Kind Regards. Деловая переписка на английском языке - Дон-Мишель Бод

Глагол «huddle» показывает, что эти люди работают вместе и вырабатывали общую стратегию решения проблемы. Кроме того, «huddle» ассоциируется с секретностью – похоже, торговые представители знают нечто, неизвестное прочим. Мы чувствуем, что эти люди готовятся к бою. Речь явно идет об избранных, среди которых нет аутсайдеров. Видимо, продажники постарались уладить внутренние разногласия, чтобы выступить единым фронтом.

Вот как много информации несет всего одно слово!

Выбирайте метафоры с умом

В деловой переписке органично смотрятся метафоры, связанные с войной и спортом. Здесь нет метафор, связанных с садами, морем или небесными телами. Место таким образам в будуаре, а не в зале заседаний правления.

Задумайтесь, как часто вы встречаете в деловом английском следующие слова и выражения: teamwork, team player, score, pass the ball, step up to the plate, play hardball, play fair, tackle a problem, give a play-by-play, ante-up, put your cards on the table, hit the basket, take the ball and run with it, steal the ball, strike out, commit a foul, get called out, rack up points, play the field, hit a home run, par for the course, tee up и т. д.

А вот еще одна группа слов и выражений: on the offense, on the defense, close ranks, call in the back-up, do double-duty, move to the front lines, or speak to the commander. Или еще более хлесткие: drop the bomb, get the ammo out, take down the leader, account, take territory, take ’em down, kill ’em, throttle them, straggle them, explode them out of the water, sink the ship, go for the throat, show no mercy, nail ’em, nuke ’em и т. п.

Военные и спортивные метафоры предполагают противостояние. С одной стороны «we», с другой – «them». Каждая сторона старается побороть противника, кто-то должен одержать победу, кто-то – потерпеть поражение. В бизнесе речь идет не о потерях живой силы или территории. Борьба идет за деньги. Или за власть. Или за то и другое сразу.

Метафоры выражают чувства, которые нельзя выразить иначе

Многим руководителям трудно, а порой и невозможно сказать своему подчиненному: «I really feel good working with you». Куда проще сказать: «Good news! You’re defending the front lines, Paul». Спортивные и военные метафоры позволяют выразить радость, огорчение, расположение и гнев, не нарушая общепринятых рамок поведения. Метафоры помогают соблюдать условности, которые требуют скрывать чувства, а не выставлять их напоказ.

Метафоры укрепляют дух коллективизма

Спортивные и военные метафоры напоминают нам, что бизнес – это коллективные усилия, где победа, да и просто выживание зависят от умения работать в команде.

Позаботьтесь о структуре

Большинство людей не умеют эффективно организовать информацию в электронном письме. Не зная, в какой момент высказать тот или иной тезис, они повторяются, надеясь, что в конечном итоге он окажется там, где нужно. Хуже того, они упускают из виду ключевые моменты. Стратегия «куда кривая вывезет» контрпродуктивна. Лучше потратить пять минут, чтобы продумать структуру изложения и сформулировать основные мысли, чем писать наобум.

Обучение сотрудников

All,

Предмет обсуждения

As part of its commitment to lifelong learning, Vector, Inc., is holding a writing training session on November 6–9, 2007 at the Renaissance Ramada (www.vector.com/training/e-mail).

Проблема

For sometime, upper management has been discussing our firm’s need for clear and efficient e-mail communication. Spot-checks of e-mail messages frankly reveal an appalling state of affairs. Just because an employee is literate, doesn’t mean he or she writes well. Many of you have been told that your promotions are partially contingent on improvement in written communication skills.

Дальнейшие шаги

The writing seminar will address the e-mail forms and issues specific to our company. Managers have been asked to collect sample e-mail from their reports. These e-mails will be filtered for confidentiality and used as the basis of discussion during the seminar. If you have particular pieces of writing on file that you’d like to have considered for discussion, please forward them to me.

Решение

At the seminar you’ll be trained to spot your own writing weakness and learn to correct them. You will be provided with tools for assessment and evaluation. You will improve your writing, no matter what level of skill you possess. Together we’ll learn to streamline our written communications – reducing both inbox volume and miscommunications. And free-up more of our time for making our business grow!

Подтверждение доброй воли

I look forward to seeing you there.

