Kind Regards. Деловая переписка на английском языке - Дон-Мишель Бод

Взвешенное сравнение и противопоставление: объект A рассматривается более подробно, чем объект B.

E-mail, где три абзаца посвящены цветовой палитре на компьютерах Macintosh и всего один – палитре на стандартных PC.

Сравнение и противопоставление на паритетных началах: объект A и объект B рассматриваются в одинаковых аспектах и описываются примерно равным количеством слов.

E-mail, где сначала рассматривается один план стоматологического обслуживания, а затем другой, – по каждому указаны цены, дополнительная плата и объем страхового покрытия.

Пояснение мыслей примерами

Краткий вариант: один или более примеров, которые либо перечислены в одной фразе, либо описаны в отдельных предложениях.

E-mail, где излагается новая политика возврата нереализованной продукции, с примерами нарушения установленной процедуры, описанными в отдельных предложениях.

Развернутый вариант: один пример, который подробно рассматривается в нескольких абзацах.

E-mail, где рассказывается о новом сверхпроводящем материале, с тремя абзацами, иллюстрирующими его свойства при плюсовой температуре.

Определение: дает истолкование термина, концепции или группы идей

Краткое определение: один или более лаконичных примеров, которые показывают, как конкретные термины используются в документе, – обычно одна фраза на определение.

E-mail, где обсуждается политика компании в отношении сексуальных домогательств, с терминами «inappropriate remarks», «inappropriate e-mails» и «inappropriate touching», каждый из которых охарактеризован в отдельном предложении.

Подробное определение: одному термину посвящен целый абзац и более.

E-mail, где дается определение правовой концепции «остаточных прав», с широкой дефиницией понятия в одном абзаце, анализом недостатков данной дефиниции в другом абзаце и описанием смягчающих обстоятельств в третьем.

Экспозиция: истолкование событий, поведения или действий с учетом фактов и мотивов, – отвечает на вопросы «почему?» и «каким образом?»

Простая экспозиция: одно-два предложения, характеризующие то или иное явление.

E-mail, адресованный службе персонала, с просьбой нанять нового финансового аналитика, где кратко поясняется, что прежний аналитик уволился.

Сложная экспозиция: сочетание разных функциональных типов речи для всесторонней характеристики явления.

E-mail о том, почему отдельный продукт имел успех на рынке, где в одном абзаце описана конкуренция на момент входа, в другом – отличительные особенности продукта, а в третьем – лояльность к бренду.

Аргументация: склоняет адресата изменить точку зрения или принять меры

Аргументация, которая апеллирует к личным интересам адресата.

E-mail от телефонной компании с описанием выгодного тарифного плана, который позволяет сэкономить деньги.

Аргументация, вызывающая у адресата эмоции.

E-mail с просьбой сделать пожертвования в фонд помощи больным детям.

Аргументация со ссылкой на авторитеты: приводится мнение тех, кого уважает адресат.

E-mail с сообщением, что команде придется переделать отчет, со ссылкой на замечания высшего руководства.

Объективная аргументация: убеждение с помощью фактов и доводов.

E-mail, где объясняются причины закрытия компании и приводятся цифры и статистика, подтверждающие ее неплатежеспособность.

Сложная аргументация: сочетает несколько функциональных типов речи, взывая к эмоциям, разуму и личным интересам.

E-mail, где обосновывается необходимость расширения компании, – апеллирует к чувству гордости, ссылается на авторитет президента организации, содержит цифры, подтверждающие мнения, и рассказывает, какую пользу изменения принесут адресату.

Методы проверки и правки

Корректировать e-mail несложно… если вы знаете, где искать ошибки. Труднее всего найти фрагменты текста, которые нуждаются в доработке. Вот почему профессиональные редакторы веб-страниц, СМИ и печатных изданий работают не в одиночку. Если одна пара глаз пропустила ошибку, ее заметит другая.

В деловом мире позволить себе такую роскошь может не каждый, нередко составителю документа приходится самому проверять и редактировать текст. Стресс из-за жестких сроков и мультизадачность притупляют внимание и мешают сосредоточиться. В результате мы замечаем ошибки в e-mail слишком поздно – когда письмо уже отправлено.

Вот несколько советов, которые помогут вам научиться находить и исправлять свои ошибки.

• Измените размер шрифта. Иногда достаточно увеличить размер букв, чтобы заметить ошибки.

• Измените стиль шрифта. Например, Helvetica на Courier. Это изменит облик текста и поможет увидеть его свежим взглядом.

• Сделайте перерыв, а потом вернитесь к тексту. К примеру, выпейте кофе – даже небольшая передышка творит чудеса.

• Распечатайте документ, если позволяет время. На бумаге текст выглядит иначе, чем на экране. Ошибки сразу бросаются в глаза.

• Прочтите текст вслух. Это поможет найти ошибки, не замеченные ранее.

• Прочтите текст задом наперед. Начните с последней фразы и двигайтесь к началу документа. Такой прием помогает отвлечься от содержания и увидеть каждое предложение в отдельности.

Продолжайте править текст, пока окончательно не избавитесь от ошибок. Едва ли вам удастся отловить их за один раз – нужно пройтись по тексту хотя бы дважды.

Благодарности

Я благодарна коллегам, друзьям и студентам, которые делились со мной своими мыслями и помогали советом. Особую признательность хочется выразить международной юридической группе IBM, в первую очередь Карлу Белдингу, Дэну Шенку, Фабио Моретти, Еве Зальцманн и Паломе Вэлор, – за то, что они помогли мне разобраться с вопросами, которые освещены в этой книге.

Кроме того, я хочу сказать спасибо сотрудникам школы бизнеса INSEAD, группам выпускников Гарварда, Майклу Херлихи из International Chemical Corporation и Виктору Сонсино из European Counsels Group – за интересные идеи и широту взглядов.

Я глубоко признательна доктору Джорджу Лакоффу, Кэтлин Фрумкин и доктору Кёко Иноуэ, которые помогли мне по-новому взглянуть на грамматику английского языка. Спасибо Танис Кметик, редактировавшей рукопись и дававшей мне полезные советы.

И, наконец, большое спасибо Джине Панеттиери из литературного агентства Talcott & Notch и сотрудникам Career Press за жизнерадостный настрой, поддержку и ценные рекомендации.

Об авторе

Дон-Мишель Бод – поэт, журналист, специалист по вопросам коммуникации. Выступает с лекциями в Европе и Азии как перед выпускниками университетов, так и перед сотрудниками компаний. Автор статей по искусствоведению, сотрудник журналов Reader’s Digest и Vogue, соавтор бестселлера Savoir Dire Non (Flammarion, 2006). В 2000 году поступила на работу в IBM Corp. в качестве консультанта по письменной коммуникации. Имеет степени MA, MFA, DEA и Ph.D. В 2005 году стала стипендиатом программы Фулбрайта. Преподает в Американском университете Парижа.

Сноски

1

SAT – стандартизированный тест для приема в высшие учебные заведения в США.

2

GMAT – тест, который сдается для поступления в международные бизнес-школы.

3

В некоторых компаниях по пятницам сотрудникам разрешено не соблюдать дресс-код, принятый в другие дни недели. – Прим. пер.