Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса - Дэвид Аллен

В то время как Горизонт 5 (миссия и принципы) является самым важным контекстом для расстановки приоритетов, практика показывает, что, когда мы понимаем все уровни работы, в которую вовлечены, особенно уровни Основания и Горизонта 1, мы получаем большую степень свободы и больше ресурсов для выполнения более глобальных задач. Если ваш корабль идет ко дну, вам уже неважно, в какую сторону он направлялся! Хотя подход «снизу вверх» не является концептуальным приоритетом, с практической точки зрения это критический фактор для достижения сбалансированной, продуктивной и комфортной жизни.

Основание. Первым делом нужно убедиться, что все ваши списки дел являются полными. Это само по себе может оказаться непростой задачей. Те, кто подойдет к этому со всей ответственностью, могут обнаружить, что осталось еще много всего, о чем они забыли, записали не туда или просто не заметили.

Если помимо календаря у вас не накопилось по крайней мере пятидесяти ваших следующих действий и тех, что вы ожидаете от других, включая все повестки дня для встреч и людей, я сомневаюсь, что вы действительно собрали абсолютно все. Хотя, если вы тщательно следовали всем рекомендациям и шагам, приведенным в части 2, возможно, вы справились с этой задачей. Если же нет, но все-таки хотите разобраться с этим уровнем, выделите определенное время и тщательно проработайте главы с четвертой по шестую в режиме реального времени.

Когда вы приведете этот уровень контроля в актуальное состояние, у вас автоматически появится более обоснованное восприятие текущих приоритетов: добиться этого по-другому практически невозможно.

Горизонт 1. Завершите свой список проектов. Действительно ли он охватывает все ваши обязательства, требующие от вас более одного действия? Это определит границы еженедельного распределения вашей деятельности и позволит освободить сознание на более продолжительные промежутки времени.

Если вы сформируете полный список всего того, что хотели бы видеть в своей личной жизни и на работе на этом уровне, то обнаружите, что необходимо предпринять определенные действия, чего прежде даже не осознавали. Одно лишь создание этого объективного списка даст вам более прочную основу для принятия решений, чем заняться, когда у вас появляется немного свободного времени. Когда люди обновляют свои списки проектов, они обязательно обнаруживают сразу несколько шагов, которые могут выполнить, чтобы сдвинуть намеченные дела с места.

Полное определение текущей работы на всех уровнях автоматически обеспечит вам большую степень концентрации, соответствия и приоритетов.

Лишь у единиц эта информация бывает четко определена и доступна в удобной форме. Прежде чем обсуждать, что должно быть сделано сегодня после обеда, убедитесь, что эта информация у вас под рукой.

Если вы применяете на практике методологию Getting Things Done, то ваш список проектов будет именно таким, каким должен быть. Большинству наших клиентов обычно требуется от десяти до пятнадцати часов, чтобы собрать, обработать и организовать свои материалы настолько, чтобы можно было доверять своей системе.

А для того чтобы достичь состояния «сознание как вода» (когда в сознании нет ничего, кроме дел, занимающих вас в настоящий момент), самые интересные задачи нужно решить на уровне Горизонта 1. У каждого из нас случаются ситуации и обстоятельства, которые требуют нашего внимания, вызывают интерес или беспокойство, однако при этом неочевидно, что же следует предпринять. У вашего сына не складываются отношения с учителем математики; вас беспокоит, сколько времени займет проведение какой-то процедуры в вашей компании; вы не вполне довольны человеком, возглавляющим комитет по сбору средств; из головы не идут мысли о том, что вам нужно возобновить свои занятия живописью, и т. д. Для того чтобы избавиться от этого информационного фона, требуется определить объективный результат для каждого из этих пунктов (проектов) вместе с конкретным следующим действием и поместить напоминание в надежную систему. Умение постоянно действовать в рамках этого уровня продуктивности без стресса служит признаком мастерства.

Горизонт 2. Это уровень «текущих профессиональных обязанностей» и «областей жизни, которые необходимо поддерживать на определенном уровне». Какие социальные роли вы выполняете? С точки зрения работы это относится к вашей занимаемой должности и обязанностям. С позиции личной жизни речь идет о том, какую роль вы играете в своей семье, в местном сообществе и каково ваше представление о самом себе.

