Kind Regards. Деловая переписка на английском языке - Дон-Мишель Бод

Хороший специалист не тратит слова попусту. Он слишком занят. Он сообщает то, что нужно, и переходит к следующей задаче. Если генеральный директор говорит, что кто-то хорошо справился с работой, этого вполне достаточно.

В силу описанных причин краткость эффективнее многословия, хотя и она имеет разумные пределы. Чтобы подвести итоги совещания, достаточно одного абзаца, но мало одного предложения. Однако не стоит заменять краткое резюме подробным протоколом. Как определить, когда информации достаточно?

Ответ частично зависит от того, о чем идет речь в письме или абзаце. Вы высказываете свою точку зрения? Приведите один-два примера. Вы описываете процесс? Перечислите его этапы. Вы рассказываете о логистике? Не забудьте написать – кто, что, где, когда и с какой целью. Вы обращаетесь с просьбой? Дайте мотивированное обоснование. А может быть, вы аргументируете свою позицию, опираясь на причинно-следственные связи? Тогда вам необходимо увязать все свои идеи воедино.

Людям, которые дают слишком мало информации, следует формулировать свои мысли более конкретно. Вместо того чтобы ограничиться фразой: «We need to cut costs», – подкрепите свою мысль аргументами: «We need to cut costs because Q1 losses in bio-pharmaceuticals have led to a 12 percent shortfall in revenues».

Но не перестарайтесь! Если перегрузить ту же самую идею деталями, она пойдет на дно: «We need to really think about and consider our cost-cutting strategies in view of the fact that substantial Q1 losses in the plant protein products in biopharmaceuticals, particularly those manufactured in Holland by our subsidiary, and to a lesser degree, those manufactured by our BP in France, have negatively impacted our profits so that we have had the unforeseen result of a 12 percent shortfall in our yearly revenues».

По моему опыту, авторы, которые сообщают слишком мало, находятся в меньшинстве. Куда чаще люди страдают от многословия. Правильный объем сведений зависит как от получателя, так и от отправителя. Подходите к этому так. Вы знаете, какую мысль хотите донести в письме. Вас наняли потому, что вы разбираетесь в этом вопросе. Старайтесь правильно дозировать информацию, чтобы другие не подумали, что вы не уверены в себе: не скупитесь на данные, но не переборщите с подробностями.

Забудьте то, чему вас учили в школе

E-mail не требует рефлексии, проникновенных зачинов, долгих обсуждений с наставниками или ведения дневника про освоение писательского мастерства. Бизнес-переписка ориентирована на продукт, а не на процесс.

Глава пятая

Продажи и маркетинг

Приглашение на день открытых дверей

Friends, Clients, Partners –

Предмет обсуждения

After 20 years in the IT industry, Vector, Inc., is celebrating its anniversary! In honor of you – our business community – we are holding an Open House with eats, drinks, and chamber music.

Лесть

Because we couldn’t have made it to the 20-year mark without you. Because your loyalty to us has helped our company stay its course. Because your ideas, suggestions and insights have helped us enter our third decade in full confidence and optimism about the future.

Побудительный мотив

At the Vector, Inc., Open House, you’ll have a chance to chat with those you know on our Vector staff – and meet our new faces. Because Vector is growing, and we want you to grow with us. Share a toast and a nibble while you catch up and hear our exciting plans.

Логистика

• When: Friday, March 2

• Where: Vector, Inc., Roushdy Branch, 115 Kafara Abdu, Gate 33

• Time: 6–9 p. m., Drop In

• RSVP (Regrets Only): [email protected]

Подтверждение доброй воли

We look forward to seeing you there.

Sincerely, Roger Nahass CEO Vector, Inc. [email protected]

Инструменты

Эмоции помогают привлечь внимание

Восклицательные знаки, приподнятый дружелюбный тон – неизменные спутники продаж. Проще всего привлечь внимание адресата, вызвав у него эмоции. Как только вы вызывали у него интерес, можно переходить к делу. Но если достучаться до него не удалось, вы потратите время впустую.

Иногда не повредят повторения

Даже если человек читает текст про себя, он слышит написанные слова. Они звучат у него в голове. Воспользуйтесь этой особенностью языка, повторяя отдельные слова или мысли. Повторение апеллирует к эмоциям и помогает завладеть вниманием адресата. Но не перестарайтесь! Избыток повторений навевает скуку.

