оцените результаты и предпримите необходимые действия;

• задокументируйте извлеченные уроки и применяйте их в последующих проектах.

Как видно из приведенных определений, для эффективного управления коммуникациями между участниками проекта нужно осуществить несколько шагов.

Первый. Необходимо определить, кто является участниками или заинтересованными сторонами проекта. Или, иначе говоря, следует идентифицировать всех стейкхолдеров проекта.