Kind Regards. Деловая переписка на английском языке - Дон-Мишель Бод

Инструменты

Используйте определение для истолкования понятий

Определение предназначено для описания, истолкования или классификации. Оно структурирует информацию от общего к частному. Определение подобно воронке: оно начинается с широкого понятия, а затем сужается.

С помощью определения можно структурировать текст, абзац или предложение

Как и другие приемы письменной речи – сравнение, противопоставление, объяснение, повествование и описание, – определение помогает структурировать текст. В первом абзаце вы можете дать общее определение, во втором – сузить его, а в третьем – привести конкретный пример.

Те же самые принципы применимы к отдельным абзацам. Первое предложение дает широкую дефиницию термина, второе – сужает его, и так далее. Это позволяет быстро уяснить необходимую информацию и понять, как соответствующий термин используется в тексте.

Дополняйте определение другими конструкциями

В e-mail могут применяться самые разные приемы изложения. Письмо может начинаться с общей дефиниции и после пары абзацев, посвященных подробному определению термина, заканчиваться изложением причинно-следственных связей.

Сочетание разных приемов изложения – анализа и описаний, повествования и пояснений – говорит об опыте и уверенности автора. В коротком письме может использоваться лишь один из них, например хронологическое повествование, а в более длинных текстах часто присутствует несколько.

Какие приемы применяете вы?

Умение писать письма во многом зависит от способности правильно подавать информацию. Сравнивая легальные возможности отомстить конкуренту, вы перечисляете общие моменты в одной фразе, а различия – в другой. Рассказывая о недавних изменениях в подходе к продажам, можно начать с хронологии событий, а потом перейти к описанию.

Нужно понимать не только что вы пишете, но и как вы это делаете. Такое понимание отражается на качестве текста. Опытный автор сознательно выбирает те или иные приемы, а тот, кто пишет плохо, думает только о теме. Чтобы сделать текст ярким, нужны подходящие средства. И если вы не в состоянии донести свои – пусть даже блестящие – мысли до собеседника, их никто не оценит.

Сетевой этикет

Чем длиннее e-mail, тем важнее наличие заголовков и пустых строк. Электронная переписка должна обеспечивать быстрый обмен информацией, и чем длиннее текст, тем меньше шансов добиться результата. Если текст нужно прокручивать, адресат будет читать невнимательно – или не заглянет в письмо вовсе. Короткие письма обычно просматривают сразу, длинные откладывают до лучших времен.

Именно поэтому нужно облегчить задачу адресата с помощью пустых строк и заголовков. Они помогают пробежать текст глазами, выхватить главное и пропустить второстепенное. Если заголовки составлены правильно, они дают общее представление о содержании документа. Длинный текст становится менее пугающим. Адресат чувствует, что о нем позаботились и ему не придется тратить время впустую.

Кроме того, структура документа помогает запоминанию. Память устроена так, что выделенные фразы запоминаются лучше, чем монотонные куски. Тот, кто читает хорошо структурированный текст, скорее всего усвоит основные тезисы. У заголовка, набранного прописными буквами, больше шансов остаться в памяти.

Статус судебного разбирательства

Ed, Lucia,

Предмет обсуждения

I have much to report regarding the recent Lumina litigation that may affect us.

История 1

As you may have heard, the judge in the case recently ordered a settlement discussion among Jayne, Anselm, and Bob. It was to precede discussions between the Vector and Lumina teams, scheduled for the first week in June. But the settlement discussion failed. Simply put: Lumina’s current demands are completely out of line.

История 2

Last week, on June 16, the Court heard Lumina’s motion for preliminary injunction in which Lumina asked the Court to remove our Metric Locator System software from the marketplace. The hearing went as expected. While we never know what the court will do, it is clear that the Judge had read our materials, seemed to understand the issues and asked sharp questions that obviously put Lumina on the defensive.

Замечания

The team has worked very hard to do everything humanly possible to win this motion. I remain cautiously optimistic about our chance for success. The Judge hasn’t told us when he plans to rule, but it probably won’t be before July.

Подтверждение доброй воли

If you have any questions, please give me a call.

