Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей - Патрик Форсайт

иначе вы можете недооценить влияние прерываний. Журналы времени часто могут выявить значительную потерю времени – иногда потерять можно до 25 % общего рабочего времени.

Конечно, некоторые перерывы сами по себе полезны. Вы можете хотеть поучаствовать в обсуждениях, но не прямо сейчас; с другой стороны, иногда такие обсуждения – пустая трата времени. Итак, как можно их минимизировать? Можно выделить пять ответов.

1. Откажись от них. Все просто: вы просто говорите «нет» и просите человека уйти. Иногда вопрос, с которым к вам пришли, неважный. Его могут разрешить без вашего вмешательства, и он больше не возникнет.

Если же вопрос важный, то человек свяжется с вами снова попозже. Конечно, это сделать сложнее, если к вам пришел не коллега, а начальник, но вы вполне можете договориться о взаимном уважении к рабочему времени друг друга. С другой стороны, иногда этот вариант просто невозможен, потому что дело слишком важное, и это требует приоритетного рассмотрения, например, если в офис неожиданно пришел клиент.

2. Отложите их. Можно сказать, что вы не можете оторваться от дела прямо сейчас, и предложить другое время для обсуждения – тогда у вас будет возможность сделать перерыв в момент, когда вам будет удобно. Более того, благодаря такой технике люди могут просто оставить вас в покое со словами: «Да это не так важно на самом деле». Попробуйте, вас удивит, сколько работников не появятся на пороге кабинета с той же проблемой.

3. Минимизируйте их. В этом случае вы соглашаетесь выслушать человека, но ограничиваете время: «У нас с вами максимум 10 минут». Всегда придерживайтесь выделенного времени. Поступая таким образом, вы создадите себе репутацию человека, который ценит собственное время, и вызовете уважение, что тоже немного сократит вынужденные перерывы.

4. Предотвращайте их. В этом случае вам нужно выработать систему, которая обеспечит вам время без перерывов. Вы можете запланировать такое время с секретарем, отмечая его как важную встречу. Все может быть и проще, мне известны случаи, когда даже в офисе с открытой планировкой люди уважительно ждали друг друга, если кто-то вывешивал табличку «НЕ БЕСПОКОИТЬ». Здесь есть одно условие: не злоупотребляйте этой системой. Если вы все время будете недоступны, то вас так или иначе начнут прерывать, или вы поздно узнаете какую-либо важную информацию, из-за чего может пострадать рабочий процесс.

5. Уходите в другое место. Может быть, у вас такая работа, что вы можете сами выбирать, где работать. Люди находят различные, порой весьма странные места, просто чтобы спокойно поработать, так как это поможет им более продуктивно выполнить некоторые задачи. Например:

• можно провести пару часов дома и дописать нужный отчет перед тем, как пойти в офис;

• пойти работать в общественную библиотеку, находящуюся поблизости от офиса;

• близлежащий парк (главное, чтобы вы не работали с документами в ветреный день);

• следующий момент относится к тем, кто часто ездит в командировки и иногда вынужден останавливаться в отелях. Можно поработать в отеле вплоть до времени выселения вместо того, чтобы уезжать ранним утром.

Какую-то часть этой книги я писал в отеле в Сингапуре (когда отложили курс обучения). Единственное, что меня отвлекало на тот момент, – это официант, который приносил очередные холодные напитки. Но у меня получилось быть продуктивным только потому, что я никогда не путешествовал без работы для таких случаев. Хорошая привычка, на мой взгляд, особенно для работы над книгой с такой тематикой! Вот некоторые советы, как сократить количество прорывающихся в ваш кабинет людей.

Как сократить количество врывающихся в ваш кабинет людей

Некоторые могут прийти с действительно важными или полезными новостями, но это также может быть и пустой тратой времени. Так что если к вам пришли с чем-то не очень срочным, попробуйте воспользоваться следующими советами.

• По возможности настаивайте на введении запланированных встреч.

• Установите правило не обращаться к вам, когда вы вывешиваете табличку «не беспокоить».

• Согласитесь обговорить проблему, но в другое время.

• Помните, что легче не начинать некоторые дискуссии, чем быстро их прекращать (особенно те, которые начинаются: «Может быть, вы могли бы помочь?»). Может быть, могли бы, но должны ли? Или можно попросить кого-то еще или найти более удачное время для этого?).

• Уведомите других сотрудников: регистратора, или секретаря, или даже просто находящегося поблизости коллегу, чтобы они предупреждали остальных, когда вы заняты или пытаетесь сконцентрироваться на задаче (но не пропустите случайно встречу с кем-то действительно важным).

• Используйте эффективные средства связи, чтобы уменьшить количество запросов.

• Определите, что должно быть изложено в письменной форме (хотя неуместное написание заметок также может быть пустой тратой времени) и сообщите другим.

А для действительно неловких / трудных ситуаций:

• не приглашайте их сесть;

• установите ограничение по времени;

• укажите окончание («Это последнее, потом мне нужно будет идти…»);

• предложите другие варианты решения проблемы, чтобы такие действия, как посещение вашего кабинета, выглядели ненужным.

И прежде всего: чаще говорите «нет» или даже «НЕТ». Можно быть твердыми, не будучи (слишком) грубыми.

Что делать, когда вас прерывают звонки

Иногда хочется, чтобы звонили нам напрямую; а иногда было бы лучше, если бы кто-то за вас отвечал на звонки и уточнял, кто с вами пытается связаться. Четкий инструктаж распределил бы людей на группы: на чьи звонки вы бы отвечали сразу, кому вы предпочтете перезвонить позже и на кого вы бы не обратили внимания.

Отвечая на звонки, вы находитесь в более выигрышном положении, чем если бы вы общались с этим человеком в вашем кабинете: звонящий не видит вас, и многие не воспринимают ответы вроде «я занят», «я на совещании», «я уже вышел из офиса» и тому подобные как отговорки. Один мой знакомый даже воспроизводит аудио с голосами на диктофоне, чтобы звонящие подумали, что сейчас действительно проходит встреча! Точно так же, как с внезапным появлениями, посетителей в вашем кабинете можно избегать, откладывать и минимизировать их, и, кроме того, вы можете разработать специальные ответы на определенные виды вызовов.

Например, сколько раз в неделю вам звонят продажники? Большинство бы ответило, что достаточно, чтобы назвать такие звонки прерыванием от работы. Некоторые бывают полезны, с некоторыми вы уже сотрудничаете и хотите поддерживать контакт. Но от других нужно быстро избавляться. Большинство из нас достаточно вежливы, и нам не нравится быть грубыми с людьми, но учтите: отвечая на такие звонки по три раза в неделю, даже если вы всего тратите одну минуту на то, чтобы ответить, в год вы теряете два с половиной часа. И чтобы сэкономить