Kind Regards. Деловая переписка на английском языке - Дон-Мишель Бод

I have had the pleasure of working with ___________ for ___ years…

_____________ has always struck me as the kind of person who would go far…

Небрежность заставляет выполнять лишнюю работу

Сумбурное бестолковое письмо требует пояснений. В результате вам приходится писать новые письма.

Мотивирование сотрудника

Carlos,

Предмет обсуждения

I hope you weren’t serious when you suggested that I take you off the Poetics 5.9 account!

Уверенность в успехе

Look: We knew from the get-go that Poetics 5.9 would be a hard sell in the current market. That’s why I put you on the account, and why you accepted – you’ve excelled in similar circumstances before. You knew when you took the post what you were up against. And you knew there was no one else who I would trust – then or now.

Сравнение

Remember last year, right about this time, when we were at rock bottom with Ode 2.4? Then the state market broke wide open and we scored BIG. But it wouldn’t have happened if we hadn’t prepared the terrain.

Совет

The recent setbacks have hit us all hard, but that’s just it – they’re setbacks, NOT a death sentence. It may look like we’re at saturation, but the stats says it’s maturity. The virtual office trend is in our favor, but we’re too early in the curve for the margin.

We have to be patient.

Подтверждение доброй воли

I need your help on this one, Carlos. I’ll give you a call in the coming days, and we’ll talk it through.

Regards, Florence Williams Chief Sales Manager Vector, Inc. [email protected]

Инструменты

Слова поддержки делают чудеса

Чем бы мы ни занимались, у каждого бывают минуты, когда от отчаяния опускаются руки. Но в этот момент кто-то говорит: у тебя получится! И у нас появляется второе дыхание.

Хороший лидер знает, как помочь подчиненным раскрыть свои лучшие качества. Чтобы воодушевить человека, достаточно показать, что вы не сомневаетесь в его опыте, профессионализме и способности одержать победу. Иногда нужно просто ободрить того, кто утратил веру в свои силы.

Вспомните проблемы, которые удалось преодолеть

Нередко, беспокоясь о результате, мы вспоминаем ситуации, закончившиеся крахом, – и забываем о трудностях, которые смогли преодолеть. Вспоминая былые победы, вы внушаете адресату мысль, что путь к успеху нередко тернист.

Однако примеры нужно подбирать с умом. Если вы сравните нынешние трудности с проблемами антигитлеровской коалиции во Второй мировой войне, это вызовет усмешку и вряд ли поможет человеку поверить в себя. Проводя параллели, лучше обратиться к личному опыту вашего корреспондента.

Если вы не слишком хорошо знаете его трудовую биографию, расскажите историю из собственной жизни. Начните словами: «I think I know how you feel. When I was dealing with the Height Corp. account…» Демонстрируя понимание, вы упрочиваете ваши отношения. Вы показываете: движение вперед – нелегкий труд, а колебания и опасения – обычное дело. Нужно запастись терпением и продолжать работу.

Действуйте осмысленно

Чтобы совершенствоваться, нужно знать свои слабые места. Не имея свободной минуты, многие руководители переключаются на новую задачу, бросая уже начатую. Иногда достаточно слегка притормозить и не спеша перечитать собственное письмо.

Сетевой этикет

С появлением e-mail способы выделять главное в тексте изменились. Раньше для этого чаще всего применялся курсив. Чтобы привлечь внимание к слову, фразе или идее, их просто набирали курсивом. Если текстовый редактор не позволял сделать это, использовали подчеркивание. Оба варианта означали одно и то же: внимание, стиль изменился, значит, я говорю нечто важное!

Потом появились первые почтовые программы, и курсив был предан забвению. Это объяснялось тем, что выделенное курсивом в одном почтовом клиенте могло превратиться в абракадабру в другом. Но потребность выделять главное никуда не делась, и люди стали применять другие приемы. Какое-то время, к примеру, для этого использовался значок подчеркивания с двух сторон от выделенного фрагмента. Это выглядело так: _наберитесь терпения_!

Почтовые программы совершенствовались, и необходимость искать замену для курсива постепенно отпала. Сегодня, когда проблемы совместимости приложений стали менее острыми, вы можете спокойно выделить текст курсивом, особенно если речь идет о переписке между сотрудниками компании, которые используют одни и те же программы.

