Муза по расписанию: организация рабочего дня для творческих личностей - Жослин Глей

встречами, совещаниями и конференциями.

Глава 3

Управляйте технологиями и не позволяйте, чтобы они управляли вами

Как сделать так, чтобы новые технологии помогали эффективнее работать и счастливее жить

Любые технологии должны быть инструментом, помогающим нам в работе. Однако если мы дадим «слабину», они способны нас подчинить. Один из основателей журнала WIRED Кевин Келли писал: «Любая новая технология способна наделать много бед. Чем больше она нам помогает, тем больше вреда в состоянии принести».

У наших современников сложилось достаточно непростое отношение к новым технологиям. Часто нам кажется, что мы уже не в состоянии их контролировать. Время от времени мы обещаем себе, что убьем свой аккаунт в социальной сети, или жалуемся на то, что получаем слишком много писем по электронной почте. Однако факт остается фактом – мы зависим от технологий и никуда не можем от них деться: мы постоянно открываем социальные сети для того, чтобы написать пост, поделиться мыслью или опубликовать фотографию.

Конечно, можно во всех грехах винить новые технологии, однако на самом деле проблема исключительно в нас самих. Не стоит ни превозносить технологии до небес, ни переваливать всю вину за наши проблемы с больной головы на здоровую. Давайте взвешенно и продуманно оценим то, что сами изобрели.

Мы должны ответить на очень непростые вопросы. Почему мы почти маниакально открываем и закрываем социальные сети и входящий ящик электронной почты? Как с умом подойти к вопросу социальных сетей и электронной почты? И наконец, как почти рабская привязанность к гаджетам может отразиться на нашем умственном и физическом состоянии?

В эпоху технического прогресса всем творческим людям необходимо иметь представление о продуктивном и деструктивном поведении.

Электронные рассылки и как с ними бороться

Арон Дигнан

«У вас нет новых писем». Здорово, согласны? Мы уже пишем и отправляем сообщений по электронной почте больше, чем когда-либо. Но это еще далеко не предел, потому что со временем количество имейлов будет только увеличиваться. Согласно результатам исследований, проведенных Глобальным институтом МакКинси (McKinsey Global Institute), современные офисные работники тратят на прочтение сообщений электронной почты и ответ них двадцать восемь процентов своего рабочего времениXII. Не имеет значения, какой именно работой вы занимаетесь, но вполне возможно, что вы отдаете вашему почтовому ящику больше времени, чем он заслуживает.

Многие из нас находятся в перманентном состоянии войны с содержимым своих почтовых ящиков. В результате появилось много средств, помогающих организовать и уменьшить количество получаемых писем: специальных программ, дополнительных программных модулей, приложений, методов, технологий и советов. Получается, что, для того чтобы эффективно работать с электронной почтой, необходимо прочитать массу литературы. Вот основные постулаты, разработанные для того, чтобы мы не потонули в потоке электронных сообщений (замечу, что приведенный ниже список не является полным):

• Помечайте сообщения для того, чтобы их потом было проще найти.

• Установите программы-оптимизаторы работы с электронными сообщениями, которые будут осуществлять сортировку получаемых писем.

• Архивируйте имейлы.

• Используйте флажки и выделение цветом для большей визуальной видимости.

• Сортируйте сообщения по темам, отправителю и т. д.

• Автоматически превращайте имейлы в рабочие задания для того, чтобы не пропустить важной информации.

• Поставьте извещение о том, что отправленное вами письмо было прочитано.

• Откажитесь от получения информационных рассылок.

• Текст вашего сообщения не должен быть длиннее пяти предложений.

• Используйте аватары наподобие тех, которые встречаются в социальных сетях, для того чтобы видеть, от кого вы получили письмо.

Как же мы дошли до жизни такой? Почему для того, чтобы пользоваться имейлом, надо знать так много информации? Причина проста: электронные сообщения стали одним из основных способов получения и передачи информации, ведения диалога, напоминания о событиях, пересылки документов, фотографий, ссылок на видео– и аудиоматериал. Электронная почта – это наше лицо в Сети, пункт отправления и получения самой разной информации.

Можно утверждать, что имейл является электронным продолжением нашего мозга. Без сомнения, социальные сети и мобильные устройства «оттянули на себя одеяло» (возможно, их последующие поколения возьмут на себя весь трафик), тем не менее каждый из нас имеет почтовый ящик. Сложность заключается в том, что наши цифровые «я» (я@gmail.com) в состоянии переварить гораздо больше информации, чем наши физические тела. И так как средства, которые могли бы быть разработаны на основе искусственного интеллекта, пока еще отсутствуют, нам приходится разбираться с потоком писем лично.

Когда лично я задумываюсь о том, что входящий ящик моей электронной почты является продолжением моего мозга, то отсутствие в нем писем кажется мне палкой о двух концах. Если я надеюсь на то, что сообщения могут помочь мне в работе, подтолкнуть к новым идеям и приблизить к осуществлению целей, то отсутствие сообщений не будет меня радовать. И опять же я не хочу ежедневно воевать с содержимым своего почтового ящика. Я хочу, чтобы время, проведенное за прочтением сообщений, было полезным и помогало в моей работе. Ведь даже текст, который вы сейчас читаете, был отправлен мной по имейлу!

Перед тем как открыть письмо, вы должны задуматься, насколько важно вам знать то, что в нем написано. Надо ли мне будет незамедлительно писать ответ на это письмо? Может быть, я спокойно могу прочитать это письмо завтра? Может быть, в письме написано то, что понравится или будет полезно моим друзьям? Как много этому письму я должен уделить внимания, сколько я могу размышлять над его содержанием? Может быть, содержание этого письма поможет мне в моей жизни и в осуществлении моих проектов? И если поможет, то как? В общем, чтобы эффективнее управлять содержимым ящика входящих писем, я рекомендую следующее.

Не забывайте о сложных и долгосрочных задачах

У большинства из нас всегда готов список дел, которые необходимо закончить. Подавляющее большинство дел в этом списке простые. «Убраться на столе». «Написать Фреду по поводу дедлайна». «Отправить счет». Кроме этого, у нас есть список долгоиграющих планов, целей и устремлений, которые в двух словах выразить на бумаге бывает сложнее, потому что для их достижения нужно много времени и усилий.

Осуществление сложных и долгосрочных задач зависит от затраченного времени и усилий и имеющихся возможностей. Некоторые из нас, возможно, хотят написать книгу. Другим очень хочется съездить в Перу. Третьи мечтают о личной встрече со своим кумиром. Задачи, связанные с потенциальными деловыми связями и личностными отношениями между людьми, сложнее каталогизировать и разбить на маленькие шажки, постепенно ведущие к намеченной цели. Для того чтобы вы не забывали о