Kind Regards. Деловая переписка на английском языке - Дон-Мишель Бод

Старайтесь обозначать числа не словами, а арабскими цифрами. Вместо «four years at my post», напишите «4 years at my post». «Moved from the fifth rank to the fourth» замените на «moved from number 5 to number 4».

Цифры помогают структурировать изложение – вы можете пронумеровать свои тезисы, например, так: (1), (2) и (3). Читатель не только поймет такой текст быстрее, но и воспримет его как логичный, надежный и правдивый.

Цифры экономят время

«Three-hundred and thirty-three thousand seven-hundred and forty-eight» может потребоваться в контракте, но в ином контексте такое написание – пустая трата времени. Куда лучше написать «333,748». Вместо «The meeting is at four o’clock» напишите «The meeting is at 4 PM». И даже «I phoned five times» в e-mail лучше заменить на «I phoned 5 times».

E-mail становится все более стремительным и кратким средством обмена информацией, и железное правило английской грамматики – никогда не начинать предложение с цифр – нарушается все чаще. Мы можем использовать фразу: «10 new outlets have opened», – не рискуя навлечь на себя гнев грамматистов.

Отсутствие на рабочем месте

Hello,

Предмет обсуждения

I’m away from my desk Oct. 10–21, 2007.

Заверение

Your e-mail will be saved and read upon return.

Альтернатива

If you have a pressing problem, please contact Susan Fryland at [email protected]

Regards, Robert Grunman Business Unit Manager Vector, Inc. [email protected]

Инструменты

Не забудьте предупредить, что не сможете отвечать на письма

Казалось бы, что может быть проще, чем написать: «I’m away from my desk» – и отправить такое сообщение коллегам? Оказывается, это заблуждение. Такие письма часто посылают неправильные сигналы. Люди получают информацию, но не всегда воспринимают ее так, как нужно.

К примеру, сообщение «I’ll be on vacation next week…» может вызвать негативную реакцию. Вы уходите в отпуск? Это значит, вы не будете работать? Но ведь бизнес требует неусыпного внимания 24 часа в сутки!

Даже если вы заслужили отдых, не нужно хвастаться. А то и вовсе упоминать об этом. Не факт, что это обрадует тех, кто продолжает трудиться не покладая рук. Люди могут позавидовать вам и даже разозлиться.

Избегайте обезличенных сообщений

«This e-mail will not be answered before March 19», – плохой вариант. Адресат не знает, почему вас не будет на рабочем месте, и беспокоится, вернетесь ли вы вообще.

Люди могут понять такую формулировку неправильно. Например, воспринять ее как отказ. Представьте, что ваш коллега направил вам откорректированный план производства. Он ждет ответа и надеется, что вы оцените его труд, а вместо этого получает крайне нелюбезное уведомление.

Фраза «This e-mail will not be answered before March 19» выглядит так, словно ее сгенерировала компьютерная программа. Человек, который не пожалел времени, чтобы сообщить вам необходимую информацию, едва ли обрадуется общению с машиной – сетевое общение и так обезличивает собеседников. Людям нужно хотя бы иллюзорное подтверждение, что вы остаетесь на связи и по-прежнему думаете о бизнесе.

Сделайте уведомление об отсутствии более человечным

Самый простой способ добавить в текст теплоты – использовать личное местоимение и указать – в самом общем виде – причину отсутствия. К примеру, так: «I’ll be traveling and unable to regularly respond to my e-mail Sept. 12–28». Обратите внимание на глагол: «I’ll be unable to respond», а не «I’ll be unable to check».

Если вы проверяете свою почту, вероятность ответа повышается. Если же вы не собираетесь работать в указанный срок, не вводите людей в заблуждение. Дайте им знать, что ответите по возвращении или в назначенный день. Возможные варианты: «I’ll be unable consult my e-mail between Feb. 13–30». Или «I’m on leave from Jan. 6 to April 19».

Не упустите шанс рассказать о своих успехах

Если вы уезжаете по делам бизнеса, уведомление об отсутствии способно улучшить ваш имидж. Ведь оно позволяет вам рассказать о своих успехах. В этом случае оно может выглядеть так: «I’ll be presenting Poetics 5.9 at the Pan-Pacific Innovative Technology Conference, August 8–15».