И все же проблема с выделением не решена окончательно. Когда для курсива наступили черные дни, появился еще один вариант – большие буквы. Когда заваленный работой адресат торопливо просматривает письмо, он может не заметить курсив, но пропустить большие буквы невозможно. Однако этот способ требует чувства меры. Текст, написанный большими буквами, воспринимается как крик, поэтому такой вариант не годится для больших фрагментов. Иначе можно получить эффект, обратный желаемому.

Для выделения текста в электронных письмах стал использоваться и жирный шрифт. Чаще всего он появляется там, где автору требуется несколько вариантов визуальных отличий: одну категорию информации он выделяет большими буквами, другую – курсивом или подчеркиванием, третью – жирным шрифтом.

Что же остается вам? Во-первых, не забывайте: избыток выделений мешает восприятию. Во-вторых, если письмо не слишком официальное, для выделения годятся большие буквы. В-третьих, в официальных письмах можно использовать курсив и подчеркивание. В-четвертых, жирный шрифт хорошо контрастирует с большими буквами. И, в-пятых, вы можете использовать все названные способы, чтобы выделить разные категории значимой информации.

Совет

Иерархия управления и стиль общения

Общаясь с боссом, коллегой или подчиненными, вы преподносите себя по-разному. Во всяком случае, должны поступать именно так.

Разные условия обмена информацией предполагают разный стиль общения. Потягиваясь утром в постели, вы разговариваете со своим партнером иначе, чем днем с коллегами на бюджетном совещании. Вы используете особые слова. Вы иначе строите фразы. Вы ведете себя по-другому.

Ваш партнер может услышать что-то вроде: «О нет! Неужели уже пора вставать?» Однако спустя пару часов вы заговорите в совершенно иной манере: «Доброе утро! Благодарю вас за то, что вы нашли возможность в срочном порядке явиться на совещание. Прежде всего мы должны обсудить…»

Тот же принцип применим и к e-mail. С разными корреспондентами следует говорить разным языком. Вы пишете боссу: «I need to discuss a confidential HR issue with you. Could you make time to see me on Thursday?» Письмо коллеге выглядит так: «Let’s try and speak today about the current HR issue in the department. Are you free at noon?» Общаясь с подчиненным, вы скорее всего выберете иной тон: «Please meet in my office at 3 PM this afternoon to discuss the HR issue».

Порой людей нервирует необходимость то и дело переключаться с одного стиля на другой. Разве все эти письма пишет не один и тот же человек? Ведь такая смена образов сродни шизофрении?

Ну конечно, это так. И в то же время не так. Язык – это великий дар, чудесное орудие, обладающее бесконечной гибкостью. Он позволяет нам выразить разные стороны собственной личности. Он подобен белой рубашке – ее можно носить с костюмом, джинсами или нараспашку поверх майки. Вы остаетесь прежним человеком. Меняются лишь грани вашей личности, которые вы демонстрируете другим.

Общаясь с боссом, вы обычно стремитесь показать, что заслуживаете повышения, премии или прибавки к зарплате. Поэтому вы даете понять, что контролируете ситуацию, видите общую картину, не упуская деталей, любите сложные задачи и не боитесь трудностей.

Для коллег вы союзник или конкурент. С ними вы стремитесь подчеркнуть, что готовы добросовестно трудиться, не подведете других, не будете делать гадости исподтишка и что ваш успех не умаляет их достижений.

Подчиненным важно чувствовать, что вы справедливы и компетентны: если они не знают, что делать, вы придете им на помощь. Вы даете им понять, что в курсе их успехов и промахов, что готовы поощрять тех, кто этого заслуживает, и что преданность компании окупается.

Стиль общения в любой ситуации напрямую зависит от деловой иерархии: кто наверху, кто в середине, кто внизу. Язык писем варьируется от официального до свободно-непринужденного. Переписка с начальством и подчиненными требует более формального тона. Общение с коллегами допускает больше вольностей.

Впрочем, здесь нет готовых рецептов. Подход в значительной степени зависит от контекста. Вот моменты, которые нужно учитывать.

Прежде всего, важна корпоративная культура. Если предпочтение отдается официальному тону, ваши письма должны подчиняться общим правилам. Разрешается ли женщинам носить открытую обувь? Можно ли мужчинам ходить без галстуков? Существуют ли «джинсовые пятницы»[3]? Что представляет собой бизнес и каков характер работы? Идет ли речь о музыке в стиле техно или о сопровождении слияний и поглощений? Каковы отношения между сотрудниками? Часто ли вы проводите вместе свободное время? Как фирма позиционирует себя в обществе? Как одеваются и ведут себя представители высшего руководства, чей облик отражает имидж фирмы?