Kind Regards. Деловая переписка на английском языке - Дон-Мишель Бод

В процессе развития английского языка модальные глаголы в прошедшем времени (could, might, would, should) стали употребляться в качестве вежливых форм. Самый учтивый вариант вопроса начинается с «would».

Если написано: «Explain it to me», – это приказ. «Will you explain it to me?» – дает адресату шанс отказаться, хотя ситуацию контролирует отправитель. Но «Would you explain it to me?» – это просьба, скорее всего обращенная к вышестоящему лицу.

Избегайте глаголов «ought» and «shall»

В британском английском эти слова используются чаще, чем в американском, но даже в Великобритании они постепенно выходят из употребления. Сегодня они звучат странновато и слегка архаично. А ведь вам наверняка хочется быть современным человеком.

Сетевой этикет

E-mail позволяет начинать фразы с «And», «But» или «Or». Если вас учили, что это табу, пришла пора расстаться с привычными представлениями. Английский язык стремительно развивается, и вы должны идти с ним в ногу. Иначе вы рискуете прослыть старомодным там, где хотите выглядеть прогрессивным.

Язык электронной почты – одна из самых динамичных составляющих нашей речи, и вполне закономерно, что здесь немало нововведений. В электронных сообщениях появляется все больше фраз, которые начинаются с союзов. Эта тенденция отражается и на стиле бумажных документов. Такие конструкции все чаще встречаются в печатных СМИ и даже в постановлениях Верховного суда.

Союзы – удачное начало предложения, потому что они указывают на связь. «And» вводит дополнительную информацию. «But» показывает, что дальше последует возражение, а «Or» вводит альтернативу. Однако эти слова могут стоять не только в начале, но и в середине предложения. Решение о том, где поставить союз, зависит от смысловых акцентов.

В предложении: «I think so, but I’m not sure», – противопоставление выражено мягче, чем в конструкции: «I think so. But I’m not sure».

Описание процедуры

Dear Chem-Lab Team,

Предмет обсуждения

As we discussed in the weekly R&D meeting, visitors to the labs must adhere to new procedures. Effective immediately:

Первое

1. The visitor’s name and ID information must be filed on the Vector Security Clearance Site (VSCS).

Второе

2. The “Visitor Clearance Request Form” (VSCS-348X) must be completed at least two working days prior to the visit.

Третье

3. The form must briefly describe the reason for the visit (required clearances will be pulled up automatically).

Четвертое

4. A copy of the Visitor Clearance Request Form will be sent to your supervisor for approval, and you will be notified of the result.

Пятое

5. If your supervisor approves the visit and security clearances are met, you will be asked to fill out an “On-Site Visitor Form” (349X) also available on VSCS.

Шестое

6. Upon arrival at Vector Labs, the visitor will be required to present identification. He or she will also be required to submit to a mandatory search, including pat-down.

Седьмое

7. A security escort will be assigned to the visitor for the duration of the visit.

Подтверждение доброй воли

If you have any questions about the new procedure, please contact me or visit VSCS for more information.

Regards, Duncan McGiver Director, Vector Chemical Laboratories Vector Dimensional [email protected]

Инструменты

Уведомляя об изменении норм и правил, сохраняйте авторитетный тон

Обращаясь с просьбой, вы стараетесь быть любезным, чтобы расположить к себе того, от кого зависит решение вашей проблемы. Если речь идет о корпоративных принципах и процедурах, дело обстоит иначе. Корпоративные принципы – это изменение стратегии. Процедуры – инструкции, которые служат руководством к действию. Ни те ни другие не носят рекомендательного характера. Знакомя своих подчиненных с такими установлениями, делайте это твердым, не допускающим возражений тоном.

Перечислите этапы процедуры

Процедура – это определенный порядок действий. Опишите ее этапы как можно точнее. Придерживайтесь правильной последовательности. Впрочем, сделать это бывает нелегко.

Чтобы избежать путаницы при описании, разбейте процедуру на простые операции. Это поможет вам четко разъяснить суть дела, а адресату – понять требования компании с первого раза.

