Управление проектами. Фундаментальный курс - Коллектив авторов

Рис. 8.16. График показателей бенефитов проекта

Управление финансами программы

Как правило, программа – это масштабное капиталоемкое мероприятие. Оно не может быть реализовано без продуманной финансовой стратегии.

Основными элементами этой стратегии являются:

• формирование рамочных условий финансирования;

• разработка финансового плана программы;

• оценка затрат программы;

• разработка бюджета затрат программы;

• мониторинг и контроль финансов программы.

Формирование рамочных условий финансирования

В зависимости от размера и типа программы она может финансироваться за счет внутренних или внешних источников. Программа может требовать финансовых вливаний как на начальных этапах разработки (когда активно идет инвестиционный процесс, но еще нет бенефитов и соответственно денежных поступлений), так и на протяжении всего жизненного цикла. Поэтому важно уже на начальных ее этапах определить общие механизмы финансирования. Укрупненно механизмы финансирования программы показаны на рис. 8.17.

Рис. 8.17. Факторы и механизмы финансирования программы

Финансирование программы может осуществляться за счет как внутренних, так и внешних источников. Причем программа может иметь обособленные денежные потоки, когда, например, средства от внешних финансовых источников целевым образом сразу попадают на внутренние счета программы, а выплата средств за пределы компании также проводится за счет обособленных денежных бенефитов программы.

Разработка финансового плана программы

Финансовый план – это базовый комплексный документ, содержащий оценку необходимых объемов поступления денежных средств и предполагаемые выплаты в ходе реализации программы в привязке к соответствующим периодам. Главная задача финансового планирования – обеспечение баланса между притоком и оттоком денег. Финансовый план должен продемонстрировать, что в течение планового горизонта не предвидится дефицита денежных средств на всех его временных шагах. При разработке финансового плана используются материалы бизнес-кейса программы, плановое расписание, досье проектов и другие материалы.

Таким образом, финансовый план должен содержать:

• расписание финансирования в привязке к вехам программы;

• расписание выплат по программе (для осуществления расходов по содержанию сотрудников программы и других статей расходов общепрограммного уровня);

• расписание выплат по проектам.

Оценка затрат программы

Такая оценка проводится на всех фазах программы. Оцениваются затраты на рабочую силу, материалы, оборудование и др. Часто возникает необходимость вовлечения в оценку затрат контракторов программы. Причем на начальных стадиях целесообразно оценивать разные варианты затрат для разных вариантов решений по дизайну программы. Оценка затрат программы может быть проведена разными методами. Метод «снизу вверх» – агрегация затрат отдельных проектов и непроектной деятельности на программный уровень. В данном случае первичным является определение затрат по отдельным проектам силами прежде всего проектных менеджеров и их команд. Далее эта информация по затратам проектов «собирается» на уровне программы в затраты программы. Такой метод применяется в сложных программах, состоящих из разнородных проектов, при наличии опытных и высококвалифицированных руководителей проектов.

Метод «сверху вниз» – оценка затрат, напротив, сделана программной группой (менеджером программы и его аппаратом) сначала в целом по программе, а затем декомпонирована на уровень проектов. Такой подход используется при наличии высокого уровня понимания программы и проектов со стороны менеджера программы, его активного участия в разработке проектов.

Бюджет затрат программы

Бюджет программы носит оперативный характер и составляется на очередной планово-отчетный период функционирования программы: на месяц, квартал и т. д. В качестве поступающей информации он учитывает оценку затрат программы и проектов, обязательства по контрактам, план программы. Различают две его основные части:

• план поступления денежных средств;

• план выплат денежных средств по программе и отдельным проектам.

Мониторинг и контроль финансов программы

Цель мониторинга финансов программы – выявление факторов отклонения от запланированных показателей. Можно выделить следующие части этого процесса:

• мониторинг факторов окружения с целью выявления потенциального влияния на финансы программы;

• управление изменениями финансов;

• коммуникации в части финансовых изменений;

• закрытие бюджетов и контрактов;

• закрытие программы в ее финансовой части.

Управление рисками программы

Риски программы – система, состоящая из комплекса взаимодействующих рисков, и поэтому это существенно больше, чем просто сумма рисков проектов. Особенность упомянутого комплекса проявляется прежде всего в том, что отдельные его элементы выходят за рамки рисков собственно программы и касаются, среди прочего, операционной деятельности, а также получения бенефитов, зависящих от успеха произведенных изменений.

Следует рассмотреть следующие группы рисков программы:

1. Риски окружения программы (изменение целей и стратегий организации, проблемы организации и др.).

2. Риски программного уровня – связаны с содержанием программы, составом проектов, взаимодействием проектов. Они возникают вследствие:

• отсутствия ясности в части ожидаемых бенефитов;

• сложностей, возникающих при учете интересов стейкхолдеров;

• ошибок во взаимоотношениях программы и проектов;

• проблем взаимоотношений программы и внешнего окружения;

• проблем финансирования;

• несоответствия организационной культуры за пределами программы ее требованиям.

3. Проектные риски (передача рисков отдельных проектов на программный уровень).

4. Операционные риски (трансфер результатов в операционную деятельность, принятие результатов программы).

5. Риски, связанные с портфелем (распределение ресурсов между программами и другими компонентами портфеля).

6. Риски, связанные с получением бенефитов на уровне организации.

Управление рисками программы требует выполнения ряда общих условий, таких как: