Kind Regards. Деловая переписка на английском языке - Дон-Мишель Бод

I’ll set up a conference call in the coming days so we can come up with a game plan.

Regards, T. S. Loringhoven General Marketing Operations Associate Vector, Inc. [email protected]

Инструменты

Сразу сообщите цель письма

В этом нет ничего сложного, но этого не делает почти никто. Помните: первым делом получателю важно понять вашу задачу. Все остальное – просто дополнительная информация.

Будьте прямы, открыты и уверены в себе

Цель деловой переписки – не подружиться с собеседником или похвастаться богатым словарным запасом. Деловая переписка – это часть бизнеса. Она требует четких прямых формулировок. Авторитетный тон производит впечатление, даже если адресат не понимает жаргон инсайдеров. А если вы сообщаете дурные вести, не жалейте времени, чтобы преподнести их должным образом.

Сообщая плохие новости, предложите план действий

Бизнес не любит нытиков и трусов, но борцы и воители всегда получают по заслугам. Бизнес – это прежде всего действие, а действие – лучшее средство против дурных вестей. Если вам выпало сообщить плохие новости, сделайте это кратко, без лишних рассуждений, и сразу предложите, как исправить или улучшить неприятную ситуацию. Готовое решение поможет сгладить тягостное впечатление.

Входящие

Просматривая письма в своем ящике, попробуйте определить:

• Какие из них написаны авторитетным тоном?

• Какие дают понять, что ситуация под контролем?

• Какие выглядят неряшливо?

• Какие читаются легко и быстро?

• Какие кажутся сбивчивыми и туманными?

• В каких ощущается внимание к адресату?

Глава шестая

Работа в команде

Поздравления

Lyn, Carla, Barry, Bob, Ron,

Предмет обсуждения

I want to say that it was great working with you and your teams on the Lumina Corp. closing.

Ситуация

As we know, this was one of the most difficult closings in Vector history. It wasn’t just the deal on the table, but the direction – and even the future – of our firm in the next 10 years. We weren’t negotiating for value and profits – we were negotiating for every employee and for every investor, from the loading dock to the boardroom.

Триумф

And we succeeded! When we were at the table in Boston with experts in French and German law, we never missed a beat and achieved our goals without significant compromise. We more than matched the hordes of experts directed at us by Lumina, even when the employee compensation issues hit us broadside.

Причина

Throughout this difficult time, you delivered selfless, unhesitating support. You were available at all hours, even well after midnight on the Memorial Day weekend; you responded quickly to every deadline, including the last-minute TAP; and you proved that your knowledge and understanding of the issues, from R&D through MIS, are outstanding.

Личная благодарность

I couldn’t be more proud of the Vector negotiations team.

Regards, Dave Bromige Chief Information Officer Vector, Inc. [email protected]

Инструменты

Благодарность не должна быть обезличенной

Чтобы сделать тон письма более теплым, используйте местоимения первого и второго лица: «я», «мы», «вы». Если есть «I» и «you», значит, существует «we» – люди, которые делают общее дело и обмениваются письмами.

Если вы благодарите команду от лица фирмы, сделайте это в форме личного обращения, искренне и сердечно.

Хотя личные местоимения упрочивают узы между членами команды, это не значит, что все вы находитесь на одном уровне. «I» может поблагодарить или похвалить «you» с высоты своего положения. Главное – выбрать верный тон, подобающий облеченному властью.

Приведите конкретный пример заслуг или достижений

Письмо с поздравлениями, рекомендациями или благодарностями требует фактов, иначе оно останется пустым звуком. Только конкретика наполняет такие сообщения смыслом.

Если вы упомянете те или иные достижения команды, люди увидят, что их труд оценили. Ваше дело – отметить качества и поступки, которые отличают получателя письма от прочих.

Используйте параллельные структуры

Параллельные структуры – отличный способ укладки информации. Речь идет об однотипности – слова, фразы, выражения или части предложения строятся по одной модели.

Вот примеры параллельных структур, которые могут пригодиться вам.

You were X, Y, and Z.

You were W. You were X. You were Y. And you were Z.

You were X, you were Y, and you were Z.

