Kind Regards. Деловая переписка на английском языке - Дон-Мишель Бод

Вводные предложения могут начинаться с ing-овых форм: «Considering that the holidays are over, I don’t think there will be any hitches».

Входящие

Представьте, что вы получили письмо об изменении заказа… без названия продукта. В это трудно поверить, но нередко в письмах, касающихся размещения, изменения, подтверждения, задержки или отмены заказов, люди забывают указать главное. В таких случаях следом за первым письмом приходится слать второе, чтобы сообщить то, что упущено вначале. Не спешите отправлять письмо. Проверьте, есть ли там все необходимые сведения: название продукта, число единиц, номер подтверждения заказа, отгрузочные данные, адрес доставки и даты. Для таких писем лучше иметь готовый шаблон.

Сетевой этикет

Правила употребления прописных букв в электронной переписке и бумажных письмах одинаковы. Даже если вам кажется, что строчные буквы избавят вас от лишних хлопот, не поддавайтесь соблазну. Это не пойдет в плюс вашему деловому имиджу. А текст, сплошь напечатанный большими буквами, равносилен гневному крику.

Правильное употребление заглавных букв показывает, что вы владеете пером. Вы даете адресату понять, что умеете правильно писать по-английски. И это действительно так. Это умение совершенствуется, когда вы читаете газеты, книги или отредактированный текст на веб-сайтах. Даже если вы не отслеживаете каждый языковой нюанс, ваш мозг исправно обрабатывает поступающие сигналы, когда вы читаете качественную прозу. Он неутомимо накапливает знания, и вам остается лишь научиться применять их осознанно.

Прописные буквы связаны с авторитетом – они нужны для выделения важных или конкретных вещей. Обычные слова пишутся с маленькой буквы. Прописная буква – дань уважения уникальным свойствам того или иного объекта.

Вдумайтесь, к примеру, чем отличается «Through-Screen Security Camera» от «Through-screen security camera» (или даже «through-screen security camera»). Какой вариант выглядит более официальным? Более внушительным? Какая камера будет работать лучше? Какая надежнее всех остальных? Какую из них вы бы выбрали при покупке?

Заглавные буквы не просто привлекают внимание и подчеркивают значимость. Они играют роль смысловых подсказок, которые помогают адресату просматривать текст. Мозг еще не успел распознать слово, а заглавная буква уже посылает ему сигнал. Внимание, говорит она, здесь находится информация особого свойства.

Используйте прописные буквы как положено: в именах людей, наименованиях продуктов, заголовках и географических названиях. Если вы не знаете, нужна ли прописная буква, найдите сомнительное слово в других текстах: в переписке, рекламных проспектах, на этикетках или в Интернете.

Объявление тендера

Anselm,

Предмет обсуждения

Vector, Inc. is seeking bids for redecoration of the Executive Sales Offices in Hawthorne, New Jersey.

Требования

This redecoration includes:

• 5 shared offices

• 7 private offices

• 1 executive office

• 1 executive office reception area

• 1 small meeting room

• 1 conference room

• 1 main reception area

• 1 staff room

Условие 1

Because the company is in full global expansion, we want our business interior to reflect our global outlook in both color and materials. The message we want to send is: international.

Условие 2

We also want to send a strong ecological message. Please note: We will not accept products that are in anyway associated with environmental hazards in the production, manufacturing or maintenance of materials.

Сроки

The deadline for bids is June 12, 2007. Detailed specifications are attached.

Подтверждение доброй воли

Feel free to contact me if you need more information.

Regards, Jayne Holmes Human Resources Support Vector, Inc. [email protected]

Инструменты

Двоеточие – ваш верный союзник

Этот знак препинания – быстрый и удобный способ выделить важные детали. Двоеточие делает текст более доходчивым и лаконичным.

Используйте двоеточие перед длинными списками

Двоеточие ставится перед перечнем позиций. Например: «This redecoration includes: 5 shared offices, 7 private offices, 1 executive office, 1 executive reception area, 1 small meeting room, 1 conference room, 1 main reception area, 1 stock room, and 1 staff room».

