Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса - Дэвид Аллен

Я заметил, что люди гораздо успешнее справляются с непредвиденными обстоятельствами и кризисами, чем с обработкой, организацией, обзором и оценкой той части своей работы, которая не настолько очевидна. Легче заняться тем, что «срочно», особенно когда накопилось много необработанных и относительно неконтролируемых задач на рабочем столе, в ящике электронной почты и в голове.

Многое в нашей личной жизни и на работе просто сваливается как снег на голову и становится приоритетом. Характер работы большинства специалистов (и родителей с маленькими детьми!) требует, чтобы они постоянно были готовы к выполнению новых задач, в каких бы формах те ни возникали. Скажем, вы не можете отказать начальнику, когда он неожиданно появляется в дверях вашего кабинета и хочет что-то с вами обсудить. Или получили задание от руководителя, и теперь вам нужно отложить в сторону все остальные запланированные дела. Заполняя форму заказа одного из ваших основных клиентов, обнаружили серьезную проблему, и вам необходимо уладить ее прямо сейчас. Или у вашего ребенка начался сильный кашель.

Все эти ситуации понятны, тем не менее дискомфорт начинает нарастать, если вы не пересматриваете другие действия из ваших списков и не обсуждаете их с заинтересованными лицами. Постоянные жертвы и отказ от выполнения запланированной работы возможен только в том случае, когда вы точно знаете, что вы не делаете. Для этого необходимо регулярно обрабатывать корзину «Входящие» (определяя работу) и периодически проводить обзор всех своих списков с заранее запланированными делами.

Быть успешным – значит научиться пользоваться планом Б.

Неизвестный автор

Осознанно решая заниматься спонтанно появившейся работой вместо запланированной, вы действуете наиболее продуктивно. Однако большинству людей необходимо значительно улучшить способы обработки, управления и пересмотра всех своих полных списков проектов и действий. Если, погрузившись в срочные дела, вы чувствуете дискомфорт из-за тех задач, которые пришлось отложить, результатом будут только разочарование и недовольство. Вину за стрессы и снижение эффективности зачастую возлагают на сюрпризы. Тем не менее, если вы точно знаете, что делаете и чего не делаете, сюрпризы – это только еще одна возможность проявить свою гибкость и творческий подход для достижения блестящего результата.

Все неприятные «сюрпризы» – это просто неправильно управляемая информация.

Еще одна причина, по которой люди негативно воспринимают неожиданные просьбы или требования, состоит в том, что они не доверяют собственным системам и образу действий и не способны просто добавить «закладку», касающуюся любого требующегося действия или той работы, которой они занимаются в данный момент. Они знают, что им нужно что-то предпринять по поводу спонтанно появившейся новой работы, но не верят, что простое напоминание в их корзине «Входящие» обеспечит своевременное выполнение просьбы. Поэтому они бросают работу, которой занимались, и немедленно принимаются за то, о чем их попросили, попутно жалуясь, как им мешают такие неожиданные вторжения в их жизнь. Хотя фактически все эти «вторжения» – не просто неправильно управляемые обстоятельства.

Кроме прочего, если слишком долго игнорировать корзину «Входящие» и списки действий, то случайные вопросы, попавшие туда, могут позже всплыть на поверхность в виде аварийных ситуаций, еще больше увеличив количество неожиданной и срочной работы.

Для многих людей неиссякаемый поток очевидных спонтанных дел становится удобным предлогом, чтобы избежать ответственности за планирование своей деятельности и управление списками задач. Так просто поддаться искушению заняться не слишком важными делами, которые уже под рукой, особенно если корзина «Входящие» и персональная система организации вышли из-под контроля! Часто стиль управления «путем решения возникающих вопросов» служит лишь попыткой убежать от беспорядочного нагромождения разной непонятной информации.

Именно здесь в полной мере проявляется необходимость в методологии Getting Things Done. Большинство людей выросло в мире, где не требовалось четко определять границы работы и управлять огромным количеством открытых вопросов. Но когда вы разовьете в себе навыки и привычки быстро обрабатывать входящую информацию и помещать ее в четкую систему, вам станет гораздо проще доверять своим внутренним суждениям о том, что вы делаете, что отложили и чем начали заниматься вместо этого.

