Kind Regards. Деловая переписка на английском языке - Дон-Мишель Бод

Каким вы хотите остаться в памяти адресата? Собранным, вежливым и тактичным или грубым и бесцеремонным?

Оставьте дверь открытой. Если вам нужно отказать адресату, сделайте это в корректной форме. Правильная подача помогает смягчить даже самые неприятные новости. Опытные предприниматели знают: то, что на первый взгляд кажется поражением, может обернуться возможностью.

Поставьте адресату конкретные условия

Отказ, как и согласие, редко бывает безоговорочным – и то и другое зависит от обстоятельств. Если коммерческие факторы меняются, меняется и решение. Вместо того чтобы сказать: «This wasn’t good enough» или «That wasn’t right», – объясните адресату, какие требования он должен выполнить, чтобы достичь цели. Если вы покажете ему, к чему стремиться, мяч снова будет на его стороне.

Внесите условия в список

Один из самых простых и удачных способов привлечь внимание к информации – представить ее в виде маркированного списка. Он выделяется на фоне остального текста, а двоеточие после заголовка придает ему официальный оттенок. Благодаря этому список сразу притягивает взгляд.

Восприятие информации зависит от ее подачи. Один и тот же список вызывает разную реакцию, когда спрятан в тексте или когда размещен посредине страницы. В первом случае читатель отвлекается на другую информацию, во втором – сосредотачивается на выделенном фрагменте.

Избегайте нумерованных списков

Выделить позиции списка можно разными способами, например с помощью тире (–) или буллитов (•). Цифровые маркеры усложняют текст и отвлекают внимание.

Цифры подразумевают иерархическую группировку данных. 1 важнее 5, а 5 важнее 17. Нумерация позиций несет определенный смысл, поэтому мозг тратит время на обработку дополнительной информации.

Тире и буллиты равноправны. Четвертый пункт в маркированном списке не отличается от первого. Читателю не приходится размышлять, что важнее.

Нейтральные маркеры не требуют, чтобы позиции перечислялись в определенной последовательности. Они облегчают текст и уменьшают объем информации, которую нужно осмыслить.

Не стремитесь к оригинальности. Маркеры, имеющие непривычный или экстравагантный вид – перо или цветочек, – в деловой переписке выглядят нелепо.

Сетевой этикет

Правила написания чисел в e-mail не так строги, как в традиционной переписке. То, что на бумаге пишется словом, в электронном письме можно заменить цифрами – например, 15 вместо «fifteen». Двести долларов в электронном тексте будут выглядеть скорее так $200, чем так $200.00. Вариант «two-hundred U.S. dollars» встречается еще реже.

Скорость обмена информацией сказывается и на подходе к обозначению денежных сумм. $75K успешно заменяет $75,000.00, а 800B – 800,000,000,000.

Сокращать длинные числа помогают аббревиатуры: K – тысячи, M – миллионы, B – миллиарды, а T – триллионы. Названия денежных единиц никогда не пишутся полностью, а обозначаются соответствующими символами.

Если названия денежных единиц совпадают и это может вызвать путаницу, используются международные сокращения: EP для египетского фунта или AD для австралийского доллара.

В официальных документах числительные до сих пор пишутся полностью. В этом случае они будут выглядеть так: «fifty-five billion United States of America dollars». Но когда сотрудники компании обмениваются электронными сообщениями между собой или с деловыми партнерами, эффективность коммуникации важнее традиций.

Изменение условий

Sonya,

Предмет обсуждения

As I mentioned today, July 13, on the phone, Vector, Inc. is committed to maintaining our business relationship with Lumina. Mutual profitability is the reason behind our request to amend our supply contracts as soon as possible.

Плохие новости

In a climate of financial austerity, Vector, Inc. is reducing costs by restricting new equipment purchases. Similarly, aggressive debt restructuring has led to a tighter balance sheet in which outlays are subject to close scrutiny. Moreover, losses in the Q3 supply sector have hit hard. Consequently, we cannot maintain our current quotas from Lumina.

Хорошие новости

But we do not want to damage our long-term partnership. Nor do we want injure the network we’ve worked so hard together to build. To offset the short-term quota reduction, Vector proposes extending the service agreements over a 3-year term.

Подтверждение доброй воли

I have attached a draft of the paperwork here for your consideration. Please get back to me with any questions or comments you might have.

