Kind Regards. Деловая переписка на английском языке - Дон-Мишель Бод

• С кем из отправителей вы предпочли бы пообщаться устно?

Заключение юрисконсульта

Jody, Ebbe, Syd,

Предмет обсуждения

To explain differences between Nordic and Anglo-American legal drafting, I offer the following legal opinion on settlements and releases. Please see the attached document for a detailed analysis.

Подтверждение доброй воли

Please let me know if I can clarify further.

Francois Lopez Senior Litigation Counsel Vector Dimensional [email protected]

Фрагмент вложенного документа

Standard template and release letters do not exist in the Nordics. The scope, form and content of material settlement are subject to detailed negotiations in which principles of Nordic Law significantly vary from the Anglo-American.

The Anglo-American tradition favors legal specification while Nordic legal tradition favors broad legal standards. For example, in the Anglo-American tradition parties would be defined as:

Themselves, their predecessors, executors, administrators, heirs, successors, assigns, agents, attorneys, insurers, representatives, and all parent, subsidiary, predecessor, successor, and related corporations, and all officers, directors, shareholders, members, partners, and employees, and all persons acting through, under, or in concert with them or any of them.

In the Nordics, we simply use “the parties,” since interpretation of the term “parties” is established by the legal rules governing a settlement.

Инструменты

Разбейте длинное сообщение на сопроводительное письмо и вложение

Юридический отдел компании существует в двух мирах – мире бизнеса и мире права. Нередко письма внешним консультантам и клиентам сложны, длинны и изобилуют специальной лексикой. Традиционный подход: обозначить предмет обсуждения, дать информацию по теме, а потом подтвердить свою добрую волю – в этом случае не годится. Применяя такую структуру, мы получим сэндвич – объемный текст, втиснутый между приветствием и прощанием.

Лучше предварить документ кратким уведомлением и вложить его в письмо. Тогда комментарии отправителя и основная информация будут разделены визуально. В сфере, где анализ и рассуждения отделены от эмоций, такое разграничение вполне разумно.

Структура e-mail сохраняется и в длинных документах

В кратком сообщении вы сначала сообщаете тему, а затем делаете несколько замечаний и завершаете текст. Длинные письма подчиняются тем же правилам.

В объемном тексте есть главная тема, доминирующая в информационной иерархии. Основные тезисы определяют структуру текста. Иногда отдельные тезисы представляют собой разделы, разбитые на несколько позиций. Ключевая мысль раздела часто выносится в заголовок.

Таким образом, мы получаем текст, где выделена главная тема и основные тезисы. Структуру документа определяет иерархическая значимость информации. Она помогает автору не сбиться с мысли, а читателю – ориентироваться в тексте.

Разные виды выделений помогают сегментировать внимание адресата

Каким бы ни был объем текста, структура письма остается неизменной.

Печатный документ не требует соблюдения таких строгих правил, и на то есть причины. Читателю не нужно прокручивать текст, который не умещается на экране, – он может просто перевернуть страницу. Текст на бумаге позволяет отвлечься, например поднять глаза и посмотреть в окно. Электронное письмо ограничивает поле обзора экраном, а прокручивая текст, читатель рискует пропустить нечто важно.

Чтобы упростить труд адресата – и свою работу, – разбейте текст на разделы, снабдите их заголовками, выделяйте важные моменты курсивом, начинайте пространные цитаты с красной строки и используйте маркированные списки. Все это позволяет сегментировать внимание адресата, иначе он попросту утонет в бесконечных рассуждениях. Если ему будет трудно ориентироваться в документе, он потеряет интерес к написанному, а то и вовсе не прочтет письмо.

Варианты

I offer this opinion…

I forward you this opinion…

I am happy to supply you with this opinion…

I am pleased to contribute a legal opinion…

I have written a legal opinion on the subject…

I am furnishing you with my legal opinion…

I am providing you with my legal opinion…

Обычно генеральный директор неплохо владеет пером

Директора крупных транснациональных корпораций, как правило, блестяще владеют слогом. Хотя их произведения не стоят на полках книжных магазинов, при желании любой из них мог бы стать успешным писателем.

Правовой анализ

Carl, Racey,

Предмет обсуждения

Please find below our analysis of the Optimax case.