Такие предложения строятся по одной схеме. Основа «You were» не меняется, а ее наполнение варьируется. W, X, Y и Z могут быть существительными, именными или глагольными конструкциями.

You were dedicated, determined, and knowledgeable.

You were dedicated to the team’s objectives. You were determined to meet every deadline. You were knowledgeable about the fine point of business. And you were prepared to meet every objection.

You were dedicated to the team’s objectives, you were determined to meet every deadline, and you were prepared to meet every objection.

Этот прием поможет вам писать живые нестандартные письма.

Входящие

Если вы хорошо потрудились, вам хочется признания своих заслуг. Чтобы люди получали удовлетворение от работы, нужно воздавать им должное, – босс заметил, что я работал сверхурочно, что мне удалось вернуть клиента, что мои презентации стали гораздо лучше, и так далее. Именно поэтому при выражении признательности так важны детали.

Изменение корпоративных принципов

Chris, Louis, Jenny, Wallace, and Rolph,

Предмет обсуждения

As members of the cross-functional Oversight Task Force, you are responsible for implementing the Strategy for Improved Phone Security (SIPS) in your assignments. You should familiarize yourselves with the full extent of the policy posted on the intranet: www.vector.com/dimensional/voicephone.

Обязательство

Before June 11:

Прежняя политика

Company cell phones are used strictly for company business. During breaks and lunch hour, there is no restriction on the usage of personal cell phones.

After June 11:

Новая политика

Employees will open and close thier business phone lines at the beginning and end of the workday using voice-activated security codes. Caps on personal use are unchanged.

Обязательный этап

To file a voice-activated code, employees must follow the login instructions posted on the intranet. The Help Desk at Vector will be able to assist employees with the procedure.

Phone Number Recognition Data will automatically keep track of personal call volume. We will also have precise records of the number of calls and their business destinations.

Please emphasize to your reports that SIPS is designed to protect them from fraudulent use of their lines. Once we have an accurate database of phone records, we’ll be able to reduce abuse of the company phones.

Подтверждение доброй воли

Feel free to contact me with your concerns.

Regards, Stanley Lake Information Security Director Vector, Inc. [email protected]

Инструменты

Задумайтесь о модальных глаголах

Речь идет об особой группе глаголов, которые появились в английском языке в незапамятные времена. Присмотревшись к ним, вы заметите, что они довольно странные. Модальный глагол «will», к примеру, в прошедшем времени превращается в «would», что совсем не похоже на привычные формы – например, «walks» и «walked».

Несмотря на необычную структуру, модальные глаголы используются очень часто. Мы употребляем их на каждом шагу, поэтому даже иностранцы привыкают к ним в два счета. К модальным глаголам относятся can/could, may/might, will/would, shall/should и must. Иногда в этот список включают «have», «ought» и несколько других, которые не являются модальными в строгом смысле слова.

Не злоупотребляйте модальными глаголами

Модальные глаголы – неотъемлемая принадлежность речи, но это не значит, что нужно употреблять их постоянно. Если в них нет особой нужды, ограничьтесь простым глаголом, обозначающим действие. Вместо «I would phone frequently» напишите «I phoned frequently».

Выбирайте подходящий модальный глагол

Обычно мы выбираем модальный глагол по наитию. И это вполне естественно. Однако даже специалисты по грамматике не всегда придерживаются одинаковой точки зрения на их употребление. По большому счету, выбор определяется вероятностью действия. С помощью таких глаголов можно сформировать своеобразную прогностическую шкалу, – от минимальной вероятности до максимальной.

Возможно: You might log-on (вы можете сделать это, если захотите).

Возможно: You could log-on (действие зависит от вашего желания и возможностей).

Вероятно: You may log-on (это ваше решение, ничто не помешает вам).

Долженствование: You should log-on (вы обязаны сделать это, хотите или нет).

Усиленное долженствование: You have to log-on (у вас практически нет выбора).

Необходимость: You must log-on (у вас нет выбора, вам придется сделать это).

Определенность: You will log-on (это решено, вопрос закрыт).

Модальные глаголы помогают быть вежливым

В процессе развития английского языка модальные глаголы в прошедшем времени (could, might, would, should) стали употребляться в качестве вежливых форм. Самый учтивый вариант вопроса начинается с «would».