Regards, Yon Howard Senior Business Unit Manager Vector, Inc. [email protected]

Инструменты

Приводя доводы, опирайтесь на причинно-следственные связи

Причинно-следственные связи вшиты в саму структуру английского языка. Вспомните, как устроено типичное английское предложение: подлежащее-сказуемое-дополнение. Существительное с помощью глагола направляет свою энергию на дополнение. В предложении: «Vector buys Lumina subsidiary», – Vector воздействует на конечный объект, в данном случае это дочерняя компания Lumina.

Иными словами, английский синтаксис (порядок слов в предложении) имеет собственную логику. Можно сказать, что язык задает определенный строй мыслей.

Если вы используете формы, естественные для языка, вы идете проторенным путем. Здесь вероятность заблудиться невелика. Однако, если вы ступите на неизведанную территорию, вас ждут проблемы. Если вы употребляете формы, чуждые для языка, вам придется нелегко. Это хорошо известно каждому, кто пытался перенести выразительные средства одного языка в другой.

Когда вы ставите во главу угла причинно-следственные связи, английский язык на вашей стороне. Считайте, что вам повезло.

Одно должно вытекать из другого

Чтобы доводы, которые опираются на причинно-следственные связи, были убедительными, излагайте мысли последовательно. В цепочке посылок и следствий одно должно вытекать из другого и подводить к итоговым выводам. Когда порядок изложения логичен, выводы выглядят бесспорными. Если адресат видит неопровержимые аргументы, он скорее всего согласится с вами. Или как минимум будет вынужден найти веские доводы для отказа.

Используйте слова, которые подчеркивают причинно-следственные связи

Слова и выражения, которые подчеркивают логику изложения, делают рассуждения более убедительными. Такие лексические связки, как «To begin with», «Next», «In addition», «Therefore», помогают осмыслению текста – благодаря им он становится более стройным и связным. Если грамотно подвести оппонента к решающим доводам, он вряд ли сумеет оспорить вашу точку зрения.

Совет

Лучше меньше, да лучше

Люди, которые страдают от синдрома ПСЗ (Прикрой Свою Задницу), как правило, не умеют эффективно общаться. Почему? Как сказал мне один генеральный директор, они «растолковывают каждую мелочь в таких подробностях, что способны надоесть до смерти». Они так боятся забыть нечто важное, что обрушивают на собеседника лавину ненужных сведений. Опасаясь упустить нужное, они валят в кучу все, что придет в голову. В результате письмо, которое могло бы уместиться в три абзаца, расползается на две страницы (и непременно сопровождается вложениями).

Эти люди забывают, что адресату не нужно и не хочется знать все. Чем выше его должность, тем масштабнее восприятие. Если вы хотите предупредить босса об аварии на производстве, которая отразится на уровне запасов и приведет к задержкам поставок, история о том, как вы узнали о проблеме, наверняка ему не интересна. Ему нужны лишь те данные, которые позволят принять меры. Ваши впечатления, анализ и оценка ситуации здесь ни к чему.

Шквал информации обычно не дает желаемого результата. Многословные послания менее убедительны, чем несколько продуманных фраз. Количество не переходит в качество. Лишняя информация отвлекает получателя от основной идеи письма – разумеется, при условии, что там есть основная идея. Если вы постоянно отклоняетесь от темы, вы постепенно теряете ее из виду. И письмо, перегруженное информацией, рушится под собственной тяжестью.

Более того, избыточность и повторения подтачивают доверие к автору. Если вы высказали мысль единожды, мы не усомнимся в ваших словах. Если вы повторяете ее снова и снова, наша вера тает. К примеру, если вы слишком долго рассказываете, как упорно трудилась ваша команда, как часто люди работали по ночам, как они забросили ради проекта личную жизнь, у адресата возникает ощущение, что вы преувеличиваете. Зачем вам это нужно? Наверное, потому что на самом деле вы работали спустя рукава. Наступление и попытки оправдаться – очень разные вещи, и это отлично знала леди Макбет.

Хороший специалист не тратит слова попусту. Он слишком занят. Он сообщает то, что нужно, и переходит к следующей задаче. Если генеральный директор говорит, что кто-то хорошо справился с работой, этого вполне достаточно.