Лесть – отличное средство убеждения

Некоторые люди считают лесть формой лжи. Это не так! Лесть – это идеализация реального мира. Вы забываете о недостатках и подчеркиваете достоинства. Лесть черпает силу в искренности, а не в лицемерии. И первый ее помощник – оптимизм.

Сетевой этикет

Если вы делаете массовую рассылку, постарайтесь, чтобы приветствие было располагающим и дружелюбным. E-mail дает возможность связаться с сотнями и тысячами людей одним нажатием кнопки, и, конечно, такая технология обезличивает ваше послание.

Используйте приветливые, теплые слова без гендерной привязки – «друзья» или «коллеги», – которые описывают ваши реальные отношения с получателями. Избегайте скучных и старомодных выражений вроде «Gentleman» или «Dear Sir or Madame». Подобные обращения слишком архаичны, а вы наверняка хотите, чтобы вас считали человеком, который идет в ногу со временем.

Хотя выражение «To Whom It May Concern» до сих пор используется в электронной почте, судя по всему, его дни сочтены. В рассылках предпочтительно использовать нейтральное и деловое «All». Некоторые авторы смягчают обезличенность такого начала, добавляя «Dear» – «Dear All». С той же целью можно использовать и другие варианты: «Dear Team», «Dear Crew», «Dear Coworkers» и т. д.

Представление преемника

Drew,

Предмет обсуждения

I’ve enjoyed working together with you on Lumina Corp. accounts over the last year. Our business relationship has not only been mutually beneficial, but also transparent and reliable. That’s why I feel certain you will pleased to be working with Gustaf Sorin.

Профессиональное досье

Gustaf is taking over my position in the Vector sales department as Associate Sales Manager of the Poetics account. Formerly a Consultant at Duncan & Doolittle, Gustaf was a valuable member of the Marketing Task Force for the full range of Vector’s Poetics SW. His ready grasp of the specifications, performance and potential of the Poetics systems caught Vector’s eye. And it’s no wonder, because Gustaf has an impressive background in systems programming.

Ожидания

I feel certain that Gustaf will thoughtfully address your concerns about Poetics SW with the same honesty and knowledge that you’ve come to expect from Vector. He will be in touch with you in the coming days about the imprint issues we discussed last month.

Подтверждение доброй воли

Please get back to me if there’s any information that I can supply.

Regards, Ellie Ezran Manager, Poetics Software Sales and Representation Vector Inc. [email protected]

Инструменты

Не расслабляйтесь, давая объяснения

Объяснение – это типичная стратегия письменной речи, так хорошо известная, что мы недооцениваем ее значение. Разве не каждый может объяснить, почему тот или иной сотрудник – хороший исполнитель или как выглядит новая упаковка?

Представьте себе, нет. Разные цели объяснения требуют разных приемов для достижения результата. Объяснение сочетает описание, повествование, примеры, анализ и другие техники. При этом многие люди считают, что в два счета справятся с объяснениями, не давая себе труда подумать, что они делают. Результаты говорят сами за себя.

Отвечая на вопрос «почему», придерживайтесь обратной хронологии

Когда вы сообщаете о чьем-то повышении в должности, у собеседника возникает вопрос: «Почему этот человек получил назначение?» Рассказывая, как он продвигался по службе, опишите его опыт в обратной хронологии. В этом случае последняя должность воспринимается как закономерный итог прежних достижений.

Расскажите об образовании и квалификации нового сотрудника, начиная с настоящего момента. Каждое предложение должно вытекать из предыдущего. Новичок получил место не просто так. Раньше он занимал должность W, где достиг X. До этого он работал Y. А еще раньше Z. Повествование ведется от настоящего к прошлому: это помогает сделать акцент на результатах. Главную роль в цепочке играют последние события.

Отвечая на вопрос «как», придерживайтесь прямой хронологии

Вопрос «как» предполагает описание процесса, а значит, требует рассказать о событиях по порядку и показать, что одно вытекает из другого. Хронология определяет последовательность этапов, причинно-следственная цепочка увязывает их между собой. Первая укладывает кирпич к кирпичу, вторая служит строительным раствором.

Хронология и причинно-следственные связи описывают процесс разными способами и дают разные результаты. Хотя оба метода позволяют уяснить суть происходящего, хронология более нейтральна. Читатель может истолковать процесс на свое усмотрение. Причинно-следственная цепочка не оставляет такого шанса: события связаны между собой и закономерно приводят к конечному результату.