Балансировка повседневной работы

Достигнув определенного уровня мастерства, вы с быстротой молнии сможете переступать с одной ноги на другую. Представьте себе ситуацию: вы обрабатываете корзину «Входящие», а в кабинет заходит ваш помощник, чтобы сообщить вам о чем-то, что требует вашего немедленного внимания. Никаких проблем: вы просто оставляете корзину «Входящие» и электронную почту, чтобы вернуться к ним позже. Пока вы ждете соединения по телефону, можете просматривать списки действий, чтобы выбрать, чем вы займетесь после этого телефонного разговора. Когда ваш маленький ребенок ползает в гостиной и у вас нет серьезной работы, можно поискать информацию в интернете, выполняя пункт из списка «За компьютером». Ожидая начала встречи, проработайте папку «Прочитать/просмотреть», которую захватили с собой. А если непредвиденный разговор с начальником сокращает остающееся до следующей встречи время до двенадцати минут, вы с легкостью найдете, чем заняться и в этот промежуток времени.

Однако всякий раз можно делать только что-то одно. Если вы остановились с кем-то поговорить, вы не работаете со списками и не анализируете входящую информацию. Проблема в том, чтобы чувствовать уверенность по поводу того, что вы все-таки решили делать.

Как вы делаете свой выбор? Он основывается на вашем интуитивном суждении, насколько важна неожиданно появившаяся работа по сравнению со всем остальным. Сколько еще времени вы можете не обрабатывать корзину «Входящие», не проводить обзор всех материалов и при этом сохранять уверенность, что вы принимаете верные решения о своих действиях?

Игнорировать непредвиденное (даже если это было бы возможно) означает жить без возможностей, без спонтанности и насыщенных моментов, из которых, собственно, и состоит жизнь.

Стивен Кови, консультант по вопросам управления

Люди часто жалуются на отвлекающие факторы, которые мешают им выполнять их работу. Однако они неизбежны. Когда вы начнете с легкостью справляться со входящей информацией и станете достаточно организованным, чтобы продуктивно использовать появляющееся свободное время, вы сумеете быстро переключаться с одного задания на другое. Вы сможете обрабатывать электронные письма в процессе телефонного совещания. Результаты исследований свидетельствуют о том, что человек не может работать в режиме многозадачности, то есть концентрировать внимание на нескольких задачах одновременно. Если вы храните всю информацию только в голове, вы будете пытаться внутренне поместить себя в режим многозадачности. Это психологически невозможно и для многих является источником стресса. Если у вас есть методика помещения незавершенных вопросов во внешнюю систему, ваше внимание может перемещаться с одной задачи на другую и обратно с точностью мастера единоборств, который, кажется, сражается с четырьмя противниками одновременно, но в действительности просто быстро переключает внимание.

Тем не менее, даже если у вас черный пояс по сбору и определению того, что происходит, вы должны научиться делать быстрый и правильный выбор между многочисленными задачами, чтобы поддерживать баланс между направлениями деятельности вашего рабочего процесса. Ваш выбор по-прежнему должен соотноситься с вашим пониманием сущности и целей работы.

Способность эффективно справляться с неожиданностями является конкурентным преимуществом и основным фактором душевного спокойствия и уверенности в жизни. Но в какой-то момент, если вы не сможете удержать ситуацию под контролем, то, что вы занимаетесь только текущими задачами, снизит вашу продуктивность. Наконец, чтобы точно знать, нужно ли вам прекратить что-то делать и заняться вместо этого чем-либо другим, у вас должно быть полное представление обо всех ваших обязательствах и о том, как они соотносятся между собой с точки зрения более широкой перспективы. Единственный способ достичь этого – правильно оценивать свою личную жизнь и работу с позиции разных уровней горизонта.

Занимайтесь спонтанной работой по мере ее возникновения не потому, что это путь наименьшего сопротивления, а потому, что эта работа – самое важное из того, что вы должны сделать, по сравнению со всем остальным.