Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей - Патрик Форсайт

сэкономить стоящее количество времени.

3. Остерегайтесь своих любимых задач. Потенциально это отнимает даже больше времени, чем откладывание нелюбимых или трудных задач. Многие люди тратят непропорционально много времени на то, что им нравится делать больше всего, – и на то, что у них лучше всего получается. Это совершенно естественно, и тому служат разные причины. Важно, что акцентирование внимания на том, что вам нравится, приносит наибольшее удовлетворение работой. Это прекрасно, если вы получаете радость от того, чем вам нужно заниматься, но опасность заключается в том, что вы можете слишком скрупулезно отнестись к делу, прорабатывая все детали, вкладывая больше времени и иногда пытаясь достигнуть совершенства, которое здесь просто не нужно.

Иногда тому могут быть и более зловещие причины. Например:

• вы задерживаетесь на определенной задаче, чтобы дать себе повод отложить или избежать выполнения других задач (которые потруднее), утешая себя, что сейчас вы слишком заняты, чтобы с ним разбираться;

• вы переживаете из-за делегирования (мы снова возвращаемся к этому) и беспокоитесь, что задача непосильна остальным, поэтому вы продолжаете выполнять ее самостоятельно и принимаете нерациональные решения;

• вас привлекают условия какой-либо очевидно неприоритетной задачи, которая подразумевает, например, посещение нового интересного города. Вы выбираете это вместо того, чтобы заниматься действительно приоритетным делом;

• вам нравится концентрироваться на каком-то аспекте задания, например, вас привлекает перспектива часами обрабатывать графическое изображение информации в презентации, хотя результат был бы таким же, если бы вы сделали что-то попроще;

• вы не знаете, как справляться с некоторыми задачами, и оправдываете срыв сроков и неуместное делегирование необходимостью завершить привычные для вас дела.

Это и многое другое может привести к проблемам. Поддаться этим причинам очень легко, мы все к этому склонны, и в какой-то степени мы все это делаем, и поэтому нам нужно быть настороже. Обычно это происходит, потому что мы этого даже не осознаем. Решение состоит в том, чтобы честно предугадывать появление таких задач, когда вы просматриваете свой обычный рабочий план. А еще лучше попробуйте найти примеры, где вы можете попасться в эту ловушку, и убедитесь, что не допустите этого. Из всех советов этой книги я бы точно поставил этот в топ советов по сбережению времени. Не игнорируйте их – очень легко сказать «я этого не делаю». Проверьте и посмотрите, сколько времени вы можете сэкономить. И кто знает, может быть, некоторые из дополнительных задач, которые вы успеете сделать в вырученное время, станут завтрашними любимыми задачами.

Самопроизвольные перерывы также отнимают на удивление много времени. Понимание этого – это одно из открытий, которые делаются благодаря ведению личного дневника времени. Эти моменты очень трудно проследить и важно предотвратить их до того, как они вовлекут участие других людей. Это важно, читайте далее.

Почему дискомфорт – это хорошо

У каждого есть трудные задачи, о чем мы упоминали в пункте 1 в предыдущем разделе. И они могут пересекаться с задачами, которые вам не нравятся, мы говорили об этом в пункте 2. Есть еще одна категория, в некотором смысле объединяющая два фактора и которую стоит разобрать, прежде чем мы двинемся дальше. Она даже может научить вас простому способу улучшить результаты и повысить продуктивность в той сфере, которая сейчас для вас «зона дискомфорта».

Испытывать нехватку времени в современном рабочем пространстве – это норма. На нас давит корпоративная культура, финансы, кадровый состав, потребительский и рыночный спрос, конкуренция и административные заботы, на которых держится мир, и многое другое. Нам очень хочется найти панацею, один простой подход, который гарантированно улучшит результаты бизнеса, но в реальности такие волшебные формулы тщательно замаскированы под понятием «усердная работа». Тем не менее мы можем говорить о таком подходе – где вы уделяете внимание и тщательно продумываете свою тактику. Такой подход положительно отразится на положении дел.

Чтобы этим пользоваться, сначала нужно быть честным с самим собой. Приведу пример про себя: несмотря на то что я имею достаточно знаний и опыта, как мне нравится думать, в различных областях менеджмента и деловой практики, я признаю, что есть некоторые задачи, в которых мой подход не будет удачным. Трудно это признать – черт возьми, я же написал книгу об управлении временем! – но меня многие знают как прокрастинатора. В каких сферах это происходит чаще всего? Проанализировав ситуацию, я легко могу ответить на этот вопрос: проблема не просто в трудности задачи (мне нравятся вызовы!), а в особом виде трудности – она причиняет мне дискомфорт. Это может происходить сознательно: например, моих навыков владения компьютером может быть недостаточно – я знаю, что у меня есть пробелы, и понимаю, что могу попасть в неприятную ситуацию, но я откладываю принятие мер, потому что мне стыдно. Наверное, у каждого есть такие дела, которые нам некомфортно выполнять, из-за чего мы их откладываем.

И наоборот, иногда очень трудно понять, что наша прокрастинация зашла слишком далеко: мы пытаемся рационализировать свои уклоны от дела и фактически не признаем, что все запущено, или иногда вообще отказываемся видеть реальность. Из-за того что на дело не было выделено достаточно внимания, в результате снижается продуктивность. И все из-за какого-то неясного, притаившегося и, возможно, подавляемого страха, что вам будет неудобно или стыдно. Давайте вернемся к примеру, приведенному ранее и затрагивающему многих людей, которые управляют другими.

Когда показатели работы не отвечают требованиям

Представьте себе, что один из ваших сотрудников работает плохо. Мы можем говорить о чем угодно: от невыполнения продаж до менее значимых вопросов; подробности не важны. Ясно одно – нужно что-то делать. Награды за ваши действия можно будет легко предугадать. Если вы разберетесь с этим сотрудником, то сможете повысить продуктивность – и не только, в зависимости от того, о чем мы говорим. Тем не менее… всегда будет множество причин повременить с действиями. Мы думаем (или надеемся), что дела наладятся. Мы решаем подождать до конца месяца (когда будут новые показатели работы за текущий период) или предстоящей аттестации работников (что, как мы знаем, означает, дальше откладывать уже нельзя). Мы можем искать причины в чем угодно. Мы заняты, у нас сейчас другие приоритеты (правда?), или, что еще менее убедительно, мы решаем другие срочные проблемы.

Это может быть неприятной правдой, но причина в нас самих – мы не хотим решать эту проблему. Может быть, мы не знаем, как лучше поступить, или наоборот, знаем, что делать, но не знаем как. Зато мы уверены в том, что будет неловко и некомфортно. Это особенно актуально в некоторых обстоятельствах,