Подтверждение доброй воли

We look forward to discussing the information in detail.

Violette Osaleen Senior Counsel, Competition Law [email protected] Фрагмент вложенного документа

ASSESSMENT SUMMARY OF OPTIMAX’S CLAIMS

Optimax’s recent advertising claims against Vector Poetics in their WebNet ads and on their Website are contradicted by Software Imaging Study data, third-party data and the Software Customer Satisfaction Diagnostic data. Most data oppose Optimax’s claims.

Software Imaging Study data on the consideration, preference, and penetration of Web Application Server Software and e-Business Software platforms favors Vector. The study findings are consistent with third party sources (i. e., Marks Mind). Our internal Customer Satisfaction data neither contradicts nor supports Optimax’s claims, where Optimax’s WebNet outperforms Vector’s Poetics on four attributes:

• Overall Satisfaction

• Performance

• Reliability

• Installability

Ultimately the margins are much lower than Optimax’s ad suggests, and we tie on with the majority of attributes.

Инструменты

Выделите основные идеи и аргументы в их пользу

Не все документы имеют одинаковую структуру. Одни сложны и многоплановы, другие просты и заурядны – так различаются между собой хижина и кафедральный собор. В одних основные тезисы подкрепляются сложной развернутой аргументацией, в других доводы в пользу основной идеи незатейливы и прозрачны.

Чтобы определить структуру документа, выделите основные идеи и опорные пункты. Далее остается нарастить на скелет мясо: добавить детали, соображения, примеры и комментарии.

Самое сложное – сделать выжимку из своих идей, получив в сухом остатке иерархию данных. Такое умение отличает мастера от дилетанта.

Сгруппируйте информацию, чтобы выявить основные идеи

Если вам трудно отделить основные идеи от аргументов, запишите все мысли, приходящие вам в голову, в виде коротких фраз.

Затем сгруппируйте эти фразы по смыслу. Идеи, которые объединяют группы, и есть ваши основные тезисы.

Разные шрифты и стили помогают управлять вниманием адресата

Основные идеи можно выделить жирным шрифтом, а аргументы набрать обычным, – в этом случае получателю будет проще просматривать текст. Босс хочет сразу увидеть главное. Специалисту, который решает практические вопросы, важны детали. Разные шрифты и стили помогают людям найти соответствующую информацию.

Курсив – еще один способ выделения

Курсив позволяет выделить самые важные аргументы. Он не кричит, как заглавные буквы. Он не настаивает, как жирный шрифт. Он подобен негромкому голосу в кульминационный момент. Все склоняют головы, чтобы услышать сказанное.

Красные строки помогают восприятию

Выровняйте самый важный или общий текст – основные идеи – по левому краю. Опорные пункты пометьте с помощью красных строк, сделав пять-семь пробелов. Второстепенные, но значимые подробности выделите с помощью более глубоких отступов. Чем глубже отступ, тем выше степень детализации информации.

Входящие

Вам нравится, чтобы о вас заботились. Чтобы вам старались угодить. Особенно если вы босс. Вам хочется, чтобы подача информации помогала быстро принять решение. У вас нет ни малейшего желания ломать голову над текстом, пытаясь найти главное.

Те, кто умеет эффективно структурировать информацию, чаще добиваются успеха. Их труд не остается незамеченным.

Правоприменительная практика

Conrad,

Предмет обсуждения

Here’s the redux of the NAD.

Подтверждение доброй воли

Let me know if you need more.

Sherif Cinnel Vector Legal Department [email protected] Фрагмент вложенного документа

NATIONAL ADVERTISING DIVISION (NAD) OF THE BETTER BUSINESS BUREAU

Definition

The National Advertising Division of the Better Business Bureau (NAD) and the National Advertising Review Board (NARB) are set up as the advertising industry’s self-regulatory bodies.

Proceedings

NAD can institute proceedings based on a complaint from a competitor, consumer or consumer group, and they can also initiate their own investigation. The entire process (with an appeal) normally takes 3 to 4 months.

Our Option

Because NAD focuses on market research, the TD attorney strongly advocates engaging an independent market research firm with credibility at NAD to conduct a study on customer perceptions of the Optimax ad.