Kind Regards. Деловая переписка на английском языке - Дон-Мишель Бод

А теперь взгляните на другое предложение: «I would like to extend to all the full-time employees of Vector, Inc. a 10 % discount on Gourmet Lunchboxes». Оно звучит куда лучше: здесь сразу видны подлежащее, глагол в активной форме и важная информация, которую несут второстепенные члены предложения. Но порядок второстепенных членов не идеален.

И наконец, последний вариант: «I would like to extend a 10 % discount on Gourmet Lunchboxes to all full-time Vector, Inc. employees». В этом случае смысловая нагрузка распределена в полном соответствии с правилами английского языка: I (подлежащее) + would like to extend (активный глагол в вежливой форме) + a 10 % discount on Gourmet Lunchboxes (прямое дополнение) + to all full-time Vector, Inc. employees (косвенное дополнение).

Поиграйте с порядком слов

Первым делом найдите подлежащее и поставьте его в начало предложения. Подтяните к нему глагол. Затем добавьте к этой конструкции дополнение. Сначала идет прямое дополнение (объект, на который направлено действие, переданное глаголом). За прямым дополнением следует косвенное (ему часто предшествует предлог).

Избегайте пассивной формы глагола

Активная форма глагола бодрит. Пассивная наводит скуку. В большинстве случаев пассив – это табу. Он делает фразы тяжелыми и запутанными.

Как опознать фразы с пассивной формой глагола? Их основные признаки – подлежащее не совершает действие, а подвергается воздействию; глагол to be и предложные обороты со словами by или in в конце.

«The discount was offered by the manager» – пассивная форма. «The manager offered the discount» – активная. «A salad is being featured in the Lunchbox» – пассивная. «The Lunchbox featured a salad» – активная.

Разумеется, иногда без пассивной формы не обойтись, но такие случаи редки. Общее правило: всегда старайтесь заменять пассивные формы активными.

Писательский труд – это спорт

Осваивая новую позу на занятиях йогой, вы понимаете, что это нелегкое дело. Поначалу тело с трудом принимает новое положение, но с каждым разом вам становится легче. И наконец наступает день, когда вам удается достичь совершенства. А со временем выполнение каждого упражнения доводится до автоматизма.

То же самое относится к писательскому мастерству. Сначала кривая обучения круто взмывает вверх. Потом движение вперед замедляется. Но если вы твердо решили добиться конкурентного преимущества, ваши усилия окупятся. Вам станет легче. И мало-помалу вы доведете свои навыки до автоматизма.

Целевая реклама нового продукта

Frank, Allen, Joanne,

Предмет обсуждения

As key members of Research and Development at Vector, Inc., you know just how prevalent electronic emissions are in the workplace. You also know electronic emissions are becoming an important public health issue. And you are probably aware of evidence that continued exposure to LANS reduces worker productivity.

Потребность в продукте

Methods for monitoring electronic emissions (E-E) in the workplace are expensive and cumbersome. Many companies postpone purchasing an E-E monitoring system – even at the risk of employee health.

Продукт-решение

With the introduction of the Zyztem Electronic Emissions Reader – EER, for short – that situation is changing. The EER is portable, affordable and accurate. The size of a paperback book, the EER discretely sits on a desk, providing a continual read-out of emission levels. This information is stored in a memory stick with easy interface.

Применение продукта

Because EER provides companies with the information they need to protect worker health, it helps maximize worker productivity. An accurate E-E monitoring system allows employers to pinpoint peak emissions in order to reroute services to less congested posts.

Логистика

The EER specs are attached. For more information, please feel free to consult our Website at: www.zyztem.com.

Подтверждение доброй воли

Thank you for your time and attention.

Sincerely, Robert Creel EER Sales Manager Zyztem International [email protected]

Инструменты

Комплименты адресату и местоимение «you»

Самый простой и быстрый способ привлечь внимание адресата – воздать должное его профессионализму. Придумайте две-три фразы примерно такого рода: «You know X. And you know Y. And you are probably aware of Z». После этого польщенный адресат скорей всего будет читать ваше послание с интересом.

А поскольку местоимение «you» подразумевает существование «I», такие фразы делают тон e-mail более теплым и человечным. Так переписываются живые люди из плоти и крови – даже если они слегка притворяются.

