Kind Regards. Деловая переписка на английском языке - Дон-Мишель Бод

Варианты

For example… Here’s an illustration…

For instance… Imagine…

Specifically… Picture it like this…

Such as… Think of it this way…

That means… In other words…

In particular… Explicitly…

Поставьте себе диагноз

Представьте, что перед вами лежат все электронные письма, написанные в компании в отдельно взятый день.

Некоторые сотрудники пишут легко и бойко. Остальных, чьи письма оставляют желать лучшего, можно разбить на несколько категорий:

• испытывают трудности, начиная письмо;

• испытывают трудности при отборе релевантной информации;

• испытывают трудности, структурируя информацию;

• испытывают трудности при построении фраз;

• испытывают трудности при выборе верного тона;

• испытывают трудности, связанные с билингвизмом;

• испытывают трудности, делая ошибки в словах;

• испытывают трудности при исправлении ошибок;

• испытывают трудности при компоновке текста.

Чтобы справиться с проблемами такого рода, не нужно учиться годами или овладевать сложными методиками. Все, что вам нужно, – выявить недостатки своего подхода к созданию текстов и заменить его более эффективной стратегией.

Увольнение

Laurence,

Предмет обсуждения

I have been offered the position as Chief Investment Analyst at Vector, Inc. After careful consideration, I decided to accept the post.

Причина

It was a difficult decision to make. During the last 2 years, I have worked hard to expand Lumina’s real estate portfolio – I know you’re aware of my accomplishments in that area.

You also know that I have requested greater responsibility and flexibility in decision making. Vector, Inc. will provide me with the opportunities I seek.

Заверение

Please know that I have enjoyed working with you, and hope to continue our business relationship in the future. In keeping with my contract, I will be at my post for one month from today (July 28, 2007). I am always available to do whatever I can to help you fill the position.

Подтверждение доброй воли

Sincerely, Anne Seetel Investment Analyst Lumina Corp. [email protected]

Инструменты

Увольняйтесь, не откладывая в долгий ящик

Решимость – ключевая черта менеджеров среднего и высшего звена. Но в момент увольнения им порой мешает преданность компании. Сказать, что вы покидаете судно, непросто, особенно если с коллегами вас связывают тесные плодотворные отношения.

Любые эмоции – как положительные, так и отрицательные – следует держать в узде. Сообщая о своем увольнении, сохраняйте спокойный деловой тон, дружелюбный, но твердый. Возможно, в будущем вам понадобится рекомендательное письмо от адресата. Используйте увольнение как случай навести мосты, а не сжигайте их. Постарайтесь уйти так же красиво, как пришли.

Объясните причины увольнения

Хотя некоторые работники предпочитают лаконичное «This e-mail serves as notice of my resignation…», это не лучший вариант. Такая формулировка годится лишь в том случае, если вы уже обговорили все детали устно. В противном случае она производит неприятное впечатление. Коротко сформулируйте причины увольнения и сделайте это так, чтобы у людей не осталось неприятного осадка.

Подтвердите желание сохранить деловые отношения

Самая продуктивная стратегия при увольнении – сказать боссу, что хотите сохранить с ним деловые отношения. Многие специалисты меняют место работы каждые три-четыре года, и, возможно, в один прекрасный день вы и ваш бывший босс снова окажетесь в одном офисе. И это еще одна причина высказать в письме об увольнении положительные впечатления о своей работе. Не нужно превозносить свою компанию до небес, достаточно сказать несколько теплых слов, которые помогут вашему руководителю сохранить лицо, когда он узнает, что вы решили уйти.

Сетевой этикет

Точка с запятой смотрится в e-mail не лучшим образом. Раньше этот знак препинания широко использовался при описании ноу-хау, специальных знаний и навыков. Золотая пора точки с запятой в английском языке – XIX век, когда фразы были длинными и сложными. В XX веке предложения становятся короче и проще, и точку с запятой употребляют все реже. С появлением электронной почты точка с запятой окончательно сдает позиции, уступая территорию многофункциональному тире.

