Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей - Патрик Форсайт

эффективной встречи будут положительными, а также это поможет сократить ее продолжительность. Подводя итоги, следует отметить, что хороший председатель будет руководить совещанием, вести дискуссию и действовать так, чтобы цели были достигнуты оперативно и эффективно, без потерь времени. Необходимые действия просты. Многое из этого – здравый смысл. Два простых, но ключевых правила, которых должен придерживаться любой председатель (и которые должны соблюдать все присутствующие): несколько человек не должны говорить одновременно, и председатель решает, кому дать слово (когда это необходимо).

Уже это выделит человека, обладающего навыками лидера. Это всегда очень важная роль. Этот человек должен вызывать уважение, обеспечивать порядок и направлять обсуждение к достижению целей. Он должен слушать, резюмировать и, если нужно, снимать напряжение в коллективе. По сути, он «возглавляет» встречу, хотя встреча и проходит дипломатическим путем. Наконец, рассмотрим еще два важных фактора.

Хорошее начало

Лучшие встречи хорошо начинаются, хорошо продолжаются и хорошо заканчиваются. Председатель должен начать собрание таким образом, чтобы:

• в речи были позитивные нотки;

• была понятна деловая цель (и как будет проходить процесс);

• присутствующие принимали полномочия и право председателя быть ответственным на встрече;

• в комнате царила правильная атмосфера (которая, например, побуждает мыслить творчески или, скажем, детально анализировать данные);

• у присутствующих появился интерес и энтузиазм к темам (да, даже на нудных регулярных встречах, где подводятся итоги).

Встреча проходит живее, если председатель с самого начала вовлекает сотрудников вместо того, чтобы вести длинный монолог. Это ведет к последнему пункту.

Стимулирование обсуждений

Конечно, иногда побуждение к обсуждению – это наименьшая из проблем, но вам ведь нужно, чтобы высказывались все (иначе зачем они здесь?). Таким образом, чтобы организовать адекватное и образцовое обсуждение и принятие соответствующих решений по обсуждаемым темам, может потребоваться стимулирование обсуждения.

Следите за конкретными причинами молчания участников. Например: они могут бояться отказа или давления со стороны других, более старших или более влиятельных сотрудников, быть неподготовленными, недопонимать некоторых моментов, или же их просто нужно подбодрить. Хороший председатель будет просить пришедших поделиться мыслями и поощрять открытые взвешенные комментарии.

Помните, что тон или манера могут легко исказить комментарии. Вряд ли можно будет пробудить креативное мышление у работников, если более опытные сотрудники будут вставлять комментарии вроде: «Это всего лишь предложение, но имейте в виду, кому оно пришло в голову». Так что будьте аккуратны.

Вопросы лучше всего побуждают людей к обсуждению: они достаточно развернуты, чтобы вовлекать в обсуждение молчаливых и скрытных людей и сдерживать слишком активных и своевольных. Вопросы должны быть недвусмысленными. Переформулируйте вопросы, на которые можно ответить «да» или «нет» таким образом, чтобы ответ был развернутым: «Расскажите мне о…» или «Что вы думаете о…?». Они позволяют людям высказываться, а не просто давать односложный ответ, от которого мало толку. Закрытые вопросы лучше задавать, если вам нужен краткий, конкретный ответ. Так ведь?

Во многих организациях совещания проходят непродуктивно и неконструктивно не потому, что их плохо проводят, а потому, что изначально нет цели провести их успешно. Это реальная возможность (может, стоит созвать совещание для обсуждения?). Время, потраченное на то, чтобы убедиться, что встречи – не пустая трата времени, – это хорошо проведенное время. А тщательное планирование и внимание к необходимым деталям будут гарантировать, что встречи пройдут хорошо, и это еще более важно. Люди – основная причина потери времени; но они также являются союзниками в создании продуктивности.

Резюме

• Принципам тайм-менеджмента проще придерживаться в одиночку, но его нужно применять и в коллективной работе.

• Эффективный тайм-менеджмент предполагает совместные усилия.

• Руководство должно взять на себя инициативу по обеспечению того, чтобы совместная работа людей была продуктивной и эффективной, и учитывать время, затрачиваемое на все процессы, происходящие в организации.

• «Опасные» дела, на выполнение которых очень легко потерять много времени, нужно осуществлять с максимальной внимательностью и тщательностью (встречи – лучший тому пример).

09

Заключительное слово

Вечность – ужасная вещь. То есть где она все-таки кончается?[2]

Том Стоппард

Вечность вечностью, но применять принципы тайм-менеджмента нужно всем и каждый день.

Очень важно выработать привычку пользоваться удобствами тайм-менеджмента. В худшем случае альтернативным вариантом будет жизнь в постоянной неразберихе, напряжении и разочаровании, не говоря уже о том, что вы будете успевать куда меньше, чем думали. Поэтому мотивация существенная, чтобы вплотную заняться его изучением и внедрением в жизнь. Повторим основные идеи. Эффективный тайм-менеджмент позволит вам:

• достичь большей продуктивности, эффективности и результативности;

• уделять больше внимания приоритетным задачам и упростить процесс выполнения, например, творческих задач;

• увеличить свои шансы на достижение желаемых результатов;

• двигаться в правильном русле, чтобы развивать карьеру в долгосрочной перспективе;

• получать удовлетворение от того, чем вы занимаетесь;

• легко совмещать домашние дела, семью и должностные обязанности.

Эти преимущества отражаются во многих моментах – от сокращения количества пропущенных сроков до увеличения ваших запасов времени на важные проекты и построение дружеских отношений с коллегами или подчиненными. Кроме того, поскольку тайм-менеджмент напрямую влияет на результаты и эффективность, он может оказывать непосредственное влияние на ваш карьерный рост.

Таким образом, существуют более чем хорошие причины начать применять тайм-менеджмент. Некоторые из его принципов кажутся нам очевидными, их легко начать применять, и они довольно быстро становятся полезными привычками. Другие аспекты тайм-менеджмента, как мы убедились ранее, немного сложнее в применении. В конце концов, действительно ли стоит беспокоиться о тайм-менеджменте или это просто еще одна панацея менеджмента, на самом деле только отнимающая время, которое можно было бы лучше потратить, просто продолжая выполнять свою работу? Я убежден, что это не просто полезно, но и важно. Я надеюсь, что эта книга продемонстрировала вам, что можно стать более организованными, развивая хорошие привычки, используя определенные методы и приемы, и, самое главное, что выработанные установки явно будут приносить свои плоды.

Тайм-менеджмент работает не просто потому, что вы понимаете принципы и основные идеи, а потому, что вы воспитали в себе дисциплину применять их на практике.

Так как мы приближаемся к заключению, позвольте мне сказать следующее: просто присутствие тайм-менеджмента в вашей жизни не увеличит вашу продуктивность и тем более не избавит вас от неприятностей. Просто рассуждать о нем и на самом деле придерживаться его принципов – совершенно разные вещи.

Отрезвляющая мысль отображается в следующей классической повести.

Средневековый король и его свита вышли на охоту в лес. На деревьях они заметили нарисованные мишени, и точно в центре каждой из них была стрела.