Тревога стимулирует продажи

Опытные продажники знают: человеку важнее избежать боли, нежели получить удовольствие. Именно это стремление заставляет людей раскошелиться. Расскажите адресату о проблеме, которую решает ваш продукт. Опишите ее деловым и нейтральным, но не равнодушным тоном. Научная объективность предполагает доходчивость и конкретику. Умело подобранные факты говорят сами за себя.

Сообщите, что проблема имеет решение

Дав понять, что адресат – умный человек, который понимает серьезность ситуации, расскажите, что у проблемы есть решение. Расскажите, как работает ваш продукт и каковы его функции. Затем объясните, как получить дополнительную информацию.

Сетевой этикет

Вставить в письмо ссылку на сайт своей компании – отличная идея. Но не перестарайтесь! Ссылки не должны торчать повсюду как сорняки. Если адресат видит слишком много ссылок, он теряется. Дайте общую ссылку на сайт и предоставьте адресату найти нужную информацию самостоятельно. Возможно, он не узнает всего, что вы хотели рассказать, но если вы дадите ему длинный список ссылок, он вряд ли будет терпеливо открывать их одну за другой. Если у вас удобный продуманный сайт, люди найдут все необходимое сами.

Исследования показывают: чем больше ссылок содержит e-mail, тем меньше шансов, что адресат будет кликать по каждой ссылке. Если вы дадите только адрес официального сайта компании, вероятность успеха будет куда выше.

Анонс нового продукта

Touch infinity.

Предмет обсуждения

Vector Dimensional Poetics System 5.9 is ready to download! The flexibility you’ve come to expect from Vector Poetics, but with the brand-new 3rd-Millenium Enhancement.

Общая характеристика

Poetics 5.9:

• networks word, image, sound and layout applications

• provides instant, uncorrupted file exchange

• resolves format, platform and compatibility problems

• features voice recognition with global programming syntax

• offers virtual memory reload with real-time range and depth

• guarantees reduplicated script layering and replay

• fosters perceptive intuition, tightening feedback loops

• interfaces with PC, Mac, Pod, Blackberry, GPD and other equipment.

Развитие темы

With Poetics 5.9, your data is finally fluid – from your fingertips to the stars.

Check out www.vector.com/poetics or visit our nearest showroom.

Инструменты

Анонсируя новый продукт, начните с главного

Вводная фраза – это емкий запоминающийся слоган, который передает общую концепцию продукта. Сделайте его волнующим и ярким. Ваша задача – разжечь любопытство читателя, а не растолковать, почему продукт должен вызывать интерес. Сначала надо заинтриговать, а потом переходить к объяснениям. Вводная фраза – мостик к тексту, который идет дальше.

Дайте понять, что продукт актуален

Верный способ привлечь и удержать внимание – убедить, что продукт актуален. Все хотят идти в ногу со временем и быть в курсе новинок. Пусть люди почувствуют беспокойство: «Как? Вы не знаете, что это чудо техники уже в продаже?»

Поскольку «новое» часто воспринимается как синоним «лучшего», новые вещи обладают особой притягательностью. Они интереснее и эффективнее «старых». Разумеется, адресат предпочтет новый продукт. Расскажите ему, что новинка уже поступила на рынок, что он может купить ее последнюю версию. Потребителю хочется быть не хуже других, и это ваш главный козырь.

Обозначьте связь новинки с признанными брендами

Друзья друзей внушают больше доверия, чем незнакомцы. То же самое относится и к продуктам – вам будет проще заинтересовать людей своим детищем, если они почувствуют, что новинка имеет нечто общее с их старыми знакомыми, которые получили широкое признание. Если, представляя новый продукт, вы упоминаете известные бренды, мнение о его качестве и производительности сразу меняется в лучшую сторону.

Как описать продукт

Рассказывая о новом продукте, тщательно подбирайте лексику. Используйте динамичные слова с позитивной окраской. Так рождается молва, которая формирует незримые социальные установки и определяет, какие товары и услуги станут необходимым атрибутом современного человека. Кроме того, полезно употреблять слова, отражающие ожидания будущих пользователей.

Завершение анонса перекликается с началом

В конце описания вернитесь к идее, с которой начинается текст. Таким образом вы словно помещаете его в рамку. Этот популярный прием позволяет: 1) еще раз подчеркнуть основную мысль; 2) придать сказанному целостный и завершенный вид. Конец и начало, которые перекликаются между собой, похожи на переплет книги. Такая структура текста фиксирует внимание аудитории на уникальных особенностях новинки.