Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса - Дэвид Аллен

Дополнительное преимущество мышления с позиции перспективы в том, что вы обретаете невероятную гибкость и отказываетесь от формализма при постановке целей. Значительные изменения в этой области впервые произошли в мире технологий, когда концепция «гибкого программирования»[42] стала нормой для успешных стартапов. Создайте себе общее видение, постарайтесь максимально детально представить себе возможный результат, начните производить какой-то продукт в качестве первого взаимодействия с клиентами, а затем «динамично развивайте» как свое видение, так и способ реализации на основе реальной обратной связи от реального мира. Суть в следующем: позитивное мышление чрезвычайно важно и интересно, но оно наиболее эффективно, когда есть уверенность, что задуманное будет исполнено с учетом реальной ситуации.

Объективная реальность никогда не бывает перегруженной или растерянной – таким может быть только человек в зависимости от того, как он взаимодействует с внешним миром.

Итак, мы подошли к самому важному вопросу методологии индивидуального сбора, обработки, сортировки и пересмотра задач: сейчас среда, 9:22 утра. Чем вы занимаетесь?

9. Выполнение: выберите оптимальные действия

КОГДА ДЕЛО ДОХОДИТ до реальной повседневной работы, как вы принимаете решение, чем заняться в конкретный момент?

Всегда и полностью доверяйте своей интуиции. Впрочем, вы можете многое сделать, чтобы усилить это доверие.

Как я уже говорил, мой совет прост: прислушайтесь к голосу сердца. Или души. Или, если эти слова уже набили оскомину, воспользуйтесь другими: «шестое чувство», «внутреннее чутье», «спинным мозгом чувствую», «интуиция подсказывает» – все что угодно, что заставит вас сделать шаг назад и отдаться на волю того, что вы считаете источником своей внутренней мудрости. Вы знаете, что я имею в виду, если вам приходилось принимать не только взвешенные и тщательно продуманные решения, но и спонтанные, основанные исключительно на интуиции.

Это не значит, что вы пускаете свою жизнь на самотек (если вы, конечно, на самом деле этого не делаете). Я и сам на определенном жизненном этапе из упрямства пошел по этому пути и могу с уверенностью сказать, что полученные уроки были, безусловно, ценными, хотя, возможно, и необязательными[43].

Я выделил три основных подхода, которые очень помогут при определении дальнейших действий (см. главу 2, «Три модели принятия решений»):

• модель принятия решений на основе четырех критериев;

• модель анализа повседневной работы;

• шестиуровневая модель обзора собственной работы.

Они приведены здесь в обратном иерархическом порядке, то есть зеркально отражают типичный стратегический подход к анализу деятельности сверху вниз. В рамках методологии Getting Things Done я считаю целесообразным прорабатывать их именно снизу вверх. Это значит, что я начну с уровня повседневной работы.

Модель принятия решений на основе четырех критериев

Помните, что ваш выбор текущих действий определяется следующими четырьмя критериями в таком порядке:

• контекст;

• запас времени;

• запас энергии;

• приоритетность.

Рассмотрим каждый из них с точки зрения того, как лучше структурировать свои системы и действия, чтобы воспользоваться преимуществами этих критериев.

Контекст

Первое, о чем стоит задуматься в любой конкретный момент: чем вы можете заняться там, где находитесь, с имеющимся у вас набором инструментов? Есть ли у вас под рукой телефон? Вы можете связаться с человеком, с которым хотели бы лично обсудить три пункта повестки дня? Вы находитесь в магазине, где вам нужно что-то купить? Если вы не можете совершить действия, потому что находитесь не в том месте или не располагаете нужными инструментами, то об этом не стоит и беспокоиться.

Как я уже отмечал, полезно составлять напоминания о действиях по контексту: «Звонки», «Дома», «За компьютером», «Поездки», «Повестка встречи для Джо», «Повестка встречи для планерки» и т. д. Поскольку при выборе действий вы в первую очередь руководствуетесь контекстом, отсортированные таким образом списки позволяют избежать ненужных повторных размышлений, чем заняться. Если в одном списке у вас собраны все задачи, но их выполнение требует разных контекстов, вам придется постоянно переосмысливать все пункты списка.

