Kind Regards. Деловая переписка на английском языке - Дон-Мишель Бод

Вы не добьетесь расположения адресата, если ходите вокруг да около. Напротив, так вы рискуете вывести его из себя. Скажите то, что хотели, сразу, без обиняков и извинений.

Сделайте акцент на плюсах, а не на проблемах

Не распространяйтесь о проблемах, которые повлечет выполнение вашей просьбы, – это лишь подольет масла в огонь. Вместо этого постарайтесь привлечь внимание к положительным результатам, которые рассчитываете получить. Избегайте отрицательных частиц. Вместо «Our Sales Directors will be unable to attend the meeting» скажите: «Sales Directors will be negotiating an important cross-sell deal».

Аргументируйте свою позицию

Если вы сумеете убедите адресата, что помочь вам в его интересах, у вас хорошие шансы на успех. Покажите, почему изменение планов пойдет на пользу обеим сторонам.

Почувствуйте разницу

Человек с опытом сразу скажет, хорошо ли написан текст. Профессиональный писатель легко объяснит, почему одно письмо лучше другого и какое из них даст нужный результат. Но те, кто неискушен в электронной переписке, часто не видят различий в качестве. Чтобы научиться писать эффективные письма, нужно знать, какими они должны быть.

Припрячьте негатив подальше

В английском языке основной акцент делается на главное предложение – именно оно описывает действие. Придаточные предложения просто определяют контекст. Чтобы негативная информация не бросалась в глаза, вынесите ее за пределы главного предложения. К примеру, словам «If we can push back the date» самое место в придаточном предложении. «It will be to our mutual advantage» звучит жизнеутверждающе и вполне годится для главного предложения.

Оставьте мяч на стороне адресата

Прося об одолжении, не настаивайте – по крайней мере на первом этапе. Если человек чувствует, что его влиянию и возможностям воздают должное, он благосклонен к просьбам. Ведь они позволяют ему проявить великодушие. Если же вы будете давить на адресата или выкручивать ему руки, скорее всего вы встретите сопротивление.

Входящие

Нужно помогать своим коллегам. И обычно люди идут навстречу друг другу. Если кто-то просит вас об одолжении, хорошенько обдумайте свой ответ. Обоснована ли просьба? Приведены ли веские аргументы? Пойдет ли ваше согласие на пользу вам и просителю? Выполнима ли просьба?

Хотя мы не можем сделать все, о чем нас просят, по возможности лучше идти людям навстречу. Ведь завтра вам может понадобиться помощь того, кому вы помогли сегодня.

Вариант решения проблемы

Berri,

Предмет обсуждения

I’d like to suggest we solve the backlog of photocopying by Web scheduling copy time until the new scanners arrive.

Явная проблема

I think you might agree that everyone in Assets & Liabilities is aware of the backlog problem. We’ve nearly all had to wait to photocopy. Some of us get there early; some of us stay late. We’ve even had to go back and forth between our desks and the machine, hoping for an opportunity.

Неявная проблема

But it’s not simply a problem of logistics. The fact that we have to interrupt work to position ourselves at the machine impacts our productivity. Frankly, I believe that concern about how and when to photocopy documents takes on greater importance than it should.

Решение

We could possibly alleviate the situation if we posted a virtual sign-up sheet on the site. Photocopying time could be scheduled in half-hour increments. We could leave an open hour at the beginning and end of the day for emergencies or for unexpected tasks. That way, we’d lose less time going back and forth between our desks and standing around waiting.

Подтверждение доброй воли

Let me know if you think my suggestion could work.

Regards, Kate Kennings Assistant Assets Analyst Vector, Inc. [email protected]

Инструменты

Не путайте приказ с предложением!

Иногда нас переполняет энтузиазм или раздражение. Мы начинаем разговаривать командным тоном, хотя на самом деле просто хотим помочь. В этом случае важно выбрать правильные слова и быть не слишком напористым. К примеру, вместо «you will agree» лучше сказать «you might agree», поскольку это звучит помягче.

Подчеркните, что от проблемы страдают многие

Вряд ли вы хотите выглядеть ворчуном и жалобщиком. Если речь идет о вашей личной проблеме, разбирайтесь с ней сами.

Если проблема мешает многим, объясните, почему это происходит. Покажите, что вы озабочены этими неприятностями. И, наконец, предложите решение. Так вы проявите себя хорошим членом команды. Вы стремитесь помочь коллегам, а не просто обеспечить собственный комфорт.

