Управление проектами. Фундаментальный курс - Коллектив авторов

4. Достаточность ресурсов. Компании может не хватать человеческих и других ресурсов для осуществления изменений. В этом случае может возникнуть необходимость привлечения внешних ресурсов.

В табл. 8.6 приведены критические позиции и факторы успеха программы.

Таблица 8.6

Факторы успеха и качества программы

8.6. Жизненный цикл программы

Общая характеристика жизненного цикла программы

Описанные выше функционально-тематические направления управления программой реализуются на различных этапах (фазах) ее жизненного цикла.

Жизненный цикл – период существования программы от ее инициации до закрытия. Укрупненно эти фазы показаны на рис. 8.19.

Рассмотрим их более подробно.

Рис. 8.19. Жизненный цикл программы

Фаза идентификации

На данной фазе осуществляются следующие действия.

Согласование и окончательное принятие мандата (или устава) программы. Мандат программы определяет ее стратегические цели, ожидаемые бенефиты, связь с другими инициативами. В нем определяются временные и стоимостные параметры, границы программы. Мандат описывает, каким образом программа соответствует миссии, видению и целям организации. Этот документ в самом общем виде указывает на внешние драйверы и вызовы.

Для создания согласованного мандата проводится ряд мероприятий, направленных на достижение консолидированного понимания программы его участниками: рабочие семинары, интервью и дискуссии с ведущими стейкхолдерами, высшими менеджерами, спонсирующей группой. Согласованный мандат утверждается спонсирующей группой программы.

Назначение главного ответственного владельца программы и членовпрограммного совета. Главный ответственный владелец, как уже отмечалось, несет персональную ответственность за успех программы. Он должен обладать соответствующими знаниями, опытом и правами для того, чтобы направлять всю деятельность в программе. На данном этапе программы им создается программный совет.

Видение программы. Задачей видения является описание будущих возможностей организации, вытекающих из изменения бизнес-операций, которые будут обеспечены поставками программы. Создание таких возможностей рассматривается как цель программы.

В видении должно быть проведено обоснование бенефитов, которые обусловлены новыми возможностями организации, предоставленными программой.

Кроме того, должны быть отмечены риски, укрупненные целевые стоимостные и финансовые показатели, временные характеристики, требующиеся программе ресурсы, методы и органы управления, наиболее важные стейкхолдеры.

Краткое описание программы (programmebrief). В данном документе (брифе) приведены цели программы и пути их достижения. Он использует информацию, содержащуюся в мандате программы, и формирует основу для последующей оценки и уточнения программы в целом.

При необходимости в брифе программы указывается связь с другими программами (при их наличии). В большинстве случаев в организации имеет место разрыв, вытекающий из отсутствия или неэффективности отдельных видов деятельности, непосредственно связанных с достижением целей программы, определенных в ее мандате. В брифе программы должно быть указано на существование таких разрывов.

Качественно разработанный бриф является основой для разработки блюпринта и детального бизнес-кейса программы.

Фаза определения (разработки) программы

На данной фазе завершается «физическое» создание программы и формируются все предпосылки для запуска проектов. Наиболее важные мероприятия и результаты данной фазы сводятся к следующим.

Формирование инфраструктуры. Уже на первых этапах функционирования программы должна быть создана ее инфраструктура, что необходимо для работы команды программы. Речь идет об офисах, программном обеспечении, оргтехнике и др.

Создание команды для разработки определения программы. Данная команда необходима для поддержки главного ответственного владельца, для разработки плана подготовки программы. На рассматриваемой фазе назначается менеджер программы. В некоторых программах, как уже было сказано, может быть введена должность менеджера изменений.

Выявление стейкхолдеров. Строится рассмотренная выше матрица заинтересованности и влияния стейкхолдеров, анализируется необходимая информация.

Уточнение видения программы. Видение, сформированное при разработке мандата, уточняется. Оно используется в том числе для организации коммуникаций со стейкхолдерами. Уточненное видение используется также при подготовке блюпринта.

На фазе определения программы также осуществляются:

• разработка блюпринта;

• разработка профиля бенефитов;

• создание досье проектов (архитектура программы);

• определение траншей программы;

• разработка организационного дизайна;

• разработка плана программы;

• разработка бизнес-кейса.

Фаза управления траншами программы

Цель данной фазы и связанных с ней процессов состоит во внедрении в жизнь процедур управления программой. К ее началу уже должна функционировать организационная структура, должны быть назначены отдельные лица, определены все роли и ответственность, созданы команды проектов. Должны быть начаты проекты и другая деятельность в порядке, предусмотренном расписанием программы.

На данной фазе должен активно работать менеджер или группа, ответственная за изменения, в интересах той части организации, где эти изменения предполагается осуществить. Их задача – обеспечить передачу результатов программы в операционную деятельность.

Можно отметить основные процессы и результаты данной фазы:

• руководство работой по созданию результатов;

• реализация траншей;

• управление рисками и возникающими проблемами;

• организация и контроль коммуникаций;

• аудит соответствия видению, плану и бизнес-кейсу;

• реализация блюпринта в соответствии со стратегией;

• мониторинг, контроль и отчетность;

• передача результатов в операционную деятельность;