Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей - Патрик Форсайт

сами захотите сделать чек-листы для себя и своей компании, некоторые просто создают форму из инструкций компании, которая будет восприниматься как «очередная напоминалка», которую стоит сохранить. Многие чек-листы существуют только на экранах компьютеров.

Также можно сделать себе заметки по тем делам, в которых вам может понадобиться помощь специалиста. Например, если вы не дружите с цифрами, не потеряйте чек-лист, касающийся процедуры возмещения расходов. Это может просто помочь вам отслеживать, сколько денег вы потратили и сколько вам должны возместить, или по крайней мере, избежать гнева бухгалтера, чьи просьбы вы игнорировали, – и сэкономить вам некоторое время.

Помните: этот вид документации явно полезен для записи информации, а перечисленные пункты в чек-листе будут служить вам напоминанием о необходимых действиях. Такие чек-листы можно приобрести в любых магазинах или же их можно сделать самостоятельно и более персонализированно.

Направление техник на конкретные результаты

Все техники, упомянутые в этой главе, и не только, без сомнения, помогут вам распоряжаться временем эффективнее; мы также можем целиться на конкретные результаты. Все, что вы делаете в рамках тайм-менеджмента, призвано влиять на эффективность, результативность и продуктивность; чтобы достичь результатов, которые требует ваша работа, вы будете делать больше и лучше, чем раньше. Но кое-чему можно научиться на пути к этим целям, и эти бонусы полезны сами по себе. Если вы будете о них помнить, то вам будет легче применить эти методы, необходимые для организации и упрощения работы. Такие преимущества включают в себя следующее:

• наличие четкого плана, понимания того, что должно быть сделано, – первый шаг к успешному выполнению задач в вашем списке. Такая ясность поможет вам понять, насколько тщательно нужно будет готовиться, и это отразится на достижении результатов;

• наличие четкой связи между тем, что нужно сделать, и общими целями – хороший способ не сбиться с назначенного пути;

• вы будете более организованными (например, перестанете тратить время на поиски вещей);

• вы будете легче запоминать нужную информацию (вовсе не все нужно держать в голове, многие моменты легко автоматизировать);

• вам будет проще определять приоритеты и сосредоточиться на главном;

• вы будете тратить меньше времени на ненужные дела;

• вы будете принимать более удачные решения о том, как нужно выполнить те или иные задачи (и более удачные бизнес-решения в целом);

• вам будет легче координировать задачи (параллельное выполнение определенных задач будет экономить вам время);

• вам будет проще справляться с отвлекающими факторами и вынужденными перерывами и предотвращать их;

• вы выработаете привычку быть самодисциплинированными в вопросах времени, и действовать последовательно будет легче;

• вы отлично сможете справляться с неожиданными и нештатными ситуациями в любой работе.

Все эти бонусы полезны, хотя некоторые в определенный момент или на определенном этапе могут быть более полезными для вас, чем другие. Вам стоит понять, какой из перечисленных пунктов вам нужен больше всего, для этого нужно тратить меньше времени на неважные вещи, например, можно сократить количество встреч, которые вы посещаете. Или вы можете принять методы, которые будут иметь именно то воздействие, которое вы хотите. Это не означает, что все перечисленные выше факторы не оказывают хорошего общего влияния на производительность. Они влияют на них. Но они дают дополнительное и более личное преимущество. Вы достигнете большего и получите большее удовлетворение от достигнутых результатов. Кроме того, у вас может быть больше времени, чтобы развивать то, что вы делаете и как вы это делаете, и мотивировать себя и своих сотрудников, все это потенциально способно улучшить вашу жизнь. Также они избавят вас от забот, которые создают ощущение, что работа – это «вкалывание» (не одно и то же, что «усердная работа»). По моему опыту, последнее почти всегда является предпосылкой успеха. Вряд ли вам нужны задачи, кажущиеся невозможными для выполнения, когда небольшая организация сможет гарантировать, что все пройдет гладко. Этот список преимуществ является как подходящим резюме для этого раздела, так и предварительным для всего последующего. Если вы будете учитывать эти и другие преимущества, они могут привести к реальным конкретным переменам с четкой нацеленностью на результат.

Перерыв… Сделайте перерыв

И еще: тайм-менеджмент – это… э-э… производительность… и э-э… эффективность. Итак… это… это…

Извините, мне пришлось сделать небольшой перерыв. Я пошел за чашкой чая (если честно, уже за второй; уж больно вкусный чай). Это заняло три или четыре минуты, но я не думаю, что это замедлило написание этой книги. На самом деле, как раз в эти три-четыре минуты я в большей части определил, как оформить свои мысли. После продолжительной и интенсивной работы большинство людей теряют концентрацию, я это ощущаю, в частности, когда пишу. Перерывы, которые нужно время от времени устраивать, вовсе не тормозят вас, наоборот, они помогают. Вы возвращаетесь к своему столу, и ваша голова проясняется; вы чувствуете себя свежим и оживленным, и, потянувшись, можете возвращаться к работе с новым рвением.

Особенно это относится к неразрешимым задачам. Иногда можно часами ломать голову и ни к чему не прийти. После перерыва, когда вы вернетесь к вашей задаче, она может показаться достаточно простой – или хотя бы чуть проще – и в результате вы, опять же, сэкономите время. Иногда можно просто встать и потянуться или сделать чашку чая (без регулярной подпитки чаем я вообще ничего не могу делать). Или же можно устроить продолжительный перерыв, например, вы можете пойти на обед пораньше, хотя планировали это сделать через час, или же можно пойти прогуляться. Так делал мой коллега, с кем я раньше работал в одном офисе. Офис располагался напротив парка, и коллега выходил туда прогуляться на 10 минут. Это было его «время на размышление», возможно, даже не связанное с работой. Да, это был перерыв, однако это продуктивное времяпровождение. Может быть, вам и не нужно приостанавливать работу, а стоит просто сменить род деятельности.

В любом случае гораздо продуктивнее будет сделать перерыв, чем напряженно выполнять трудную задачу, когда концентрация ослаблена. Опять же, перерывы нужно организовывать сознательно, и это может послужить вам хорошей привычкой, если не доводить ее до крайности.

Возможно, есть о чем подумать. Запомните высказывание Дага Клинга – «научитесь делать паузы… иначе упустите все самое ценное». Сделайте перерыв всего на пару минут. Как раз поэкспериментируете. А что я? Я пойду перекушу, прежде чем даже подумаю о том, чтобы писать дальше; это будет более продуктивным в долгосрочной перспективе.

Резюме

• В этой главе мы выяснили, что успех тайм-менеджмента заключается в деталях; ничего не упустите, существует много техник, которые могут