Отметьте, что проблема знакома адресату

Дайте адресату понять, что он отлично знает, о чем идет речь, – даже если он не в теме. Это приподнимет его в собственных глазах и поможет вам заработать очки. Чем выше должность босса, тем больше его заботит общая ситуация. Его не волнуют детали – во всяком случае, пока он не в курсе дела.

Лесть – мощное оружие. Предполагать, что руководитель чего-то не заметил, недопустимо. Всегда держитесь так, словно ему известна каждая мелочь. Непоколебимая вера в его могущество поможет вам быть услышанным. А может быть, и решить проблему.

Почаще используйте слово «we»

«We» – это отправитель и получатель. «We» исключает конфликт или противоборство.

«We» подразумевает единение. Используя слово «we», вы подчеркиваете, что вы – одна команда и работаете сообща. Вы не жалобщик – боже упаси! – вы прозорливый и инициативный сотрудник, который стремится решить проблему. Слово «we» поможет вам донести эту мысль до адресата.

Не будьте категоричны

Модальные глаголы «might» и «could» наряду с наречиями «possibly» и «probably» оставляют мяч на стороне адресата. Ваша цель – мягко склонить его к определенным действиям, а не загнать в угол.

Стремитесь стать лучше

Многим из нас случалось писать неудачные письма. Некоторые люди не могут забыть свои промахи. Есть даже те, кому неудачи наносят глубокую травму. Но если твердить: «Я никогда не научусь писать как следует», – можно и впрямь убедить себя в этом. Это не пойдет вам на пользу и будет мешать делать карьеру. Любой человек с нормальным уровнем интеллекта может научиться писать отличные письма.

Сетевой этикет

В e-mail вполне уместны сокращения. Язык электронных писем прям и чужд формальностей, поэтому сокращения – «I’ll», «he’s», «we’re» – здесь в порядке вещей. Отсутствие церемоний подчеркивает товарищеские отношения с коллегами. Кроме того, сокращения экономят время. Заменив «she would» на «she’d», мы ускорим мысленную обработку информации на несколько наносекунд. А в бизнесе дорогá каждая секунда работы мозга!

Однако бывают ситуации, когда лучше писать слова целиком. Такие официальные материалы, как юридическая документация или выговоры, не допускают использования сокращений. Они неуместны и в заявлениях, которые содержат резкую критику. «He will not» или «she would prefer» звучит более внушительно, чем «he won’t» или «she’d prefer».

Помните и еще об одном. Начинающие и неопытные писатели, а также те, для кого английский – не родной язык, обычно используют меньше сокращений, чем те, кто владеет письменной речью свободно. Сокращения ассоциируются с беглостью и хорошим слогом, а их отсутствие – с недостаточным знанием языка.

Чтобы найти те части письма, где можно было бы использовать сокращения, прочтите e-mail вслух. Если вы используете сокращения в речи, но забыли про них на письме, это поможет вам найти то, что вы пропустили, и улучшить текст.

Ответственность за ошибку

Doug,

Предмет обсуждения

Thank you for your e-mail supplying evidence that the GS6 Factor Emollient is not binding in Fork 8 Upgrade testing.

Признание

As GS6 Factor Supervisor, I personally verified the binding data before we shipped. It appears, however, that the Lumina lab providing the base emulsion complex is experiencing data-corruption problems.

Пояснение

The thickening agent is not consistently performing to standards. Consequently, the base emulsion complex is subject to rapid deterioration at temperatures inferior to 3C. Our GS6 lab, as you know, does not test in these conditions.

Кто отвечает за ошибку

Because our lab cannot be responsible for conditions we are unable to test for, I suggest you contact Joe Perkins, Director of Quality Control at Lumina, to arrange this matter. His email is [email protected]

Подтверждение доброй воли

If I can assist you further, please let me know.

Regards, Maria Houtling GS6 Factor Supervisor Vector, Inc. [email protected]

Инструменты

Столкнувшись с жалобой, радуйтесь, что вам сообщили о проблеме

Не обороняйтесь, если не хотите, чтобы вас сочли виноватым. Если ваша совесть чиста, вы не будете чувствовать себя обиженным. Лучше скажите спасибо, что вам сообщили о проблеме.