Описание процедуры должно быть предельно четким

Даже если вам хочется ограничиться кратким конспектом, не делайте этого. Вам нужно, чтобы сотрудники компании вели себя предписанным образом и вам не приходилось корректировать их действия в будущем. Шансы на успех растут, если описать политику компании чуть более официальным языком, чем обычно, – это помогает показать важность и серьезность информации. Кроме того, это подчеркивает правовой характер информации. Если вы вводите аббревиатуры, сразу расшифруйте их – даже для сотрудников со стажем. Внушительный тон дает понять: речь идет о правилах, которые должны соблюдаться неукоснительно. Для компании это закон. Из него нет исключений.

Это вы можете

Умение писать эффективные письма – навык, которому можно научиться. Он не требует природного дара или постоянного общения с наставником. Если вы освоили это мастерство, оно останется с вами навсегда.

Сетевой этикет

В деловом письме вполне уместны скобки. Как и предложения, которые начинаются с союзов, скобки применяются в e-mail шире, чем в бумажной корреспонденции. Люди часто недооценивают этот простой и удобный способ пояснить, дополнить или прокомментировать высказанную мысль.

Если обратиться к тексту письма, мы увидим: в случае «Vector Security Clearance Site (VSCS)» сокращение в скобках говорит о том, что эта аббревиатура еще встретится в остальной части документа. Вместо того чтобы сказать: «Я буду использовать эту аббревиатуру ниже», – достаточно поставить ее в скобки.

В другом месте упомянут «“On-Site Visitor Form” (349X)». Здесь скобки показывают, что данный бланк имеет определенный номер 349X. А в предложении: «The form must briefly describe the reason for the visit (required clearances will be pulled up automatically)» – в скобках дана дополнительная информация. Это избавляет от необходимости составлять отдельную фразу.

Скобки – удобный способ обозначить связь тех или иных сведений. Они вполне естественны в электронной почте, где главное – лаконичность и ясность.

Таблица стилей

В некоторых компаниях есть внутренние правила оформления писем. Списки таких требований называются таблицами стилей. Не так давно во многих компаниях были таблицы стилей для секретарей. Когда личных секретарей упразднили и руководители стали писать письма сами, таблицы стилей вышли из употребления. Однако теперь они появляются вновь.

Если в вашей компании нет таблицы стилей, сохраняйте примеры писем в отдельном файле. В дальнейшем вы можете использовать их в качестве образцов.

Призыв к коллективным усилиям

Jack, Lew,

Предмет обсуждения

I am writing to tell you that I need your support on the Lumina Allied team now more than ever.

Проблема

As you know, the IPO market has been hard hit in recent weeks, exactly when we’re preparing to go public. I am concerned that our can-do attitude is being replaced by a couldn’t-do – right at the time we need to carry the ball over the line and score!

Решение

Market trends are just that – market trends. They come, they go. We need to keep in mind that we’re not just selling a product – we’re selling to someone. That is the message I want you to pass to your teams: Who we’re selling to counts just as much as what we’re selling.

Вывод

And that’s exactly why we’re going to win. Our investors believe in our product, but they also believe they’re backing the best team. In fact, they believe in us so much that the subscriptions are being snapped up. We have to try as hard as we can in this final hour to get to the finish line and win.

Подтверждение доброй воли

I’ll see you at the 2:30 meeting later today.

Regards, Robin Brune Chief Information Officer Lumina Allied [email protected]

Инструменты

Оживите текст метафорами

Деловая переписка обязывает ставить разум выше эмоций, логику выше чувств, сдержанность выше экспрессивности. Но порой тексту нужен внутренний импульс – ведь мы апеллируем не только к мыслям адресата, но и к его чувствам. Это особенно важно, когда нужно убедить или мотивировать других людей.

И здесь на помощь приходит метафора. Она позволяет без лишних слов выразить целый спектр идей. Если вы говорите: «the sales reps huddled before the presentation», – вместо: «the sales reps spoke together before the presentation», – вы посылаете совершенно иной сигнал. Вторая фраза звучит нейтрально, первая имеет особый смысл и звучит чуть иронично.

Глагол «huddle» показывает, что эти люди работают вместе и вырабатывали общую стратегию решения проблемы. Кроме того, «huddle» ассоциируется с секретностью – похоже, торговые представители знают нечто, неизвестное прочим. Мы чувствуем, что эти люди готовятся к бою. Речь явно идет об избранных, среди которых нет аутсайдеров. Видимо, продажники постарались уладить внутренние разногласия, чтобы выступить единым фронтом.