Kind Regards. Деловая переписка на английском языке - Дон-Мишель Бод

Большое значение имеет и тема письма. Идет ли речь о крупных суммах денег? Как правило, серьезные денежные вопросы предполагают более строгий стиль. Имеет ли письмо статус официального документа или речь идет о тривиальных вопросах? Если в письме обсуждается корпоративный пикник, можно спокойно использовать аббревиатуры и сокращения, но, если дело касается судебного разбирательства, срезáть углы недопустимо. Можно ли вместо ответа на письмо позвонить по телефону? Насколько значим документальный след? Если он важен, необходим серьезный тон.

Свою роль играют и конкретные обстоятельства. Сколько писем по обсуждаемому вопросу вы получили – одно или десять? Давно ли вы переписываетесь с данным корреспондентом? Нужно ли ответить сразу или срочности нет? Должны ли вы описать или прокомментировать ситуацию? Если ваше письмо – часть длинной цепочки, оно скорее всего будет кратким и неформальным. Отдельное сообщение, посвященное новой теме, требует более официального тона, особенно если речь идет о финансовых или юридических вопросах.

Проще всего выбрать верный тон, анализируя письма, которые получаете вы сами. Как пишет босс? Коллеги? Подчиненные? Найдите тех, кто пишет лучшие письма, и следуйте их примеру.

Как надо

Определите подходящий градус формальности, принимая во внимание имидж компании, должность и характер адресата, тему и конкретную ситуацию.

Используйте аббревиатуры, сокращения и корпоративный сленг в неофициальных письмах.

Можно опустить имя адресата, если e-mail продолжает длинную цепочку писем.

Используйте неполные предложения, прописные буквы и дефисы в неформальной переписке.

Как не надо

Не думайте, что для всех писем годится один и тот же стиль. Это не так.

Не нужно оформлять шапку письма по образу и подобию бумажных документов, если этого не требуют правила компании.

Не употребляйте сокращения, аббревиатуры, неполные предложения и фразы из одного слова в официальных письмах.

Не используйте прописные буквы для выделения в официальных письмах – для этого есть курсив.

Глава девятая

Сделки и контракты

Резюме сделки

Rajaa,

Предмет обсуждения

As you requested, please find below details on the I-Dimensional deal.

Резюме

Type: Production

Duration: 10 years

TVC: $17.2 million

Scope: SA

Closing Date: 2/22/2007

Objective of the Mexico Closing

Цель

I-Dimensional will provide Vector with Lumina-built computers. The two required agreements with I-Dimensional – worldwide supply and IP – were negotiated in Europe and are already in place.

Sale of Assets

Активы

The purchase price for assets – production machinery, equipment, office furniture, maintenance spares and inventory – has to be settled before closing. At signing, it was estimated at $8.4M.

Подтверждение доброй воли

Please feel free to contact me for clarification.

Regards, Michael Morris Mergers and Acquisitions Vector, lnc. [email protected]

Инструменты

Сделайте техническую информацию более человечной, разбив ее на кусочки

Текст, изобилующий техническими терминами, читать нелегко – от этого никуда не деться. Чтобы ослабить натиск специальной лексики, разбейте письмо на небольшие абзацы с заголовками. Пустое пространство дает отдых глазам и делает чтение менее утомительным – так вы поможете адресату быстро просмотреть документ.

Не бойтесь свободного места

Чем больше в письме свободного места, тем проще получателю ориентироваться в тексте письма на экране. Если ваш почтовый клиент не искажает форматирование, можно выделять отдельные фрагменты с помощью отступов. Например, выровнять подзаголовки по левому краю и увеличить поля для остального текста. Получатель оценит такую заботу о его комфорте.

Сетевой этикет

Как в жизни, так и в электронных письмах деньги и уважение обычно идут рука об руку. А если речь идет о миллионах долларов, вам хочется, чтобы подобные дела вели серьезные люди, а не легкомысленные и пустые. Крупные сделки отражаются не только на состоянии банковских счетов – они влияют на жизнь миллионов людей. Их косвенные последствия бывают очень мощными – они затрагивают рынки, процентные ставки и политические убеждения.

