Управление проектами. Фундаментальный курс - Коллектив авторов

Риски. Безусловно, есть риски при запуске практически любой программы. Понятно, что на ранних стадиях программы существует неполная ясность всех деталей и, кроме того, всегда есть неопределенность внешних и внутрених обстоятельств ее реализации. Необходимо выделить стратегические риски, которые могут иметь фатальный характер для программы. К стратегическим рискам могут быть отнесены те из них, которые имеют высокую вероятность активации, сильное воздействие на целевые результаты программы, а также слабые возможности реагирования и ответных действий. (Более подробно этот вопрос рассмотрен в подразделе «Управление рисками программы».)

Вехи. Важным аспектом стратегического управления является выявление значимых промежуточных этапов реализации программы, привязанных к окончанию определенных периодов или вех. Необходимо определить эти периоды и результаты, вовремя вносить изменения в их конфигурацию и прилагать усилия к их достижению.

Функциональные стратегии. Кроме общих стратегических позиций можно говорить о функциональных стратегиях по отдельным аспектам программы (иногда их называют деловыми стратегиями). Это стратегии в области взаимодействия со стейкхолдерами, персонала, финансов, закупок и др. Они имеют более конкретный характер и в общей постановке рассмотрены в последующих разделах.

Формирование организационного дизайна программы

Организационный дизайн программы – это ее строение в части состава и ролей участников и структурных образований, их ответственности и взаимодействия. Организация программы должна обеспечивать и определять:

1. Распределение прав принятия решений, дающих возможность эффективного выполнения своих ролей отдельными участниками.

2. Мотивационные, поощрительные и оценочные системы.

3. Наличие прав, достаточных для обеспечения ресурсами, взаимодействия со стейкхолдерами, балансировки приоритетов программы с потребностями текущей деятельности, фокусировки на выгодах бизнеса.

4. Релевантные знания и опыт для обеспечения необходимых действий, в том числе для координации людей внутри программы, выявления и оценки рисков и управления ими.

Можно выделить основных участников программы, таких как:

• спонсирующая группа;

• главный ответственный владелец программы;

• программный совет (комитет);

• менеджер программы;

• менеджер бизнес-изменений;

• менеджер реализации выгод;

• менеджер проекта;

• программный офис;

• другие участники программы.

Спонсирующая группа. Поскольку программа запускается для создания серьезных изменений в компании, причем изменений, которые часто реализуются в условиях неполной ясности их последствий, решение о ее запуске должны принимать лица, представляющие владельцев бизнеса и высших менеджеров, ответственных за определение направлений бизнеса, достижение стратегических целей организации, инвестиции. Эта группа лиц определяет способы реализации стратегии бизнеса при помощи проектов и программ. Она может по-разному называться в различных организациях: портфельный совет, инвестиционный комитет, стратегический комитет или как-то по-другому. Данная группа дает программе право на жизнь и обеспечивает поддержку, поэтому она также может быть названа спонсирующей группой (sponsoring group – SG). Спонсирующая группа дает формальное одобрение запуска и завершения программы.

В условиях мультипрограммного окружения SG решает межпрограммные проблемы, которые требуют вмешательства высших стейкхолдеров для гарантирования требуемого прогресса измененений. Именно эта группа оценивает прогресс программы с сравнении со стратегическими целями. Следует подчеркнуть, что члены группы должны быть лидерами и движущей силой в предполагаемых изменениях.

Спонсирующая группа, как правило, из числа своих членов назначает главного ответственного владельца программы, который несет полную ответственность за результаты программы. Эта группа оказывает ему поддержку в решении важных вопросов реализации программы.

Главный ответственный владелец программы (senior responsible owner – SRO) – это лицо, которое в конечном счете ответственно за успех программы, гарантирует соответствие целей программы ожидаемым выгодам (бенефитам). Он уполномочен определять направления программы и принимать наиболее важные решения. Безусловно, он должен иметь достаточный авторитет и вес, чтобы лидировать в команде программы и нести ответственность за ее реализацию. Главный ответственный владелец создает программный совет и руководит его работой.

Он реализует видение программы, определенное и утвержденное спонсирующей группой, ведет программу по всем ее аспектам, обеспечивая лидерство в течение всего жизненного цикла программы. Его главными задачами являются обеспечение инвестирования (фондирования) программы и взаимодействие с ключевыми стейкхолдерами.

Программный совет. Как уже отмечалось, программный совет создается главным ответственным владельцем. Главная цель совета – направлять программу, способствовать координации ее проектов и обеспечивать запланированные поставки и выгоды. Члены совета оказывают поддержку главному ответственному владельцу, но не подменяют его.

Ответственность программного совета:

• члены программного совета несут индивидуальную ответственность перед SRO за свою область деятельности в программе;

• определяют приемлемый профиль риска и порог риска программы в целом и отдельных проектов;

• гарантируют поставки программы в рамках запланированных параметров;

• обеспечивают разрешение стратегических проблем между проектами, которые требуют вмешательства высших стейкхолдеров;

• обеспечивают операционную стабильность и эффективность программы в течение всего цикла ее разработки.

Каждый член совета консультирует главного ответственного владельца в соответствии с той функциональной областью, которую он представляет.

Как правило, членами программного совета являются SRO, менеджер программы, менеджер бизнес-изменений, ответственные лица проектов, представители функциональных подразделений.

Менеджер программы. Осуществляет каждодневное руководство программой от имени SRO. Менеджер программы ответственен за поставки программы, создание новых возможностей и реализацию выгод, стабильное руководство процессами программы. Назначение программного менеджера является важной частью процесса формирования команды программы.