Kind Regards. Деловая переписка на английском языке - Дон-Мишель Бод

Подтверждение доброй воли

It’s up to you to decide if it’s worth keeping.

Regards, John Arberry Contracts and Negotiations Vector, Inc. [email protected]

Инструменты

Выделяйте поправки при редактировании документа

Писать о том, как надо писать, непросто – вы словно бродите по зеркальному лабиринту. Иногда бывает трудно отделить итоговый вариант документа от редакторских замечаний. А если замечания сливаются с текстом, правка превращается в пытку.

Поэтому вам нужна быстрая и удобная система внесения изменений. Прежде всего необходима наглядность. Адресат не должен терять время попусту, пытаясь отличить исправленный текст от комментариев при редактировании.

Если изменений немного, перечислите их в теле письма

Так вы избавите адресата от необходимости открывать вложение и искать внесенные поправки. Отправьте их список письмом, и вы поможете своему корреспонденту сэкономить время – при условии, что исправлений немного. В этом случае он не пропустит ваши замечания, что может случиться при быстрой прокрутке длинного документа.

Прокручивая длинный документ, мы невольно начинаем торопиться. Чтобы заметить поправки, приходится прилагать усилия. Поэтому лучше перечислить изменения в коротком письме.

Укажите место внесения поправок

Изложив суть поправок, не забудьте указать их место. Если адресат не может найти их в тексте документа, ваши комментарии теряют смысл. Чтобы привлечь внимание к маркерам места, используйте пустое пространство, разные стили и цвет, но не перегрузите текст визуальными эффектами.

Укажите страницу, абзац и строку

Если документ – это карта, страница, абзац и строка – это координаты. Именно они служат маркерами места при внесении поправок.

Лучшее сокращение для «page» – «P». После него ставится номер страницы в документе. Точку ставить не нужно. Если вы ссылаетесь на несколько страниц, это выглядит так – «P47–48». В более официальных письмах возможен вариант «pg.», – например, «pg.11» в единственном числе и «pp. 14–19» во множественном.

Стандартное сокращение для абзаца – символ «¶». Иногда его заменяют сокращением «para». Или используют просто P.

Строку обозначают буквой «L». Это сокращение может пригодиться, если абзацы объемны. Номер строки отсчитывается от первой строки абзаца, а не от начала страницы.

Многоточие как маркер неполной цитаты

Многоточие – знак препинания, который часто вызывает недоразумения. В нем три точки, ни больше ни меньше. Некоторые думают, что оно означает «и так далее». Это не так. Многоточие дает понять, что вы не хотите тратить время, приводя цитату целиком, или что вы опустили известные читателю сведения. В примерах «the Parties shall file a Certificate Of Merger…» и «the Merger shall become effective at such date and time…» многоточие показывает, что фраза не закончена, но приводить ее полностью нет нужды – адресат без труда найдет ее в обсуждаемом документе.

Длина многоточия строго регламентирована

В конце предложения в многоточии появляется дополнительная точка (…) – та самая, что завершает предложение. Иногда это правило называют правилом 3 и 4 точек.

Не растягивайте многоточие на полстроки. Если оно выглядит так …………, вы показываете себя незрелым юнцом. Вы напоминаете подростка, который заполняет строку точками, потому что ему не под силу сформулировать мысль. Так поступают старшеклассники и студенты-первокурсники. Взрослый человек ведет себя иначе. Если нужно сделать фразу более выразительной, он использует слова, а не косметические эффекты.

Глава десятая

Юридические вопросы

*****

Правка

До: извещение о судебном разбирательстве

Taija, Dayle,

A new claim from a former supplier for Vector, who will be seeking 2.5M USD: 2M for breach of contract and 500K for unpaid bills, has just been received from the exsupplier New City Sites. A small firm specializing in event organization New City Sites was by 2003 and perhaps before that date a Vector contractor, and in consequences of that relationship by the end of that year, it was selected and designated as a major supplier for events with a fixedterm contract that would be binding and valid until end-2006. Business was approximately 980K USD in 2004.