Уведомляйте людей о перерывах в работе офиса

Если по какой-то причине офис будет закрыт, не забудьте уведомить об этом всех заинтересованных лиц. «I will be unable to check e-mail May 7–9 during the move of our offices from 1523 North Clarendon to 223 North Broadway. If you need to contact me, please phone…»

Подобным образом, если персонал в полном составе уходит в отпуск, сообщите об этом всем, кого это касается. «On behalf of the Vector Sales Team, allow me to wish you a Happy Holiday Season. The Vector, Inc. Sales Office will resume regular working hours on Jan. 3, 2008».

Не забудьте сообщить, когда вернетесь

Иногда есть смысл прибавить к сроку возвращения день-два – это даст вам время разобраться с накопившейся корреспонденцией. Но не забудьте сообщить конкретную дату своим адресатам. Тогда они будут спокойно ожидать ответа. «I’ll be back in the office on Dec. 12» звучит более обнадеживающе, чем «I’ll be back in the office next week».

Непременно напишите, что, если в назначенный срок вы не ответите на письмо сами, это сделает кто-то другой. Не оставляйте людей в подвешенном состоянии. Это некрасиво. Они отправляют вам сообщения, надеясь на отклик. Дайте им знать, кто и когда прочтет их письмо.

Предоставьте адресату альтернативу

Сообщите людям, к кому они могут обратиться, пока вас не будет. Дайте им телефонный номер одного из своих коллег или объясните, как связаться с вами в экстренной ситуации. Такой жест показывает, что вы беспокоитесь о своих деловых партнерах. Адресат будет знать, что о нем позаботятся, даже если вас нет на месте.

Просьба о переводе в другой отдел

Jeanette,

Предмет обсуждения

I am writing to request a transfer from the Strategic Planning Team to the Strategic Implementation Team.

Достижения

As you know, I have received very favorable performance reports for the last 4 reviews. Last year, I was proud to receive a Vector Employee Distinction for my work on the Poetics 5.9 Outsourcing. Under your supervision, I have helped develop plans that have enabled Vector, Inc. subsidiaries to grow by 7 % in 5Q. I have, in fact, proven my abilities.

Сдерживающий фактор

But for some time, I have felt as if I am not reaching my potential in my current position. I believe I am not contributing as much as I can. In addition, because of personality conflicts that have arisen within the SP team, I am less and less comfortable at my post.

Мотивы

Strategic Implementation, however, is suited for my career goals and path. It will allow me to make the most of my background in management and management training. For example, my 2-year experience with tolled information environments is of use as we shift gears toward tolling in the service sector. I believe that Philip Qun would welcome me aboard.

Подтверждение доброй воли

Let me know if you’re open to further discussion.

Regards, Sally Barb Strategic Analyst Vector Dimensional [email protected]

Инструменты

Прежде чем попросить о помощи, напомните о своих заслугах!

Как правило, люди благосклонны к тем, кто помогал им в прошлом. Но не рассчитывайте, что они помнят ваши достижения. Такое бывает крайне редко. Освежите их память. Выложив свои козыри, вы завладеете вниманием адресата, после чего можете изложить свою просьбу.

Не жалуйтесь на проблемы и трудности

Всем известно, что никто не любит жалобщиков. Тот, кто ворчит и плачется, плохо вливается в коллектив и не получает повышений.

Сообщайте негативную информацию деловым бесстрастным тоном. Не нужно говорить, что из-за скандалов в отделе у вас всю ночь болит живот. Просто отметьте, что в группе случаются межличностные конфликты.

Ваша цель должна выглядеть закономерным следствием происходящего

Обоснуйте свою позицию так, чтобы ваша цель выглядела закономерным следствием цепочки событий. Для адресата она должна быть частью единого целого. Покажите, что логика требует решить вопрос в вашу пользу. Если вы сделали X в прошлом, занимаетесь Y в настоящем, вам сам бог велел взяться за Z в будущем. Адресат должен это почувствовать.

Чтобы убедить, нужна конкретность

Одно дело – просто сказать, что вы ценный специалист. Совсем другое – что ваши действия «enabled Vector Dimensional subsidiaries to grow by 7 %». Если вы просите босса о повышении или переводе на другую работу, приведите веские аргументы. И помните: конкретика всегда убедительна.

Подавайте информацию должным образом. Подкрепите каждый тезис одним-двумя примерами. Общее утверждение задает контекст для дальнейшего развития мысли («It will allow me to make the most of my background in management training»), а дополнительные сведения позволяют оценить детали («my 2-year experience with tolled information environments»).

Варианты

For example… Here’s an illustration…