Основная функция точки с запятой в e-mail – разделять длинные однородные члены предложения с внутренними запятыми. Например: «I worked hard to: increase subscription, particularly in the Asian market, prior to the IPO; restructure the bad debt caused by manufacturing shortfall in silicon output ITS; and managed the cross-functional Silicon Output R&D and Sales teams».

Еще одна распространенная функция точки с запятой имеет скорее стилистическое, нежели практическое значение. Она объединяет два предложения, тесно связанных по смыслу, особенно когда нужно подчеркнуть официальный характер документа. Она похожа на солдата, охраняющего границу, которая соединяет и одновременно разделяет.

Желательно, чтобы оба предложения имели сходную синтаксическую структуру. Например: «You state your regret simply; you don’t dwell on it». Это сходство подчеркивает, что они тесно связаны между собой. Мысль, выраженная в первой части, зеркально отображается во второй.

Правильное употребление точки с запятой говорит о том, что пунктуация для вас – не проблема. Однако, если вы используете ее не к месту, это показывает, что вы плохо владеете пером и можете допустить другие ошибки – как на письме, так и в работе.

Все пишут по-разному

При создании текстов у каждого есть свои сильные и слабые стороны. Они зависят от множества причин, в том числе образования, интересов и отношения к чтению. На умение писать влияют ваши музыкальные предпочтения, место жительства, страны, где вы побывали, и языки, на которых вы говорите. Эти различия порождают массу нюансов манеры письма.

Но это не означает, что деловые письма, написанные разными людьми, радикально отличаются. Природа e-mail предполагает примерно одинаковый подход к тексту, кто бы ни был его автором.

Проблема в офисе

John, Jim,

Предмет обсуждения

I would like to bring to your attention that the remodeling of the executive MIS offices is causing considerable disruption to the Finance Department.

Ситуация

We are under deadlines to finish working capital ratios as Q4 draws to a close. This task is all the more challenging in the wake of the Solaris merger. Both expectations and tensions are high.

Помехи

Consequently, the power outages in the MIS wing have caused considerable disruption to the staff. Despite temporary insulation, the noise has reached noxious levels. Worker sick days are on the rise just when we need every desk filled.

Решение

I suggest that we temporarily move our offices to the Brooklyn branch until the remodeling work is completed. Another, more cost-effective option involves slotting the remodeling work in evening and night shifts.

Подтверждение доброй воли

I would be happy to discuss any solutions you might have.

Regards, Bernadette Mason Finance Manager Vector, Inc. [email protected]

Инструменты

Скажите боссу то, что он должен знать

Большинство руководителей высшего звена видят в первую очередь общую картину и могут упустить детали. Не думайте, что босс осведомлен о ваших злоключениях на рабочем месте. И не считайте, что они ему интересны.

Бóльшую часть времени вы преодолеваете трудности самостоятельно. Потом вы сообщаете коллегам о своих достижениях и пытаетесь довести их до сведения начальства.

Но когда решить проблему не в вашей власти, нужно оповестить о ней руководство. Если ваши претензии справедливы, вам непременно пойдут навстречу.

Дайте понять, сколько людей пострадало и как проблема влияет на их работу

Если неприятность случилась у одного или двоих – ее значимость невелика. Когда проблема возникла у нескольких сотрудников – она требует внимания. Если недовольство может привести к судебным искам, нужно устранить его причину немедленно.

Приведите факты, которые подтверждают, что выполнение работы под угрозой, и вы наверняка заработаете очки у руководства и сможете решить проблему.

Предложите собственное решение

У босса есть власть, а у вас идея – а значит, вы сработаетесь. Но будьте осмотрительны! Не нужно давать указания начальству – вы просто предлагаете ему один или несколько подходящих вариантов, помогая сэкономить время и силы. Босс может изучить и другие решения. Или принять собственное на основании ваших данных.

Следите за своим тоном

Вам известно, что те, кто жалуется, кажутся нытиками? Этот тон сквозит в письме. Он чувствуется в выборе лексики и ритме фраз. И это ужасно. Бизнес требует разных качеств: решимости, целеустремленности, креативности и умения принимать решения. Но он не переносит нытиков. Поэтому ваш тон должен быть спокойным и деловым. Задача «challenging», но не «impossible». Не говорите, что шум «horrible». Скажите, что он «noxious».