Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей - Патрик Форсайт

руководители должны предоставить членам своей команды пространство для выполнения задач, над которыми они работают. У руководителей иногда возникает соблазн без предупреждения наведываться к подчиненным, чтобы проверить, как продвигается работа. Чаще всего это происходит, когда задачи были делегированы впервые, и руководитель переживает, все ли будет выполнено правильно. Это обескураживает подчиненных, которые находятся только в процессе выполнения задачи, когда еще рано говорить об их результатах, – и это в конечном итоге может отсрочить дела и дать вам ложное представление о возможностях этих работников. Такие внезапные проверки только помешают рабочему процессу. И совершенно точно, они не прибавляют подчиненным мотивации.

Не душите подчиненных своим присутствием. Если нужно что-то проверить, в этом нет никаких проблем, но такие проверки необходимо предварительно согласовывать еще в начале работы. Тогда у исполняющих лиц будет представление о том, чего ожидать. Они смогут подготовиться к запланированным проверкам в оговоренное время, и тогда такие мероприятия будут, скорее всего, конструктивными – или даже излишними, поскольку подчиненные изначально выстроят свою работу таким образом, чтобы к моменту проверки все шло по графику.

Если вы согласуете проверки на этапе составления плана работы и сделаете их конструктивными, то вам не придется тратить на них много времени. Хорошо выполняющая работу команда под минимальным контролем – большое преимущество для любого руководителя, желающего сэкономить свое собственное время.

Мотивируйте подчиненных

Мотивация – это мощная сила. Воздействуя на знания и способности людей, она может улучшить результаты, эффективность и продуктивность, – а также сэкономить время. Но, как и многое другое в управлении, мотивация не возникает из ниоткуда. Если вы не будете работать над этим (а это предполагает вложения времени), люди не будут выкладываться по максимуму, и, следовательно, какое-то время будет потрачено впустую. Опять же, уравнение времени здесь имеет смысл; итоговый результат должен быть нацелен на экономию.

Мотивацию сравнивают с климатом, и это неплохая аналогия. Так же, как и на температуру в комнате, на мотивацию людей могут влиять различные факторы, и эффект может быть хорошим или плохим. К сожалению, нет волшебной формулы, гарантирующей, что мотивация работников вырастет и будет оставаться высокой. Вы должны поддерживать их мотивацию через то, как работает администрирование и системы, которыми пользуются работники, то, как они относятся к коллегам и к вам как к руководителю, а также через степень уверенности в том, что они делают, и осознание того, что они – часть хорошей команды. Если не работать над этими факторами, то мотивация может ослабеть.

Будь то время, отведенное на выработку системы стимулирования, или даже просто сказанная похвала – это не напрасно потраченные ресурсы. Подробности не входят в наше краткое изложение (и подробно рассматриваются в моей книге «Как мотивировать людей», изданной Kogan Page), достаточно сказать, что плохо мотивированный человек всегда будет тратить больше времени на выполнение задач, чем работник, заряженный мотивацией.

Помогайте персоналу урегулировать тайм-менеджмент

Люди, которые работают вместе в офисе, перенимают привычки друг у друга. Если одни работники приходят позднее начала рабочего дня, и их никто не отчитывает за опоздание, то остальные начнут следовать их примеру. И так ситуация будет только усугубляться. Это отрицательный момент, но здесь меня больше интересуют положительные стороны. Если вы хотите, чтобы работники задумывались о тайм-менеджменте и развивали навыки в этой сфере, то вам нужно проявить инициативу и подавать подчиненным пример. Некоторые практики могут быть полезными.

• Установление стандартных систем. Не слишком диктаторски установите определенные системы (и настаивайте на их применении), которые, на ваш взгляд, помогут работникам распоряжаться временем. Например, те же коды приоритетов, используемые в офисе, та же система заполнения ежедневников, настойчиво требуйте поддерживать порядок на столах – дальше вы наверняка сами продолжите этот список.

• Используйте стандартные процедуры отчетности. Здесь снова помогает стандарт; такие вещи, как стиль заметок, когда, где и как запланированы встречи, доски объявлений, придадут офису атмосферу эффективности, если все правильно организовать.

• Объясняйте. Если вы объясните, почему поступаете так, а не иначе, почему работаете определенным образом и почему ожидаете, что сотрудники за вами последуют, то работники увидят в этом хорошие и полезные лично для себя причины перенять ваши практики (вы можете пойти дальше и организовать тренинг).

С практикой придут привычки, а затем группа становится эффективнее и экономит время. Поэтому не стесняйтесь рассказывать о преимуществах тайм-менеджмента – говорите, что практикуете его, что он вам помогает. И не ждите, что ваша команда последует вашему примеру – облегчите им жизнь, обеспечьте их готовой системой и установите несколько правил, чтобы эта система закрепилась. Если вы поможете им таким образом, это поможет и вам.

Создайте и соблюдайте некоторые жесткие правила

Дни диктаторского правления, по большому счету, давно прошли. Управление в современных условиях обязательно предполагают обсуждения. В этом есть смысл. Люди будут легче принимать нововведения – новые принципы, практики, что угодно – если они знают, что сыграли какую-то роль в их создании. В своем самом мощном проявлении это вызывает то, что сегодня называется собственностью, и является силой для принятия обязательств и получения результатов. Но всему есть предел. Просто потому, что консультироваться с персоналом полезно, это не значит, что теперь вам нужно бесконечно обсуждать с сотрудниками все вопросы. Чтобы сбалансировать время, которое необходимо для обсуждений, вам необходимо выработать схему действий в сферах, которые не будут предполагать споры, и на них не будет тратиться время. Вероятно, на примере будет понятнее.

ИСТОРИЯ УСПЕШНОЙ ПРАКТИКИ

Правила экономии времени

В каждом офисе нужно выполнять административные и бумажные дела. Это кажется рутиной, но такие дела, несомненно, полезны в некотором роде или должны быть таковыми! (Иначе зачем их выполняют?) Иногда в офисе многие не хотят заполнять формы. Люди знают, что это полезно, но в то же время они считают другие занятия более важными. Возможно, это так, но это не означает, что формы можно не заполнять; кроме того, сопоставление отдельных данных может предоставить ключевую информацию. И что же происходит? Люди откладывают заполнение форм, руководство получает их в неполном виде и позже установленных сроков, возвращает на доработку, иногда не один раз.

В одном из офисов произошла похожая ситуация: продавцы не вовремя заполняли контрольные формы для предоставления обновленной информации о продажах и базы данных клиентов. Продавцы, как известно, плохо справляются с отчетностью, вечно опаздывают со сроками сдачи формы, заполняют их иногда наполовину – и тогда приходится выпытывать у них оставшуюся информацию, и так происходит постоянно. Секретарь