Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса - Дэвид Аллен

Нейтральное состояние – это когда вы не устремляетесь вперед слишком поспешно и не двигаетесь слишком медленно. «Нейтральный» не означает «пассивный». Это размеренное движение, позволяющее новой информации и новым возможностям появляться прежде, чем вы предпринимаете дальнейшие действия. Находясь в нейтральном состоянии, вы повышаете свою чувствительность и интуитивные способности. Нейтральное состояние – это плодотворная почва для роста новых возможностей.

Док Чайлдре, ученый

После этого можно сконцентрироваться на разработке конкретных проектов, которые уже определены, но еще не конкретизированы, как вы того хотели бы. Убедитесь, что вы готовы к такой вертикальной обработке проектов.

10. Контроль над проектами

В ГЛАВАХ с четвертой по шестую рассказывалось обо всех методах и приемах, необходимых, чтобы выбросить все из головы и принимать интуитивные решения о том, что и когда делать. Это горизонтальный уровень – все, что требует вашего внимания в «горизонтальной жизненной плоскости». Финальным элементом пазла является вертикальный уровень – глубокий анализ и самые смелые планы, которые могут в полной мере раскрыть ваш творческий потенциал. Возможно, вы действительно прояснили желаемые результаты и следующие действия по самым различным проектам и обстоятельствам, однако не исключено, что когда-нибудь вам захочется еще раз подойти к ним более творчески и детально.

Это возвращает нас к усовершенствованию процесса проектного планирования.

Потребность в менее формальном планировании

После многолетней работы с тысячами специалистов «на местах» с уверенностью заявляю, что практически любой человек мог бы уделять больше времени планированию своей личной жизни и профессиональной деятельности, мог бы заниматься планированием чаще и подходить к этому процессу менее формально. Это в значительной мере избавило бы нас от стресса и обеспечило огромные творческие результаты с минимальными усилиями.

Каждый успешный проект в середине его реализации кажется катастрофой.

Розабет Мосс Кантер, профессор Гарвардской школы бизнеса, консультант

Я обнаружил, что самая значительная возможность усовершенствования процесса планирования не требует сложных технологий, которыми иногда пользуются профессиональные управленцы (к примеру, диаграммы Ганта[47]). Большинство людей, которым они необходимы, уже применяют их или по крайней мере имеют доступ к обучающим материалам и программному обеспечению, позволяющим их освоить. В действительности нам нужно научиться в большей мере задействовать творческое, конструктивное мышление, чем мы используем (или могли бы использовать) на практике.

Основная причина, почему нам не хватает эффективного мышления, заключается в недостатке структурированных и простых систем для управления бесконечным объемом информации и деталей, возникающих в результате. Именно поэтому я выступаю за подход «снизу вверх». Если вы не в состоянии контролировать свои текущие обязательства, то будете бессознательно отторгать целенаправленное планирование. Однако когда вы начнете применять эти методы, то почувствуете, что они освобождают пространство для творческого и конструктивного мышления. Если ваши действующие системы и привычки позволяют реализовывать ваши идеи, то ваша продуктивность может повыситься в геометрической прогрессии.

Необходимо наладить системы и приемы, которые помогут вам анализировать проекты и сложившиеся обстоятельства чаще, проще и глубже.

В главе 3 я достаточно подробно описал пять этапов планирования проекта от стадии замысла до практической реализации.

Далее приведены практические советы и технические приемы, способствующие неформальному процессу естественного планирования. Хотя все мои советы основаны на соображениях здравого смысла, люди следуют им далеко не так часто, как могли бы. Пользуйтесь ими всегда, когда это возможно, вместо того чтобы прибегать к ним только в процессе крупных официальных встреч.

Какие проекты следует планировать?

Бо́льшая часть задач, которые вы поместили в свой список проектов, не требует особого планирования: вы просто их обдумываете и принимаете решение по следующему конкретному действию. Например, для задачи «Пройти диагностику автомобиля» планирование будет заключаться в том, чтобы найти в интернете ближайший сервисный центр с такой услугой, а затем договориться о времени.

Однако два типа проектов требуют хотя бы минимального предварительного планирования: 1) те, которые по-прежнему нуждаются в вашем внимании после того, как вы определили следующие действия по ним; 2) те, по которым неожиданно возникают потенциально полезные идеи и детали.

Первый тип – проекты, о которых вы знаете, что по ним еще необходимо решить и организовать ряд вопросов, – требует более детального подхода, чем простое определение следующего конкретного действия. Для них необходимо более последовательно применять один или несколько из четырех шагов естественной модели планирования: миссия и принципы, видение/результат, мозговой штурм и/или организация.

Второй тип – проекты, по которым идеи появляются неожиданно, когда вы находитесь на пляже, за рулем автомобиля или на деловой встрече, – требует создания должного места для сбора всех этих идей. Там они могут накапливаться до момента дальнейшего использования по мере необходимости.

Проекты, следующие действия по которым связаны с планированием

Возможно, прямо сейчас у вас есть несколько занимающих ваши мысли проектов, которые вы хотели бы детализировать и взять под контроль. Может быть, в скором будущем предстоит важная встреча, и вам необходимо подготовить к ней материалы и повестку дня. Или вам только что поручили координировать проведение ежегодной конференции для деловых партнеров, и теперь вам нужно как можно быстрее организовать этот процесс, чтобы делегировать конкретные задания сотрудникам. Или нужно спланировать предстоящее семейное торжество. Если вы еще этого не сделали, определите следующее действие прямо сейчас: это положит начало процессу планирования в каждом случае – и запишите это действие в соответствующий список. Затем продолжите выполнять следующие шаги процесса планирования.

Стандартные шаги процесса планирования

Стандартными этапами процесса планирования являются ваш собственный мозговой штурм и сортировка материала, организация деловых встреч и сбор информации.

Мозговой штурм. Некоторые проекты, занимающие в данный момент ваше внимание, потребуют от вас обдумывания в свободной форме. Это, в частности, касается тех проектов, по которым вы еще не определили следующие действия. В этом случае следующее действие будет: «Набросать идеи относительно Х».

Вы должны решить, где и как планируете выполнить определенное вами действие, чтобы знать, в какой список поместить напоминание о нем. Нужен ли вам для мозгового штурма компьютер или вы предпочитаете записывать свои мысли на бумаге от руки? Я могу выбрать любой носитель в зависимости от того, что подсказывает мне моя интуиция. В моем случае это следующее действие попадает либо в список «За компьютером», либо в список «Где угодно» (поскольку я в состоянии рисовать ассоциативные карты или делать заметки где бы ни находился, если у меня под рукой есть ручка и листок бумаги).

Организация материалов. У вас могут быть проекты, по которым уже накопилось определенное количество записей и разных вспомогательных материалов, и вам нужно просто рассортировать их и структурировать. В этом случае следующим действием будет, вероятно, структурирование материалов по проекту Х. Если для этого необходимо находиться в офисе (потому что именно там хранятся все папки и вам не хотелось бы переносить их с места на место), это действие попадет в список действий «В офисе». Если вы носите материалы по проекту с собой – в папке или в каком-то цифровом устройстве, – то напоминание о необходимости структурировать материалы по проекту Х попадет в список «Где угодно», если вы планировали сортировать материалы вручную, или в список «За компьютером», если вы собирались использовать текстовый редактор, электронный планировщик или другое ПО для создания презентаций, ассоциативных карт или проектного планирования.

Одним из величайших препятствий на пути повышения организационной (и семейной) продуктивности является отсутствие решения со стороны кого-либо о необходимости проведения встречи и о составе ее участников, чтобы сдвинуть проект с мертвой точки.