Возможно, некоторые из этих ролей уже определены и прописаны. Если вы недавно заняли новую должность и у вас есть контракт или соглашение, закрепляющие ваши области компетенции, это уже неплохое начало. Если ранее вы занимались персональным целеполаганием или выполняли упражнения по прояснению ценностей и у вас остались какие-то материалы, добавьте в комплекс и их.

Если вы не вполне уверены, в чем состоит ваша работа, вы всегда будете ощущать перегрузку.

Далее рекомендую вам создать и поддерживать список «Зоны внимания». Возможно, его будет удобно разделить на подсписки: «Профессиональные» и «Личные». В этом случае нужно будет проводить обзор обоих подсписков. Это один из наиболее полезных списков, которые вы только можете создать для повышения уровня собственной организованности. Он не потребует еженедельного пересмотра, как список проектов. Скорее всего, он будет актуален в долгосрочной перспективе. В зависимости от скорости изменений в некоторых наиболее важных областях вашей жизни и работы его можно использовать как список напоминаний о новых потенциальных проектах и обращаться к нему с периодичностью от одного до трех месяцев.

У вас, вероятно, от четырех до семи основных областей ответственности на работе и примерно столько же – в личной жизни. Ваша работа может включать такие направления, как развитие персонала, системное проектирование, долгосрочное планирование, административная поддержка, обслуживание клиентов и маркетинг; вы можете отвечать за коммунальные услуги, выполнение заказов, контроль качества, управление активами и т. д. Если у вас собственный бизнес, то направлений, требующих вашего внимания, будет гораздо больше, чем если бы вы выполняли конкретные обязанности в крупной компании. Остальные сферы вашей жизни могут включать такие направления, как родительские обязанности, участие в партнерских соглашениях, духовная жизнь, здоровье, волонтерская деятельность, ведение домашнего хозяйства, управление финансами, саморазвитие, творческое самовыражение и т. д. Каждую из этих областей можно разбить на полезные подкатегории. Категория «Родительские обязанности» может включать отдельные контрольные списки для каждого из ваших детей. В категорию «Маркетинг» могут входить «Разработка программы», «Проведение исследования», «Социальные сети» и т. д.

Список «Зоны внимания» необходим для того, чтобы вы были уверены, что все ваши проекты и следующие действия определены и вы можете управлять своими обязательствами. Если бы вам понадобилось вести учет обязанностей и объективно оценивать их с точки зрения того, что вы делаете и что должны делать, то вы бы обязательно обнаружили проекты, которые нужно добавить в список проектов. Проводя обзор этого списка, вы можете прийти к выводу, что некоторые области не требуют дополнительного внимания и находятся под контролем. В то же время какие-то области могут вызывать беспокойство, и нужно определить проект, чтобы разрешить эту ситуацию. Список «Зоны внимания» является лишь более абстрактной и проработанной версией списка напоминаний, о котором мы говорили ранее.

Каждый из моих клиентов за последние тридцать лет обнаруживал по крайней мере два или три существенных пробела на данном уровне обсуждения. Например, к стандартным обязанностям, входящим в сферу компетенции менеджера или руководителя, относится работа с персоналом. Поразмыслив, большинство людей приходят к выводу, что нужно добавить к данной категории один или два проекта, например: «Усовершенствовать процедуры центра поддержки», «Нанять руководителя по кадрам», «Усовершенствовать процедуры оценки производительности». Если бы учет обязанностей касался личной жизни, могли бы появиться такие проекты, как «Найти занятия по йоге» и «Организовать летний отдых для детей».

Обсуждение приоритетов должно охватывать все уровни текущих соглашений между вами и другими людьми. Если вы заведете такой контрольный список своих профессиональных обязанностей и будете поддерживать его в актуальном состоянии, то, вероятно, почувствуете больше спокойствия и большую степень контроля, чем большинство людей в нашей культурной среде. Очень немногие люди занимаются исключительно тем, для чего их наняли на работу. Необходимо постоянно иметь ясное представление о новых, меняющихся ожиданиях. В равной степени немногие люди совершают регулярный объективный обзор всех соответствующих областей своей жизни (семья, развлечения или финансы), чтобы закрыть существующие пробелы. Управление образом мышления и системами с этих уровней поможет вам перейти от надежды к твердой уверенности, когда вы делаете необходимый повседневный выбор своих конкретных занятий.