Двоеточие помогает выделить ключевое слово или понятие в конце фразы

Ставя двоеточие, вы словно сдергиваете кусок бархата, открывая на всеобщее обозрение приз. Раздается воображаемая барабанная дробь… Двоеточию предшествует пауза – совсем крохотная, – но ее достаточно, чтобы привлечь внимание к тому, что будет сказано далее. Например: «The message we want to send is: international».

Двоеточие в начале предложения подобно сигналу горна

Такое двоеточие вводит новую мысль и заставляет обратить на нее внимание. В письме, приведенном выше, есть и такой пример: «Please note: We will not accept products that are in anyway associated with environmental hazards in the production, manufacturing or maintenance of materials».

Двоеточие после «please note» – лишь один случай из многих. В электронной почте используется масса подобных оборотов. Все они лаконичны, выразительны и отлично вписываются в e-mail-стиль.

Look: I would like to discuss this further…

Consider the problem: Vector has exceeded targets in sales, but…

Stop: This line of action will only complicate the situation…

Wait: Let’s hold off on this decision until…

OK: Let’s reconsider our position in the next draft…

Here’s why: The meeting resulted in a new strategic marketing campaign…

That’s true: We are in a period of belt-tightening…

No way: You’ve misunderstood their intentions…

Варианты

Feel free to contact me if you need more information…

I’d be happy to supply additional information…

If you’d like to discuss the project in detail, please phone me at…

If you need more information, please contact me at…

Please get back to me for more information…

Please don’t hesitate to contact me regarding this project…

Please give me a call and we can discuss the details.

Please let me know if I can provide more information.

Please contact me with any questions you might have.

Подражание – не плагиат

Плагиат – серьезное правонарушение. Плагиатор выдает чужие идеи или работы за свои, обычно ради наживы. Он использует чужую интеллектуальную собственность без разрешения автора и выплаты соответствующих компенсаций.

Если вы взяли приветственную речь, составленную другим человеком, и скопировали ее, поставив под ней свое имя, вы совершили плагиат. Если вы взяли готовую речь и переписали ее своими словами, изменив формулировки и структуру текста, – это не плагиат. Это подражание.

Ошибки при выставлении счета

Joyce,

Предмет обсуждения

Yesterday, May 15, I received the April e-invoice from Interior Green (please see attached). This invoice is incorrect.

Ситуация

As I discussed yesterday with your associate, Braunwyn Michaels, Interior Green is no longer caring for the balcony gardens in the Vector executive offices. We have replaced annuals with succulents that do not require regular gardening maintenance. Vector notified Interior Green regarding the termination of the service contract on March 23 (see note below). We will, however, continue to use your services for the entry garden and atrium.

Исправление

Please revise the billing statement by removing one month of balcony maintenance and send me a cancelled invoice.

Подтверждение доброй воли

Thank you for your prompt attention to this matter.

Regards, Richard Strelling Accounts Payable Vector, Inc. [email protected]

Инструменты

Не злоупотребляйте волшебным словом

Слово «please» украшает текст, если используется к месту. Это знак уважения к адресату и намек на то, что отправитель тоже заслуживает уважения. Учтивый тон настраивает людей на позитивный лад, и это касается как бизнеса, так и других сфер. Мы ведь не полные идиоты.

«Please» помогает подниматься по служебной лестнице

«Please» посылает сигнал о том, что отправитель не просто любезен, но обучен хорошим манерам. Чем выше вы поднимаетесь по карьерной лестнице, тем важнее становятся ваши социальные навыки.

Руководители высшего звена любят общество себе подобных. Если вы хотите влиться в их ряды, следуйте их примеру. И не только в бизнесе. Наблюдайте, как они одеваются, едят, разговаривают, что делают в свободное время и особенно как они пишут письма подчиненным.

Воспитанный человек, уверенный в себе, всегда вежлив. Тот, кто сомневается в своих возможностях, либо перебарщивает с любезностью и ведет себя раболепно, либо вовсе отбрасывает условности. Слово «please» работает на ваш авторитет.

Не перестарайтесь

Слишком много «please» в коротком письме делают его тон заискивающим. Ваш текст должен источать уверенность и силу, а не робость и смирение. Тот, кто без конца повторяет «please», напоминает нищего, который просит милостыню.

«Please» смягчает командный тон

Порой достаточно одного «please» в первой фразе, чтобы задать верный тон всему письму.