Если вы приехали на встречу с клиентом в его офис и узнали, что начало встречи откладывается на 15 минут, вы вполне можете воспользоваться своим списком «Звонки» и продуктивно потратить выдавшиеся свободные минуты. Ваши списки должны быть составлены так, чтобы вы могли видеть, чем можно заняться в любой момент.

Свобода – это когда вы комфортно чувствуете себя в своих рамках.

Роберт Фрост, поэт

У способа организации напоминаний по контексту есть еще одно весомое преимущество: оно само по себе побуждает вас определить, какое следующее действие необходимо предпринять по поводу каждого из ваших открытых вопросов. Все мои списки действий организованы по этому принципу, поэтому я должен выбрать следующее конкретное действие по какому-то вопросу, чтобы понять, в какой именно список поместить напоминание о нем. (Требует ли это действие наличия компьютера? телефона? чтобы я был в магазине? разговаривал с супругой?) Людям, составляющим списки действий «Разное» (то есть без привязки к контексту), часто бывает сложно принимать решения о следующих действиях.

Я часто советую своим клиентам структурировать списки по категориям на самых ранних этапах при обработке корзины «Входящие», так как это автоматически создает привязку проектов к реальным действиям, которые нужно выполнить, чтобы продвинуться к завершению проекта.

Творческая сортировка по контексту

Когда эти приемы войдут в привычку, у вас неизбежно появятся собственные неординарные способы формировать свои категории по контексту так, чтобы они соответствовали вашей ситуации. Хотя традиционными вариантами остаются сортировка по местоположению или необходимому инструментарию, часто приходят в голову другие уникальные и полезные способы систематизировать свои напоминания.

Если мне предстоит длительная поездка, я обычно создаю временную категорию «Перед поездкой», куда переношу все задачи из всех остальных своих списков, которые должен завершить до того, как уеду. Таким образом у меня получается всего один список, за которым мне нужно следить, пока я не выполню все его пункты. На каком-то этапе у меня было много следующих действий, связанных с литературной работой и требовавших особого творческого настроя. Хотя эти действия относились к категории «За компьютером», для их выполнения был нужен совершенно иной настрой и время, чем для выполнения обычных действий за компьютером. Более продуктивным решением для сохранения концентрации стало выделение напоминаний об этих действиях в отдельный список «Литературное творчество». Сейчас я разделяю свой список задач за компьютером на те, что требуют наличия интернет-соединения, не требуют такового и просто на обзор интернета (потенциально интересные или забавные вещи в сети).

За многие годы практики мне довелось наблюдать, как люди эффективно пользовались такими категориями, как «Мозги отключены» (для простейших операций, не требующих мыслительных усилий) и «Меньше пяти минут» (для получения моментальной отдачи). Для кого-то оказалось более удобным систематизировать свои напоминания по зонам внимания в личной жизни и на работе: «Финансы», «Семья», «Административные вопросы» и т. д. Недавно кто-то поделился со мной своей находкой создавать категории действий на основе эмоциональной отдачи от их выполнения: помощь другим, достижение жизненной стабильности, накопление благосостояния и т. д. Нет «правильного» способа структурировать списки следующих действий; единственный критерий – что работает в вашем случае. И эта часть системы будет меняться в соответствии с изменениями, происходящими в вашей жизни[44].

Если вы только начали знакомство с этой методологией, все описанные детали могут показаться вам ненужными или избыточными. Просто имейте в виду, что, когда вы действительно определите все следующие шаги, которые должны сделать для выполнения своих обязательств в личной жизни и профессиональной деятельности, вероятно, их число перевалит за сотню. Для того чтобы в полном объеме пожинать удивительные плоды высокой эффективности внешней системы, вам не обойтись без подобного детального управления этим базовым уровнем своей работы.

Запас времени

Вторым критерием при выборе действия является запас времени, находящегося в вашем распоряжении до того, как вам придется заняться чем-то другим. Если через десять минут у вас должна начаться встреча, вероятно, вы займетесь не тем, за что взялись бы, располагая двумя свободными часами.