Regards, T. Raymond Hobson Executive Manager, Business Unit Vector, Inc. [email protected]

Инструменты

Разумная критика – хорошее средство мотивации

Осторожные мягкие критические замечания обычно не воспринимаются всерьез. Людям кажется, что они необоснованны. Слишком жесткая критика тоже не дает результата. Обычно ее воспринимают как перегиб. Придерживайтесь золотой середины: изложите проблему честно и по-деловому. В этом случае к вам как минимум прислушаются, а возможно, и последуют вашим советам.

Ссылайтесь на авторитеты

Если вас поддерживает не один менеджер, а все высшее руководство, ваши доводы будут гораздо убедительнее. Ведь если адресат не согласен с вами, значит, он расходится во взглядах и с вашими сторонниками. Если сила на вашей стороне, оппозиция, как правило, капитулирует.

Иногда уместно упомянуть известного политика или историческую личность, которые пользуются всеобщим уважением. Например: «if it was good enough for Henry Ford, it’s good enough for me». Но помните, мнение исторической личности менее убедительно, чем точка зрения высших чинов компании или нынешней знаменитости. Лучше всего зачастую сослаться на первое лицо организации.

Забудьте то, чему вас учили раньше

Некоторые преподаватели писательского мастерства понимают, что нужно людям в конкретной ситуации. Другие говорят ерунду, а потом удивляются, почему ученик не может добиться успеха.

Многие бизнесмены считают: если тексты, которые они писали в детстве и юности, подвергались критике, это позорное пятно на всю жизнь. Воспоминания становятся для них травмой, мешающей идти вперед. Не забывайте, что, делая вам замечания, школьный учитель применял критерии, которые не актуальны для вас сегодня, ведь с тех пор вы стали экспертом в своем деле.

Опишите потенциальный эффект

Если вы хотите, чтобы ваши подчиненные сделали что-то без досады или гнева, постарайтесь заинтересовать их. Объясните, почему тренинг или семинар принесет им пользу, и они охотно выполнят ваши требования.

Иногда не повредит пригрозить

Фраза «делайте, что сказано, а не то…» работает с незапамятных времен, но, чтобы она дала результат, нужно, чтобы команда хорошо знала возможные последствия. Дисциплинарные меры должны быть реальными и измеримыми. Пустые угрозы бесполезны. Они показывают вашу непоследовательность. К примеру, фраза «Many of you have been told that your promotions are partially contingent on improvement in written communication skills», – выполняет свою задачу, тогда как «we all need to improve our writing, or else!» – не имеет никакого смысла.

Убеждайте собственным примером

Генерал, который воюет бок о бок с солдатами, заслуживает уважения. Вам будет очень трудно убедить подчиненных в преимуществах того или иного образа действий, если вы сами ведете себя иначе.

Входящие

Вы только что получили от босса письмо о семинаре, на который вам не хочется. Вам нужно знать, что это мероприятие действительно принесет вам пользу. Чтобы склонить человека к действию, следует апеллировать не только к разуму, но и к чувствам. Фраза: «You are capable of doing much better work» – вызывает у вас чувство гордости, а слова «attending this seminar will help you get promoted» – неплохой рациональный довод в пользу посещения семинара.

Торжественное событие

Colleagues,

Предмет обсуждения

Please join me in welcoming our new Human Resources Manager, Laura Morrison, on Friday, June 16, 5:00–7:00 pm, in Duncan Hall.

Биографическая справка

Laura comes to Vector, Inc. from Rex Co., where she held the post of Chief Compensation Analyst. She brings to Vector a thorough understanding of our most vital asset: You. As Human Resources Manager, Laura will field your questions and concerns during this uncertain time of restructuring.

Подтверждение доброй воли

I look forward seeing you there.

Sincerely, Alex Barron General Manager Vector, Inc. [email protected]

Инструменты

Избегайте обезличенных приветствий

Если вы не знаете адресатов поименно, обратитесь к ним иначе, например: «Team Members» или «Associates». Можно использовать и слово «All». Избегайте старомодных обращений вроде «Gentlemen» или «Sir or Madame». Выражение «To Whom It May Concern» допустимо лишь при отсутствии иных вариантов.

Будьте кратки

E-mail требует краткости, особенно при массовых рассылках. Объемные документы либо прилагаются к письму в виде вложенных файлов, либо выкладываются в корпоративную сеть. Структура приглашений или объявлений проста: кто, что, когда, где и почему.