Управление проектами. Фундаментальный курс - Коллектив авторов

• что такое программа и когда целесообразно ее создавать;

• как использовать программу для управления стратегическими изменениями;

• какие функционально-тематические области включает управление программами;

• в чем состоят особенности конфигурации жизненного цикла программы;

• как управлять программой по фазам жизненного цикла.

8.1. Понятие программы

Что такое программа?

Термин «программа» используется в разных смыслах – компьютерная программа, телевизионная, годовая программа капиталовложений и т. д. При таком использовании термина в него не вкладывается организационный смысл – это некий штамп, расхожее употребление. Оно не касается проектной методологии и не рассматривается в данном контексте.

Имеет место и в некотором смысле обратная ситуация: то, что является программой, иногда называется крупным проектом. Так что же такое программа? С точки зрения проектной методологии существуют различные, но в целом близкие и взаимодополняющие определения программы.

Британский стандарт MSP (Managing Successful Programmes) определяет программу как временную гибкую организацию, созданную для координации, обеспечения направленности и надзора внедрения набора связанных между собой проектов и действий с целью приведения результатов и выгод в соответствие со стратегическими целями организации.

По американскому стандарту, разработанному PMI (The Standard for Program Management), программа – это группа связанных проектов, скоординированно управляемых, получение выгод и контроль за исполнением которых невозможны при изолированном управлении этими проектами.

Программа – временная организация для выполнения уникальных и сложных процессов большого масштаба. Применение программной организации «вместо крупного проекта» позволит снизить сложность управления за счет создания комплекса малых проектов, входящих в программу, применить более ясную терминологию, в том числе устранить неблагозвучный термин «субпроектный менеджер» (крупный проект делится на субпроекты), использовать различные по составу участников команды для проектов различных видов [Gareis, 2005].

Действительно, традиционно программы и соответствующие методы управления применялись в крупномасштабных мероприятиях по развитию обороны и освоению космического пространства. Однако серьезные и быстрые социальные изменения последних десятилетий, ускорение и усложнение хода событий, усиление факторов неопределенности сделали масштаб не самым главным признаком программы. Вместе с тем эта особенность учитывается при формировании программ как один из ее аспектов, на что обращается внимание, например, в японском стандарте P2M (A Guidebook of Project & Program Management for Enterprise Innovation).

Можно рассмотреть ряд аспектов, определяющих особенности программы как управленческого подхода [Martinsuo, Lehtonen, 2007; Thiry, 2004]:

• эффективность – управление крупным проектом в ряде случаев становится более эффективным, когда он разбивается на более мелкие интегрированно управляемые проекты;

• координация – это интегрирующий механизм согласования сложных проектов, покрывающий, как зонтик, и связывающий деятельность в этих проектах;

• объединение и концентрация – мероприятие, собирающее вместе отдельные проекты, приводящее в том числе к появлению «эффекта масштаба»;

• масштабность – средство больших сдвигов и серьезного воздействия в противоположность малым изменениям, решение крупных задач;

• общность – средство единения, с помощью которого отдельные участники, ранее не работавшие вместе, собираются для достижения общей цели;

• выгоды – создание выгод на уровне бизнеса в целом;

• цели – комплекс сгруппированных действий по изменению стратегических или тактических выгод;

• синергия – получение бо́льших выгод, чем при раздельном выполнении проектов.

8.2. Причины возникновения программ

Исследование, проведенное М. Мартинсуо и П. Лехтоненом [Martinsuo, Lehtonen, 2007], показало, что основные причины возникновения программ следующие:

• необходимость ответа на вызовы окружения организации, изменения рынка, спроса, стейкхолдеров;

• изменение целей операционной деятельности, когда ее продолжение существующими способами не соответствует требованиям будущего;

• наличие внутренних потребностей организации по координации деятельности, необходимость концентрации на более эффективных направлениях работы;

• необходимость серьезного развития ключевых компетенций компании и основных процессов.

Обобщенно свойства задач, решение которых целесообразно осуществлять через создание программ, показаны на рис. 8.1.

Рис. 8.1. Характеристики задач программного уровня

• Сложность задач, которые возникают в процессе достижения ряда стратегических результатов, требует, во-первых, их разбиения на ряд частных, во-вторых, привлечения отдельных специалистов и целых коллективов для решения этих частных задач. Данные частные задачи – это отдельные проекты, их общая задача – программы.

• Многообразие. В ряде случаев для получения интегрального результата необходимо решить много разных задач, каждая из которых требует специальных знаний и компетенций. В этой ситуации может оказаться целесообразным, а иногда необходимым выделить указанные задачи в отдельные проекты.

• Масштабность. Есть задачи, которые являются крупными, требующими привлечения значительного количества людей и ресурсов. С управленческой точки зрения весьма трудно охватить такую задачу целиком – эффективнее разбить ее на несколько более мелких (частных), которые в известных условиях могут стать проектами, с последующей интеграцией результатов частных задач в общий результат.

• Неопределенность. В ряде случаев существует значительная неопределенность в решении задач достижения стратегических результатов. Эта общая неопределеность может быть декомпонирована в частные: политическую, технологическую, социальную, рыночную и др. Каждый тип неопределенности может порождать свои проекты. Кроме того, по ряду причин не всегда ясен полный состав задач и соответственно проектов, которые следует разрабатывать. Отдельные проекты могут «подтягиваться» по мере снижения неопределенности и попадать под «зонтик» программы.

Отличия и сходства программы и портфеля проектов

Очень часто программы и портфели могут быть очень похожими. Главное, что их сближает, – это ориентация на достижение целей. Если говорить о портфеле, то, как правило, это совокупность всех целей компании. Хотя, с другой стороны, есть понятие субпортфеля, и он может быть ориентирован на достижение какой-то частной цели. В то же время есть программы, цели которых весьма глобальны, такие программы соответствуют общим целям компании. Есть программы, для выполнения которых создаются самостоятельные компании (например, Организация проведения Олимпийских игр).