The documents imply and suggest that there was apparently no disagreement or conflict in evidence prior to the end of the year 2005 since Vector had even paid 650K USD up front and in advance for events on the table planned in the next year 2006, although these plans were scrapped as Vector contacted and negotiated a new event organization contract with Curators, Inc., without making any explicit commitment. Although the 2006 events planning with New City Sites was therefore quite advanced, they had however absolutely no commitment or agreement from Vector and received the de facto three-months notice as per the severance clause that was in effect making the damages claim seem completely unreasonable. Further to that fact they are still in possession of 650 K of Vector monies. I will review their bills in the near future in order to ascertain if they are valid. As this case appears straightforward, Gary Spaada of the McKenzie Law Firm would be my choice for appointment in the coming week.

Regards, Gladys Freeport Senior Staff Counsel Vector, Inc. [email protected] Проблемы

Установка! Юристам кажется, что они блестяще владеют пером, – ведь они так долго учились, читали законы и, конечно же, составляли различные документы. Написать деловое письмо? Нет ничего проще! Однако они заблуждаются. Опыт составления правовых документов мешает нормально общаться с людьми. (Но убедить в этом юриста – задача не из легких!)

Фразы! Годы чтения законов и постановлений не проходят даром. Письма юристов пестрят длинными тяжеловесными фразами. Привычка изъясняться языком кодексов и контрактов становится второй натурой, хотя в деловой корреспонденции такая манера неуместна. Вместо легких и динамичных фраз юристы используют сложные громоздкие конструкции.

Многословие! Поскольку одно-единственное слово – и даже запятая – могут изменить смысл контракта, юристы стараются излагать свои мысли как можно точнее. Стараясь продумать все до мелочей, они часто перегибают палку. В результате получаются длинные неуклюжие фразы. Порой смысл полностью теряется за обилием слов. Они душат мысль, словно сорняки, не давая уловить суть.

Решение

Опирайтесь на языковое чутье, чтобы выработать навыки успешного общения. Юристы по натуре – настоящие акулы пера, поэтому им несложно искоренить вредные привычки и освоить эффективные методы коммуникации. Главное – уяснить, что правовые документы и деловое письмо требуют разных подходов. Мы не разговариваем с людьми языком уставов и контрактов. Многословие – дурная привычка, с которой надо бороться.

Пишите современным языком. Длинные фразы с множеством придаточных предложений остались в прошлом. Сегодня нужны краткие и четкие формулировки. Иногда достаточно разбить сложную конструкцию на несколько коротких предложений, чтобы письмо взмыло вверх.

Боритесь с многословием. Лишние слова – проклятие юриста. Избавьтесь от них, и невнятный текст станет предельно ясным. Замените «the end of the year 2002» на «end-2002», а «no disagreement or conflict» на «no conflict». Вместо «unreasonable, uncreditable, and without compelling substance» напишите просто «unreasonable».

После: извещение о судебном разбирательстве

Taija, Dayle,

We just received a new claim from a Vector ex-supplier, New City Sites, who seeks 2.5M USD: 2M for breach of contract and 500K for unpaid bills.

Background

New City Sites is a small firm specializing in event organization. By 2004 – and perhaps before – it was a Vector contractor. By end-2004, it was selected as a major supplier for events, apparently with a fixed-term contract until end-2006. Their business was 980K USD in 2004.

As far as I can see, there was no conflict prior to end-2005. Vector had even paid 650K USD in advance for events planned in 2006. But due to a decision made by upper level management, Vector negotiated a new event-organization contract with Curators, Inc., without making any commitment to New City Sites. In addition, there was no attempt to recuperate the 650K.

Risk Assessment

Although the 2006 events planning with New City Sites was quite advanced, they had no commitment from Vector. They received the de facto three-months notice. Thus the damages claim seems completely unreasonable.

But they are still in possession of 650K of Vector monies. I am in the process of reviewing their bills.

Selection of Outside Counsel

Because this case appears straightforward, my recommendation is to appoint Gary Spaada of the McKenzie Law Firm in the coming week.

Gladys Freeport Senior Staff Counsel Vector, Inc. [email protected]

Входящие

Просмотрите письма в папке «Входящие». Какие из них кажутся вам наиболее эффективными?

• Какие показывают, что отправитель понимает свою задачу?

• Какие дают понять, что отправитель разбирается в вопросе?

• Какие заставляют адресата делать лишнюю работу?

• Какие вызывают уважительное отношение?

• С кем из отправителей вы предпочли бы пообщаться устно?

Заключение юрисконсульта