Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей - Патрик Форсайт

менеджера по продажам потратил время впустую, выпытывая у продавцов информацию, самому менеджеру по продажам постоянно приходилось объяснять своему начальнику, почему сравнительная статистика до сих пор недоступна, поскольку даже одно не исполненное в срок распоряжение не позволяло провести анализ. Дела шли неудовлетворительно, и нужно было предпринимать какие-то меры.

Менеджер по продажам задумался. Во-первых, он проверил, упрощена ли система до необходимого минимума и легки ли формы в своем заполнении. Он думал о различных проверках, но решил, что это только займет еще больше времени. Наконец, он перешел к следующей схеме: до тех пор, пока все не сдадут полностью заполненные требуемые формы в аккуратном и читабельном виде, никому из работников не будут возмещать ежемесячные расходы. Эврика! В одночасье ситуация изменилась, и теперь все формы стали сдавать вовремя. Более того, эффект продолжался, и сейчас я знаю ряд компаний, которые используют точно такой же стимул. Схема была сочтена разумной и необходимой, новое объявление было хорошо сформулировано, и результаты говорили сами за себя.

Самым важным моментом было то, что в команде пришли к договоренности о том, что определенные процессы просто должны осуществляться и не затягиваться надолго. Менеджер аккуратно придал работникам стимул, но может быть, в таких обстоятельствах можно было добавить правила.

Это хороший пример, но важно понять, что должны быть определенные области, где вам нужно будет действовать таким образом. Существует твердое правило, возможно, официальное постановление, чтобы было ясно, что на это не должно тратиться время, и не будет никаких исключений, никаких оправданий. Если после установления принятой системы кто-то не выполняет свои обязанности, то вы можете отчитать этого человека и делать это систематически.

Такие правила обеспечивают значительную экономию времени. Подумайте о том, что происходит в вашем коллективе на работе. Возможно, вы уже наметили подходящие системы или методы, которые требуют такого рода обращения. Если это так, начните работать над ними в ближайшее время. Это еще одна область, которая сама по себе может не только сэкономить время, но и помочь выстроить отношения и выработать правильные привычки.

Встречи – опасность или возможность?

Говорят, что идеальная встреча включает двух человек – причем один из них должен отсутствовать! Из-за них люди то и дело вздыхают: «Ох уж эти встречи!» Но они являются важной частью коммуникации по организационным вопросам, консультаций и дискуссий. Они нам нужны. Или, точнее сказать, нам нужны только некоторые из них, но мы должны извлекать из них все возможное. Нам ни к чему встречи, которые длятся дольше, чем необходимо, и тем более неконструктивные встречи. Поэтому это важная тема, связанная с тайм-менеджментом, а также основная потенциальная причина потери времени. Давайте начнем с позитивной ноты и рассмотрим, что хорошего могут принести встречи.

Каким бы ни было собрание, большим или маленьким, формальным или неформальным, длинным или коротким, если оно хорошо продумано и подготовлено, то в таком собрании будет толк. Встречи имеют различные цели: информировать, проводить анализ и решать проблемы, обсуждать и обмениваться мнениями, вдохновлять и мотивировать, консультировать и примирять конфликты, обмениваться мнениями и получать обратную связь, убеждать, обучать и развивать, упрочнять существующее положение вещей, впечатлять и продвигать проекты различными способами.

Вы, конечно же, можете продолжить этот список. Ключевая цель чаще всего заключается в том, чтобы побудить к переменам (нет смысла встречаться, если все остается по-прежнему), и это означает принятие решений. Поэтому любая встреча должна быть конструктивной. Она должна быть примером, когда хорошие решения могут побудить людей к соответствующим действиям.

Заметьте также, что хорошие встречи не просто полезны, они также могут стимулировать обсуждение и действия, которые никогда бы не произошли, если бы сотрудники не собрались все вместе. Что же представляет собой продуктивная встреча?

Организация встреч

Если хотите, чтобы встреча была продуктивной, то просто вводная фраза «Итак, все на месте. Что обсудим первое?» не сработает. Эффективность встречи обозначается задолго до ее начала. Сначала задайте несколько основных вопросов.

• Действительно ли встреча необходима?

• Должна ли это быть регулярная встреча? (Тщательно обдумайте этот момент: если обозначить собрание как еженедельное, ежемесячное или какое-либо другое, то оно станет рутиной, которую будет сложно изменить, и из-за этого есть риск потери времени.)

• Кто должен присутствовать? (А кто не должен?)

Если вы определили для себя эти моменты, то можно продолжать. Вот некоторые ключевые моменты, которые следует иметь в виду.

• Определение повестки дня. Это очень важно; ни одна встреча не будет продуктивной, если вы на ходу будете думать, что обсудить (заранее сообщите о теме сотрудникам и скажите, чего будете ожидать от них).

• Определение сроков. Засеките время начала и окончания встречи, это даст вам представление о примерной продолжительности встреч и поможет определять, сколько времени можно посвятить отдельным темам. Также соблюдайте сроки: начните вовремя и постарайтесь придерживаться запланированной продолжительности.

• Цель. Всегда ставьте перед собой четкую цель, чтобы вы могли сказать, для чего проводится встреча (а причиной никогда не должна быть фраза «ведь прошел месяц после последней встречи!»).

• Готовьтесь к встречам. Прочитайте все необходимые документы, проверьте все необходимые мелочи и подумайте о том, как будете выступать, а также как будете вовлекать в процесс слушающих и контролировать их.

• Настаивайте, чтобы другие тоже готовились. Это может означать привитие привычек (например, концентрироваться во время встречи на том, что должно было быть изучено еще до этого, только доказывает, что подготовка к встрече не была необходима).

• Люди. Кто должен присутствовать (а кто – нет), и какие задачи они должны выполнять.

• Окружающая обстановка. Встреча пройдет гораздо более гладко, если людям будет комфортно и их ничего не будет отвлекать (заранее позаботьтесь, чтобы у всех был кофе и чтобы все выключили мобильные телефоны).

Затем, в назначенный час, кто-то должен взять на себя ответственность и начать встречу.

Проведение встречи

Даже простые встречи кому-то нужно контролировать. Это не означает, что, например, самый старший / опытный человек из присутствующих, кем бы он ни был, должен вести большую часть разговора на встрече, как и то, что его нужно официально называть председателем, но кто-то обязательно должен руководить встречей. Эффективный председатель может обеспечить хорошо организованную встречу, а это, в свою очередь, означает:

• встреча будет нацелена на достижение поставленных целей;

• обсуждение может быть более конструктивным;

• будут исключены поспешные бессистемные решения без тщательного анализа;

• в ходе встречи будут обсуждены все стороны спора или дела;

• слушания могут быть деловыми и менее аргументированными (даже при рассмотрении спорных вопросов).

Таким образом, результаты