Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса - Дэвид Аллен

Если у вас есть такая роскошь, как рабочее пространство, где вы можете изолироваться от людей и повседневного общения, и если ваше рабочее время хотя бы отдаленно напоминает обычную сорокачасовую рабочую неделю, советую выделять для обзора по два часа в районе полудня в последний рабочий день недели. Такой выбор времени можно назвать оптимальным по трем причинам:

• события прошедшей недели еще не успели стереться из памяти, и вы можете провести детальный анализ («Ах да, нужно не забыть связаться с ней по поводу…»);

• когда вы (непременно) обнаружите действия, которые требуют связаться с людьми на работе, у вас еще будет время это сделать до того, как все отправятся на выходные;

• здорово очистить все уровни сознания, чтобы развеяться и отдохнуть на выходных, когда ничто не занимает ваши мысли.

Впрочем, возможно, вы из тех людей, у которых нет традиционных выходных. Мне, например, часто приходится работать на выходных не меньше, чем в обычные будние дни. Но у меня есть преимущество (если можно это так назвать) – частые и долгие авиаперелеты, которые предоставляют прекрасную возможность наверстать упущенное. Многие люди организовали свои еженедельные обзоры так, чтобы они вписывались в их привычный образ жизни: кто-то проводит за этим занятием субботнее утро в любимой кофейне, а кто-то – воскресенье на задних рядах в местной церкви, пока его дочь поет в церковном хоре.

Независимо от образа жизни вам нужен еженедельный ритуал для пересортировки задач. Если вы уже пользуетесь подобной техникой, укрепите эту привычку, добавив обзор задач с позиции перспективы.

Время от времени всем нужен отдых. Если постоянно работать, острота суждений снижается. Отойдите на некоторое расстояние, чтобы увидеть работу в перспективе, тогда вы быстрее увидите недостаток гармонии.

Леонардо да Винчи

Сложнее всего выделить время для подобного обзора тем, у кого условия работы постоянно меняются и домашняя обстановка не оставляет для этого ни одного шанса. Среди специалистов, с которыми мне доводилось общаться, сильнее всего подвержены стрессу те, кто должен постоянно реагировать на внешние обстоятельства, от чего зависит результат их работы (например, биржевые брокеры высокого класса или начальники штабов), а потом возвращаться домой к паре малолетних детей и супруге, у которой тоже был тяжелый рабочий день. У некоторых из них единственной отдушиной оказывается время поездки до дома.

Если в этом описании вы узнали себя, самой серьезной проблемой для вас будет выделить время для регулярной процедуры пересортировки дел. Вам нужно либо смириться с необходимостью остаться на часок в пятницу после работы, либо найти для этого спокойное, но продуктивное время дома.

Время для оперативного обзора у руководителей. Многим руководителям я настоятельно рекомендовал запланировать два часа в календаре в конце рабочей недели. Для них самой большой проблемой являлось сохранение баланса между качественным мыслительным процессом; временем, когда они могут взглянуть на перспективу, и срочными повседневными делами, непременно требующими их участия. Это сложная задача. Тем не менее самые старшие и мудрые руководители осознают, насколько важно принести то, что кажется важным, в жертву тому, что действительно важно. Они создают собственные островки свободного времени для проведения подобной процедуры. Один из наших клиентов, глава направления по подготовке руководящих кадров одной из крупнейших международных корпораций, пришел к выводу, что практика проведения качественного обзора задач и пересортировки дел, позволяющая принимать взвешенные решения на интуитивном уровне, чрезвычайно важна для сотрудников высшего руководящего звена компании и в то же время абсолютно у них отсутствует.

Лучшие идеи насчет работы не посетят вас, пока вы работаете.

Даже те руководители, которые регулярно выделяют время для анализа работы, часто скатываются к обзору на уровне Горизонта 1 – то есть на уровне проектов. Между непрерывной чередой деловых встреч и неторопливой прогулкой на закате с бокалом вина вокруг своего пруда с золотыми рыбками следует выходить на более высокий уровень обзора, необходимый для оперативного контроля и концентрации внимания. Если вы полагаете, что все ваши открытые вопросы выделены, обработаны и проанализированы, а дальнейшие действия по ним определены, похоже, вы обманываете себя.

