Победное предложение. 7,5 принципа, которые помогут вам выиграть в любом тендере - Скотт Кейсер

Работая в одиночку или с коллегами по заявительной команде, подумайте о недавнем тендере, на который откликнулись. Определите покупательскую роль и мотивационный стиль каждого из принимающих решения людей. Оглядываясь назад, было ли обращение с ними со стороны вашей команды в процессе рассмотрения заявки таким, на которое они откликнулись бы наилучшим образом?

Оцените свой подход к каждому из принимающих решения, а затем отметьте, что вы могли и что стоило бы сделать по-другому. Возьмите эти выводы в свою следующую заявку. Почему бы во время следующей ревизии заявки, следующего разбора полетов в конце тендера не проделать это упражнение со своими коллегами, не посмотреть на покупательские роли и мотивационный стиль каждого из тех, кто принимал решение?

С другой стороны, если вы занимаетесь предложениями в своей организации, например как менеджер по развитию бизнеса, подумайте о мотивационных стилях ваших коллег-заявителей. Как вы можете изменить свое поведение, чтобы добиться от них максимума во время следующей заявки?

Принцип 3

Организуйте встречу с клиентом перед подачей документов

Вы провели предварительную оценку возможности, решили подавать заявку и выбрали предполагаемую команду. Но подождите начинать писать.

Для начала, вам нужно полностью понять, что нужно клиенту, чего он хочет и чего не хочет. Печальная правда заключается в том, что большинство ITT/RFP не дадут вам этой информации, во всяком случае не в тех деталях и нюансах, которые вам понадобятся, чтобы сформировать ответ. По моему опыту, большинство приглашений к участию в тендере (ITT) не стоят бумаги, на которой они написаны. И происходит это от того, что большинство из них были слеплены младшими сотрудниками из прошлых документов и разрослись, как грибы, в громоздкие, перегруженные техническими подробностями документы, которые часто требуют от заявителей смешного количества деталей.

Тендер – это гораздо больше, чем документ, это состязательная и влиятельная кампания.

Ваша цель – сформировать для клиента позитивное представление о себе и своей команде, чтобы в процессе отбора они проголосовали за вас. Если они с вами не встречаются, вы не можете повлиять на них. И если вы не можете повлиять на них, то они вряд ли проголосуют за вас, особенно если знают другого заявителя и доверяют ему. Доверие и связь играют здесь ключевую роль: целая пропасть лежит между хорошим послужным списком на бумаге и клиентом, который видит ваши глаза на личной встрече.

Идеальный вариант – встретиться с ним до подачи документов.

Даже если вы бывалый на рынке игрок и они уже знают вас, мой добрый совет: вести заявку так, будто вы сторонний заявитель. Конечно, вы должны использовать имеющиеся знания о клиенте и его бизнесе, однако эта позиция убережет вас от расслабленного и самодовольного подхода к процессу заявки. А увидев, что вы ведете себя как сторонний заявитель, клиент будет бесконечно впечатлен.

«Но что, если документация не предполагает контакта с клиентом?» – слышу я ваш вопрос.

Хороший вопрос. И вот что я предлагаю:

Попросите прояснить некоторые пункты ITT. Большинство тендерной документации содержит имя и контакты людей, о которых часто отзываются как об «охранниках на воротах». Подготовьте несколько детальных вопросов, на которые они, скорее всего, не смогут ответить, подталкивая их к тому, чтобы связать вас с кем-то повыше. Ваша цель здесь – поговорить с людьми, имеющими право голоса, сначала – по телефону, а потом убедить встретиться лицом к лицу, чтобы поспособствовать более длительным отношениям.

Я успешно использовал эту практику в секторе частного бизнеса. В отрегулированном процессе поставок бюджетным организациям действовать нужно более осторожно.

В наши дни многие тендеры бюджетных организаций размещаются на электронных порталах, чтобы обеспечить открытый, честный и прозрачный процесс. Но порталы иногда падают, а тендерная документация может не отвечать на все ваши вопросы. Если так и с учетом того, что представленная документация безоговорочно не запрещает контактов с покупателями, то вы имеете право связаться с ними во время разъяснительного периода. Предпочтительным здесь будет звонок.

В том случае, если звонящий ясно формулирует свою мысль, хорошо умеет общаться по телефону и четко понимает вопросы, то это еще одна возможность связаться с покупателем и продемонстрировать свой профессионализм. Однако если покупатель почувствует, что вы используете разъяснительный процесс, чтобы оказаться в более благоприятном положении или получить преимущество перед другими заявителями, то ваша организация может получить ярлык «авантюристов», и это только навредит заявительному процессу.

Другой риск разъяснительного процесса в бюджетной сфере – это когда вы задаете глубокий вопрос, который не пришел в голову никому другому… но которым покупатель делится со всеми остальными заявителями, чтобы сохранить «единые правила игры». Конечно, не все покупатели одинаково совестливы. В случае телефонного разговора они, возможно, не кинутся передавать ваш вопрос и свой ответ на него всем прочим заявителям, что является еще одной причиной позвонить, а не писать электронное письмо.

Прояснение ITT/RFP – возможность выстроить отношения с покупателем. Как и любое общение с клиентом, оно должно быть спланировано, подготовлено и грамотно проведено.

Как отвечать на вопрос клиента, зачем вы хотите с ним встретиться?

Ваш главный аргумент: чем лучше вы поймете их потребности, их культуру и детали бизнеса, тем более релевантным будет ваш ответ и тем проще будет им его оценить. Чем более точно они смогут оценить вашу документацию, тем более вероятно, что ваша встреча будет назначена.

Если они по-прежнему отказываются, скажите, что у вас есть ряд идей относительно их нужд, которые вы хотели бы с ними проверить, прежде чем оформлять письменно в своем ответе. Завлеките их перспективой бесплатных идей.

Сложность в том, чтобы говорить не о своих потребностях (которые состоят в том, чтобы получить контракт), но о том, что получают они от встречи с вами. Мотивируйте их, говоря о пользе, которую получат они.

Если в ответ вы снова слышите «нет» и они неуверенно отвечают даже на просьбу прояснить некоторые вопросы по телефону, хорошенько подумайте, стоит ли продолжать. Знаки сопротивления или отступления на столь ранней стадии тендера обычно означают одно: в мыслях у них уже есть поставщик… и это не вы. Если они не готовы сейчас потратить время на то, чтобы узнать вас, насколько вероятно, что они наградят вас контрактом в решающий момент?

Почему так мало заявителей просят клиента о встрече перед подачей документов?

Причин много, но сразу в голове всплывают шесть:

1. Они боятся, что клиент скажет «нет» (отказ).

2. Они боятся, что клиент сочтет, что они действуют против правил, и исключит их из состязания.

3. Им не хватает уверенности попросить, возможно, потому, что они не обдумали все преимущества (читайте ниже).

4. Встреча с клиентом вытаскивает их из зоны комфорта: они предпочитают оставаться в своей условной башне из слоновой кости.

5. Им просто не приходит это в голову, особенно если ITT/RFP, кажется, не предполагает контактов с клиентом.

6. Нет времени: расписание забито работой над заявкой.

Кроме, возможно, 6-го пункта, ни один из них не должен останавливать вас, особенно если вы понимаете, какое море преимуществ принесет вам предварительная встреча. Что касается пункта 2, то я считаю, дисквалифицировать заявителя только за то, что он попросил о встрече с принимающими решение людьми, – чрезмерно жестокая мера. В самом худшем случае – они могут сказать «нет».

Все еще не убедил вас в необходимости встречи с клиентом перед подачей документов?

Давайте разберемся с четырьмя важнейшими пунктами подготовки к этой встрече: каких членов команды брать с собой; план встречи; разработка вашего предложения, модели обслуживания или примерной концепции; ваш образ мышления.

Каких членов команды взять с собой?

Я предполагаю, что вы уже выбрали ведущих членов команды, основываясь на их навыках и опыте, роли каждого из принимающих решение со стороны клиента и их личностях. Теперь вам нужно внимательно обдумать, каким членам команды стоит встретиться с клиентами.

Принцип – подобрать людей в соответствии с их оппонентами с точки зрения роли, пола, возраста и опыта. Возьмем для примера типичный контракт на аудит: менеджер по аудиту, который изо дня в день следит за исполнением контракта, встречается с финансовым директором клиента, который будет обеспечивать его основными данными для аудита и соединять с правильными людьми в организации.