Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей - Патрик Форсайт

того, что нужно решать, передать, как быстро и при каких обстоятельствах. Например, хотите ли вы, чтобы на конференцию, на которой вы будете несколько дней, отправили все вещи или только некоторые? А как насчет людей: кому сообщать, где вы сейчас, а кому – нет? И так далее.

Просто отправляя сообщения в офис или откладывая дела до своего возвращения, вы тратите время впустую, причем и свое, и чужое. Поэтому определите, какого рода информацию можно запросить, а также когда, где и как сообщения должны отправляться. Это еще одна деталь, которая поможет вам эффективно распоряжаться временем.

Электронная почта

Сегодня электронной почтой пользуются во всех офисах мира. Однако обращаясь с ней неправильно, вы рискуете оказаться на минном поле потенциальной потери времени. Это очень важная тема и мы разберем ее в отдельной главе. См. главу 5.

Будучи в разъездах

Независимо от того, какую роль играют путешествия в вашей работе, путешествуете ли вы по соседним городам или же по разным континентам, делаете ли это редко или часто, ясно одно – это занимает ваше время. Очень много времени можно легко потратить впустую. Здесь мы рассмотрим основы эффективного во времени путешествия: во-первых, путешествовать или нет. Какие есть альтернативы? Что можно было бы сделать?

• Просить людей, чтобы они сами приезжали к вам. Это вполне возможно – попробуйте предложить такую идею, оплатите ночлег в гостинице для приглашаемого; это будет точно дешевле, чем если бы вы путешествовали сами, а также это сэкономит ваше время.

• Отправить в командировку подчиненного. Да, даже если речь идет о престижной конференции, вы все равно должны рассматривать вариант делегирования.

• Поговорить о делах по телефону. Некоторые дела можно решить довольно просто, и вам не нужно встречаться с человеком лично, или, например, когда проект только начинает развиваться, визит можно отложить до времен, когда будут уже какие-то результаты, это будет целесообразнее.

Примечание. Мобильные телефоны стремительно совершенствуются, и это всего лишь вопрос времени, прежде чем один гаджет на вашем запястье будет и принимать звонки, генерировать электронную почту и закрывать шторы в вашей гостиной, пока вы сидите в ресторане на другом конце света. На самом деле, со времен предыдущего издания технологии заметно продвинулись.

Конечно, мобильные телефоны – бесценный способ поддерживать связь. Но ими все же нужно пользоваться осторожно. Времязатратные переписки не всегда гарантируют успешную коммуникацию, и иногда люди не хотят перезванивать из-за того, что это дорого. Сегодня можно позвонить кому-то, рассчитывая, что этот человек находится через дорогу от вас, а потом разбираться с задолженностью на телефоне, потому что вы звонили в Гонконг по роумингу. Поэтому осторожность не будет лишней, но, где бы вы ни находились, мобильные телефоны могут свести к минимуму дальнейшие поездки.

• Пишите письма (электронные или же бумажные – как хотите). Принципы пользования такие же, как и с телефоном, хотя это разные формы общения, в этом случае результат – в письменной форме. Помните: через телефон и почту не всегда можно достигнуть немедленного и четкого понимания, как через встречу.

• Используйте технологии. Для тех, кто может себе это позволить, современные телекоммуникации предлагают все более изощренные возможности, в том числе телефонную и видеосвязь, которая мгновенно соединит вас с группой людей и позволит вам общаться и даже видеть друг друга.

Поэтому, прежде чем обращаться к турагенту, подумайте над этим вариантом. Конечно же, некоторые вопросы действительно можно решить только личным присутствием, но многие можно решить онлайн. Тем не менее когда поездка действительно необходима, можно придерживаться рекомендаций, чтобы максимально эффективно провести свое время. Если вам нужно отправиться в командировку, рассмотрите логистику.

• Планируйте каждую поездку. Примите во внимание приоритеты, сроки и то, как скажется ваше отсутствие на работе в офисе.

• Учитывайте стоимость. Различные маршруты или способы передвижения (поезд или самолет, класс билета) могут повлиять не только на стоимость, но и на время – иногда сэкономленное время стоит того, чтобы заплатить больше.

• Местоположение. Где будет лучше всего встретиться? Можно, например, выбрать какое-то место между вашим отелем и офисом человека, с которым вы встречаетесь.

• Что взять с собой. Например, полет только с ручной кладью сэкономит вам время, а использование компьютера может повысить вашу продуктивность (см. ниже).

Организовав свое путешествие, стоит продумать, что можно сделать полезного, пока вы будете в пути. Некоторые задачи можно легко выполнить в дороге. Вот некоторые идеи.

• Можно читать. Будет полезно просмотреть все документы; даже за короткое путешествие можно вспомнить всю нужную информацию.

• Можно писать. Для этого нужны условия получше, но многое можно сделать (и диктовать тоже, если вы не против, чтобы рядом сидящие пассажиры в самолете вас слышали, но лучше это делать в автомобиле, где есть некоторая конфиденциальность).

• Работать на компьютере, в частности обрабатывать текст. Благодаря современным ноутбукам можно быстро привыкнуть работать на ходу, не обращая внимание на окружающую вас обстановку.

• Можно обсудить что-то. Это явно относится к совместным командировкам с коллегами. Если вам предстоит такая поездка, то можно обсудить многие дела прямо во время путешествия.

• Поговорить о делах по телефону. Мобильные телефоны могут помочь нам во многом (см. выше).

• Можно подумать. Это особенно полезно. Для этого не понадобятся никакие документы, ноутбуки, вам нужно только желание и план. В своем дневнике я веду список вопросов, над которыми надо подумать. Это долгосрочные вопросы, для решения которых не нужны документы, поэтому я могу подумать над ними, когда есть подходящий момент.

• Посмотреть что-то. В предыдущем издании этого пункта не было в списке, но сейчас все чаще и чаще можно наблюдать людей, которые смотрят видеоматериалы на планшетах в транспорте (разумеется, не за рулем автомобиля!). Не будем говорить о фильмах, ведь можно продуктивно провести свое время в дороге хотя бы за просмотром тренингов различного характера.

Подбирайте задачи для конкретного путешествия. В самолете будет весьма удобно набирать текст на ноутбуке. Для поездок в поезде или на машине можно подобрать другие задачи. Гостиничные номера, залы ожидания в аэропортах и многое другое предоставляют все возможности. Стоит задуматься над этим, и ваша продуктивность даже в неблагоприятных условиях может вас приятно удивить. На самом деле, неблагоприятные обстоятельства могут предоставлять хорошую возможность поработать: если вы застряли в аэропорту из-за тумана, позаботились ли вы о том, что полезного можно сделать? Не тратьте время на лишние звонки в офис с уточнениями, все ли у них в порядке. Это тратит впустую ваше время и время других. Но объясните подчиненным, какую именно информацию вам должны