Мышление – сама суть, самое сложное занятие в бизнесе и в жизни. Те, кто строит бизнес-империи, тратят на умственную работу час за часом… пока остальные веселятся. Если вы не чувствуете, что постоянно совершаете осознанные умственные усилия… значит, вы поддаетесь лени и уже не властны над своей жизнью.

Дэвид Кекич

Проведение обзоров с позиции перспективы

На определенном этапе вы должны прояснить более существенные результаты, долгосрочные цели, перспективы и принципы, которые фактически определяют, тестируют и расставляют приоритеты для ваших решений.

В чем заключаются ключевые цели и задачи в вашей работе? Каких результатов вы хотите достичь через год или три? Как развивается ваша карьера? Полностью ли устраивает собственный образ жизни? Заняты ли вы тем, чего действительно хотите или должны делать, с точки зрения долгосрочной перспективы?

Попытка ставить цели до того, как вы будете уверены, что в состоянии держать под контролем свою повседневную жизнь, часто подрывает мотивацию и энергию, а не повышает их.

Выделение уровней, соответствующих горизонтам с третьего по пятый, не является отдельным предметом нашего рассмотрения. Тем не менее внутренняя задача этой книги заключается именно в том, чтобы побудить вас действовать с позиции перспективы, помочь привести в соответствие ваше самовыражение и более крупную цель, к которой вы стремитесь в жизни. По мере того как вы все более эффективно будете разбираться с личными и профессиональными делами на уровнях «Основание» и «Горизонт 1», не забудьте по мере необходимости и об обзорах других уровней, чтобы сохранять действительную ясность мыслей.

Насколько часто вам следует проводить подобный обзор с позиции перспективы, можете определить только вы сами. Я предлагаю руководствоваться следующим принципом.

Оценивайте свою личную и профессиональную жизнь на нужных вам уровнях горизонта, принимая нужные решения, с нужной вам периодичностью, чтобы внести ясность в свою жизнь. Это ваше пожизненное приглашение и обязательство – реализовать то, что вам уготовано судьбой, или то, чего хотите добиться вы сами.

Многие годы личного опыта и тесной работы с десятками человек на уровне их повседневных задач наглядно показали, что контроль над собственной рутиной и ежедневными делами наполняет нас естественным вдохновением для того, чтобы уделить внимание горизонтам более высокого уровня. Мы сами берем на себя обязательства и ставим себя в ситуации, в которых чувствуем растерянность и перегрузку. Сначала вы очень хотите детей. Потом они у вас появляются, и каждый из них становится вашим приоритетом на ближайшие лет двадцать. Сначала вы стремитесь к творческой самореализации, хотите создавать что-то значимое для этого мира (и получать за это достойную плату), открываете собственный бизнес или строите головокружительную карьеру, а потом оказываетесь погруженным в пучину дел, которых гораздо больше, чем вы можете выполнить. Возможно, сейчас вам совсем не нужны новые цели – вам надо разобраться с теми, которые вы уже для себя определили и к которым идете, и нужна уверенность, что у вас есть возможность справиться с новыми.

Для того чтобы понять мир, нужно время от времени от него отворачиваться.

Альбер Камю, философ, писатель

Мы всегда можем обновить наши перспективы, ценности и цели. Однако, по моему опыту, вы станете сопротивляться этому разговору с самим собой, не будучи уверенным, что успешно справляетесь с тем миром, который уже для себя создали! Сколько времени нужно на то, чтобы изменить свою цель или нарисованную вами картинку желаемого? Не так уж много. Сколько времени уйдет у вас, чтобы почувствовать себя уверенным, что вы можете добиться тех результатов, которые для себя обозначили? По моему опыту, требуется по крайней мере два года применения этой методологии, чтобы добиться такого уровня уверенности в себе. Нельзя сказать, что это плохая новость. Это просто информация. Хорошая новость состоит в том, что вы немедленно усилите контроль на повседневном, операционном уровне вашей жизни, как только начнете использовать эту методологию. Кроме того, сможете открыть реальные аспекты вашей более масштабной перспективы, которые вы не смогли бы увидеть без этого.