По этой причине сообщения высшего руководства о сделках, как правило, сдержанны и официальны. В отличие от прочих деловых писем, где достаточно написать: «Here’s the data you requested», – в данной сфере по-прежнему используются такие обороты, как «as you requested, please find below» или даже «as per your request, please find below». Это касается и лексики таких писем, вместо «getting money back» здесь скорее напишут «recover costs». Точка с запятой, которая все реже используется в e-mail, в официальных письмах позволяет извлечь максимум из объединения двух связанных по смыслу предложений: «I-Dimensional has real estate and financial interests in the site; I-Dimensional makes the lease payments».

Эти и другие маркеры формального стиля подчеркивают надежность, серьезность и значимость информации.

Анализ контракта

Doug,

Предмет обсуждения

I have completed my review of the Know Your Vector contract between Vector and Optimax. I list below my major concerns. I want to emphasize my concerns are really that – major.

Letter of Agreement

Соглашение

The Optimax T&Cs refer to a pending Letter of Agreement containing details of Optimax services, their prices, and other T&Cs. The Letter of Agreement must be reviewed to ensure there are no further Vector obligations. According to Annette, disparity exists between services as described in the Scope of Work and the services actually being performed.

Price and Taxes

Цены и налоги

The Payments Clause in the contract (and in the Scope of Work) allows Optimax some latitude to change price quotes without Vector’s agreement. Because Vector usually demands more certainty in what it expects to pay, this is unacceptable.

In addition, prices exclude VAT and transport charges. Normally Vector is only liable for payments (including taxes) that are expressly stated in an invoice

Data Privacy

Конфиденциальность данных

Because Optimax will have access to personal information on Vector employees, we should add our standard data privacy clause.

Подтверждение доброй воли

Complimentary analysis on minor concerns will follow shortly.

Regards, Kate Mylo Contractions and Negotiations Vector, Inc. [email protected]

Инструменты

О письменных документах – только в настоящем времени

Фраза «Optimax refers to a pending Letter of Agreement» требует настоящего времени. Прошедшее в данном случае неуместно. Этого требует тема сообщения – письменные документы. Логика такова: если упомянутый документ есть на свете, он всегда существует в настоящем времени. Его можно прочесть в любую минуту. Документы не уходят в прошлое, их окружает своеобразная аура вечности. В них всегда можно заглянуть, чтобы уточнить или исправить данные… даже если рукопись утеряна. Если документ создан, он остается с нами. Поэтому когда речь идет о документах, нужно использовать настоящее время.

Правила выделения названий и заголовков уходят в прошлое даже в официальной переписке

Вы помните, как учились – должны были учиться! – ставить в кавычки названия глав и небольших документов и выделять курсивом названия книг и печатных изданий. К примеру, название The New York Times в бумажном документе выделяют курсивом, а название статьи «New Round of Mergers Announced» ставят в кавычки.

В деловой переписке эти правила соблюдаются не всегда, возможно, потому что первые почтовые клиенты нередко превращали кавычки или курсив на дисплее адресата в абракадабру. Поэтому эстафету приняли прописные буквы – они используются для выделения заголовков в e-mail значительно чаще, чем в печатных документах.

Правильный, в общем-то, вариант «Letter of Agreement» в e-mail вполне может превратиться в Letter Of Agreement. Прописных букв достаточно, чтобы обратить внимание адресата на заголовок. А любое обоснованное выделение облегчает понимание текста.

Латинизмы в e-mail: да или нет?

Хотя язык e-mail стал проще языка бумажных документов, в нем по-прежнему присутствуют латинизмы. Один из них «e.g.» – example grata – вводит примеры. Другой «i.e.» – то есть – предваряет изложение сказанного иными словами.

Кроме широко известных «et al.» (и другие) и «etc.» (и так далее), есть и те, что встречаются реже, – «viz.» (а именно) и «c.f.» (следует сравнить).

Разъяснение технических моментов

Faris, Anne, and Souli,

Предмет обсуждения

In working with you lately, I’ve noticed that we return again and again to the topic of confidentiality. Because we are responsible for ensuring that confidentiality is appropriately handled, I thought I’d set out a few of the basics: