Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса - Дэвид Аллен

Занимайтесь спонтанной работой по мере ее возникновения не потому, что это путь наименьшего сопротивления, а потому, что эта работа – самое важное из того, что вы должны сделать, по сравнению со всем остальным.

Шестиуровневая модель обзора собственной работы

Шесть уровней работы, как мы видели в главе 2 в разделе «Шестиуровневая модель обзора собственной работы», можно рассмотреть в терминах высоты, как этажи здания:

• Горизонт 5: Миссия и принципы

• Горизонт 4: Видение

• Горизонт 3: Цели

• Горизонт 2: Зоны ответственности и внимания

• Горизонт 1: Текущие проекты

• Основание: Текущие действия

Вполне логично, что каждый из этих уровней должен сочетаться с вышестоящим уровнем и его усиливать. Иными словами, ваши приоритеты будут организованы в иерархическом порядке сверху вниз. В конце концов, если телефонный звонок, который вам нужно сделать, противоречит вашим жизненным принципам и установкам, вы не станете его делать, чтобы оставаться в ладу с собой. Если ваша работа не отвечает тому, где вы хотите оказаться через год, стоит еще раз задуматься над зонами своего внимания и ролями, если вы хотите добиться своей цели с максимальной продуктивностью.

Ваша работа состоит в том, чтобы понять, в чем состоит ваша работа, а затем полностью посвятить себя ей.

Будда

Рассмотрим первый пример снизу вверх. Телефонный звонок, который вам нужно сделать (действие), касается сделки, над которой вы работаете (проект), что повысит уровень продаж (зона ответственности). Именно эта сделка обеспечила бы вам возможность занять более высокую должность в отделе продаж (профессиональная цель) благодаря новому рынку, на который стремится выйти ваша компания (видение компании). А это приблизит вас к тому уровню жизни, о котором вы мечтаете, как в финансовом, так и в профессиональном плане.

Или, положим, вы приняли решение, что больше не хотите работать на кого-то, а будете раскрывать свой уникальный талант в определенной, важной для вас области (жизнь). Вы открываете собственное дело (видение), имея перед собой краткосрочные операционные цели (профессиональная цель). При этом у вас появляются важные роли, которые вы должны выполнять, чтобы процесс шел (обязанности), и некоторые вполне конкретные результаты (проекты). По каждому из этих проектов есть то, что вы должны выполнить, как только сможете (следующие действия).

Здравый подход для обретения контроля над ситуацией и спокойствия и достижения высокой продуктивности состоит в сбалансированном управлении всеми уровнями. На любом из них важно определить все открытые вопросы, все незавершенные задачи и все ваши обязательства. Все они, сознательно или бессознательно, обусловлены стремлениями и давлением этих множественных уровней внутри вас. Без принятия и объективной оценки текущей ситуации, не имея уверенности в том, что вы справитесь и воплотите свою мечту, всегда сложно плыть к новым берегам. Что у вас в электронной почте? Какие проекты вы хотели начать или завершить с детьми? Что может подвигнуть вас на перемены или на творчество в следующие несколько месяцев или лет? Все это – открытые вопросы в вашей голове, хотя иногда нужен более глубокий анализ, чтобы определить более масштабные цели и устремления.

Достичь успеха проще всего там, где вы находитесь, и теми средствами, которыми располагаете.

Чарльз Шваб, промышленный магнат

Какое волшебство – полностью проживать каждый момент жизни! Я всегда поражался силе чистого наблюдения за тем, что происходит, что является истиной в этот момент. Конструктивными (а возможно, абсолютно необходимыми и очевидно полезными) могут быть такие действия, как детальный анализ своего финансового положения, сбор исторических сведений о компании, которую вы покупаете, или выяснение, что именно наговорили друг другу участники межличностного конфликта.

Добиться результата и получить моральное удовлетворение от этого означает готовность осознать, воспринять и должным образом справляться со всеми вопросами, занимающими ваше сознание. Это необходимо, чтобы овладеть искусством достижения высокой продуктивности без стресса.

Использование подхода «снизу вверх»

Для того чтобы привести к единому знаменателю все уровни своей жизни, вы, что вполне логично, можете начать прояснять их сверху вниз. Найти свое предназначение на Земле. Определить, какой образ жизни и какая профессиональная сфера лучше всего подходят для исполнения этого предназначения. Какая работа и личные отношения помогут двигаться в этом направлении? Какие ключевые действия нужно осуществить прямо сейчас и что вы физически можете сделать как можно скорее, чтобы сдвинуться с места?

У вас всегда достаточно возможностей для определения приоритетов на любом уровне. Обращайте внимание на то, каким уровнем горизонта вам хочется заняться.

Вы можете заняться своими приоритетами на любом уровне в любой момент. Я всегда знаю, какие конструктивные шаги могу предпринять, чтобы повысить свою осведомленность и концентрацию на каждом уровне. У меня никогда не бывает недостатка в перспективах, которые надо обдумать, в целях, которые нужно переоценить, в проектах, которые необходимо определить или запланировать, или в действиях, требующих моего решения. Секрет в том, чтобы научиться уделять внимание нужным вещам в нужное время, чтобы поддерживать ясность мыслей и ощущение присутствия.

Поскольку все задачи будут определяться главным образом исходя из приоритетов более высокого уровня, любую расстановку приоритетов разумнее всего начинать сверху. Если, например, вы потратили время на расстановку приоритетов в работе, а затем осознали, что это не та работа, которой стоило заниматься, то может оказаться, что вы зря потеряли время и силы, которые лучше было бы посвятить поискам желаемой работы. Если вы не контролируете ситуацию на уровне реализации (текущие проекты и действия) и не верите, что способны должным образом управлять этими уровнями, то попытки управлять своей жизнью сверху вниз часто оборачиваются разочарованием.

Попытки управлять своей жизнью сверху вниз, если вы не контролируете нижние уровни, могут оказаться наименее эффективным подходом.

С практической точки зрения я рекомендую двигаться снизу вверх. В процессе консультаций я наблюдал оба подхода в действии и с позиции долгосрочной пользы могу с уверенностью заявить, что стратегия, когда клиент сначала брал под контроль свою текущую повседневную деятельность, а затем расширял горизонт фокуса, никогда не подводила.

Основная причина, по которой направление работы должно идти снизу вверх, состоит в том, что это помогает для начала расчистить свое внутреннее пространство и позволяет творческому вниманию сконцентрироваться на более значимых, но неясных перспективах, которые вам требуется для себя определить. Кроме того, эта методика очень гибка и включает универсальные приемы мыслительного и организационного процессов, которые эффективны вне зависимости от сферы применения. Вот почему ее стоит освоить независимо от того, какие насущные проблемы вы решаете в данный момент. Если вы переключитесь на что-то другое, эта методика поможет вам приспособиться к новым условиям максимально быстро. Не нужно много времени, чтобы изменить видение или цель, но умением взяться за исполнение этой новой цели планомерно, сконцентрированно и без стресса необходимо овладеть. Осознание того, что вы это можете, позволит вам выйти на новый уровень в игре. Это откроет перед вами большие возможности.

Приведите в порядок то, что требует вашего внимания, и вы узнаете, что на самом деле требует вашего внимания.

За долгие годы практики я понял, что важнее всего справиться с тем, о чем вы больше всего думаете в настоящий момент. То, что вы сами не хотите придавать этому большого значения, не играет никакой роли. Вы уже об этом думаете, и на то есть причина. Конечно, задачу «Купить кошачий корм» вряд ли можно отнести к высокоприоритетным, но если именно это больше всего беспокоит вас в данную минуту, то ее решение будет в некотором роде делом номер один. Как только вы справитесь с тем, что занимает ваше внимание, вы освободите свое сознание для того, что на самом деле должно занимать ваше внимание. А когда вы справитесь с этим, то увидите, что на самом деле должно занимать ваше внимание, и так далее. Практически все руководители без исключения, с которыми мне доводилось работать, больше всего были измотаны управлением своей рутинной деятельностью: электронными письмами, встречами, командировками, проектами, идущими не по плану, и т. д. Когда им удавалось упорядочить все это и взять под контроль, их внимание неизменно переключалось на зоны ответственности и интереса более высокого уровня: на семью, карьеру, качество образа жизни. Так что не стоит беспокоиться о том, какой уровень горизонта или аспект вашей жизни является самым приоритетным, чтобы привести его в порядок. Просто беритесь за то, что волнует вас сейчас. Когда вы это сделаете, то поймете, что действительно для вас важно, и сможете справиться с этим более эффективно[46].