Jenny Dern Corporate Law Attorney Vector, Inc. [email protected]

Инструменты

Разнообразие делает текст более выразительным

Большинство людей отдают предпочтение той или иной структуре фраз. И хотя эти фразы могут быть ясными и точными, если они используются вновь и вновь, ритм изложения становится слишком монотонным. Из-за этого внимание читателя рассеивается – вместо того чтобы подогревать интерес, однообразный текст навевает скуку. Старайтесь варьировать структуру фраз – меняющийся ритм бодрит читателя.

Варьировать структуру предложений не значит писать как попало

Первое правило – писать ясно и точно. Вы должны донести свои идеи до адресата, используя как можно меньше слов. Если вы уже умеете писать короткими фразами, попробуйте объединять их в более длинные. (Это не значит, что они должны становиться тяжелыми и запутанными!) Со временем вы научитесь варьировать длину предложений, добиваясь нужного ритма и выразительности текста.

Чередуйте длинные фразы с короткими

Разная структура предложений требует разных стратегий чтения. Чтобы понять длинное предложение, нужно осмыслить его части и уяснить связь между ними. Чтобы понять короткую фразу, достаточно одного взгляда.

Вот пример, где за длинным предложением следует короткое: «Last week, on June 16, the Court heard Lumina’s motion for preliminary injunction in which Lumina asked the Court to remove our Metric Locator System software from the marketplace. The hearing went as expected». Первое предложение требует большей концентрации внимания, чем второе. Такая структура похожа на серию из двух ударов: первая фраза какое-то время удерживает в напряжении, вторая коротким импульсом завершает дело.

Попробуйте написать два-три длинных предложения, а затем поставьте короткое. В этом случае короткое получит дополнительное смысловое ударение, а адресат непременно оценит смену ритма.

Как сделать текст более ярким

В абзаце, который дан ниже, представлены четыре вида предложений:

As you may have heard, the judge in the case recently ordered a settlement discussion among Jay, Ray, and Julio (вводное предложение, главное предложение). It was to precede discussions between the Vector and Lumina teams, scheduled for the first week in June (главное предложение, придаточное предложение). But the settlement discussion failed (предложение, начинающееся с союза). Simply put: Lumina’s current demands are completely out of line (предложение с вводной конструкцией и двоеточием).

Разнообразие грамматических конструкций сегментирует внимание адресата и помогает поддерживать интерес к написанному. Однообразные фразы, похожие одна на другую, усыпляют.

Не забывайте о пунктуации

Правильное употребление дефиса, двоеточия и точки с запятой придает тексту законченный элегантный вид. Кавычки и вопросительные знаки разнообразят монотонность точек и запятых. Знаки препинания делают текст более ярким и выразительным – разумеется, если вы соблюдаете правила грамматики.

Варианты

As we discussed…

You’ve no doubt heard the news that…

As you may have heard…

You’re probably aware that…

As you probably know…

I’m sure you know…

As I mentioned before…

As you’ll probably remember…

Итоги судебного разбирательства

Jack,

Предмет обсуждения

Today we received the Appellate level judgment in the 4-yearold Height Corp. case against Optimax and Vector.

Предшествующее дело

The case relates to Optimax’s 2003 decision to defer Ode 2.5 development and delivery schedule. No damages were awarded against Optimax.

Нынешнее дело

In its decision, the Appellate Court reversed the counterclaim. It awarded Height Corp. 3.6M USD in damages; ordered Optimax to repay Height Corp. 0.6M for Vector services rendered; and reimburse 0.1M USD of Height Corp’s legal fees.

Ущерб

The 3.6M USD in damages obtained today by Height Corp. represents roughly 1 % of its total damage claim of 378M USD, virtually all of it comprised of indirect damages, such as lost profits and lost savings.

But in an absolutely critical part of its decision, the court upheld Optimax’s limitation of liability provisions. It capped Height Corp.’s claimed damages of 378M USD at the maximum of 3.6M USD for the more than 7-month delay.

Ответственность

Vector was not found liable in any manner, and thus has no obligation to pay damages.

Both parties have two months to file an appeal. I will make a recommendation once I have read a full translation of the decision, but my in-stinct is that this is too good an outcome to risk in an appeal. It is unclear to me how HC will reason in this matter.