Победное предложение. 7,5 принципа, которые помогут вам выиграть в любом тендере - Скотт Кейсер

Приветствуем опытных заявителей!

Если вы не новичок в мире тендеров, то, вероятно, ищете чего-то другого.

Возможно, вы хотите усовершенствовать свое тендерное мастерство. Или, может быть, вы хотите поднять до собственного уровня профессионализма свою команду. Бесспорно, эта книга станет для вас отличным помощником:

• строже проводить предварительную оценку возможностей (Принцип 1)

• по-новому посмотреть на подбор команды (Принцип 2)

• привести свою заявку в соответствие с каждым представителем пяти покупательских ролей (Принцип 2)

• вырваться в соревновании вперед еще до того, как ручка коснулась бумаги (Принцип 3)

• структурировать любое предложение, сделанное в свободной форме, для максимального воздействия (Принципы 3 и 4)

• использовать письменное слово как оружие в своей борьбе (Принцип 4)

• создавать убедительные пояснительные записки (Принцип 4.5)

• мощно выступать на презентациях (и учить других тому же) (Принцип 5)

• получать откровенные, полезные отклики от клиента (Принцип 6)

• лучше управлять заявками (Принцип 7)

Какой бы ни была ваша ситуация, я старался, насколько это возможно, приблизить книгу к «реальному миру», отсюда и количество фраз в духе «Для этого надо…». Легко сказать, трудно сделать. Применимость также крайне важна, поэтому каждую главу завершает упражнение под названием «Пища для размышлений». Я хочу, чтобы вы соотносили любые мои написанные слова с собственным опытом и обстоятельствами, получая инсайты и идеи, которые можете применить для любой своей заявки.

Всего лишь одна правильно примененная хорошая идея может повлиять на вероятность вашего выигрыша.

Будь вы новичком или ветераном, моя главная цель – помочь вам выигрывать больше контрактов, голосований, комиссий и полномочий, выигрывать эффективнее и с меньшим стрессом для вашей организации.

Так что неважно, нацелились ли вы на отдел заявок, продаж или предложений в международной компании, в партнерстве или на малом предприятии, являетесь ли вы перегруженным работой менеджером по заявкам или пишете предложения, внутренний вы или внешний консультант. Кем бы вы ни были, в какой области бы вы ни работали и какой бы ни была ваша роль в тендерном процессе, вы найдете здесь что-то для себя.

Искренне ваш

Принцип 1

Предварительно оценить все возможности

Краткое содержание главы

1. Что является и что не является предварительным отбором заявок.

2. Польза предварительного отбора и риски его отсутствия.

3. Как должным образом провести предварительный отбор заявок.

4. Упражнение, позволяющее понять, насколько хорошо вы провели предварительный отбор заявки.

Предварительно оценить и отобрать возможность заявки или тендера – первый важнейший шаг в процессе, однако на него редко тратят время. А если и уделяют этому внимание, то спустя рукава. Однако, научившись чаще говорить заявкам «нет», вы значительно повысите уровень своих побед. Когда мои клиенты осознают этот парадокс, их уровень успешности обычно идет вверх.

Так что же такое «предварительный отбор заявок»?

Это внутренний процесс принятия решения о том, отвечать на приглашение на участие в тендере (Invitation to tender – ITT) или запрос на предложение (Request for Proposal – RFP) или нет. Когда вы предварительно отбираете для себя возможности, вы анализируете все причины, по которым вам стоит делать заявку и по которым не стоит, а затем взвешиваете их, чтобы прийти к окончательному решению.

Это часто связано с «анализом возможностей» и «анализом экономической эффективности». Вы оцениваете, чего вам будет стоить эта заявка с точки зрения человеческих ресурсов, затраченного на управление времени, материалов, отвлечения времени или отказа от уже имеющихся клиентов, необходимости отказаться от других возможностей; все это необходимо сравнить с выгодой от победы в тендере и получения контракта.

(Кстати, не путайте это с PQQ, или предквалификационным опросником (Pre-Qualification Questionnaire). Это первый этап двухэтапной «закрытой» тендерной процедуры в бюджетном секторе Соединенного королевства. Эту форму обязаны заполнить все заинтересованные поставщики. Покупающая организация (формально называемая «организация-заказчик») использует эту информацию, чтобы оценить надежность поставщика по контракту и отсеять ненадежных с точки зрения объемов, финансового состояния и релевантного опыта. Это позволяет им не тратить время на заведомо обреченные заявки на популярные контракты, которые могут привлекать внимание полных надежд, но неподходящих поставщиков. PQQ помогает организации-заказчику сузить поле еще до выпуска формального Приглашения к участию в тендере до подобранной группы заявителей. Он оценивает заявителей, а не заявку.)

Что происходит, если вы не проводите «предварительный отбор заявок»?

При всех экономических кризисах, которые мне довелось пережить, я наблюдал в мире развития бизнеса один и тот же синдром: паническое стремление подавать заявки по любому возникающему поводу.

И это подтверждает исследование, которое я проводил среди профессионалов в сфере развития бизнеса по всему миру. Они неизменно досадовали на то, что начальники вынуждают подавать заявки при каждой появляющейся возможности. «Давайте поставим на это!», «Давайте выиграем это!», «Это может быть грандиозно!» – знакомые песни наивных менеджеров или не в меру инициативных специалистов по продажам. Проблема такого подхода в том, что не делается различия между возможностями выигрышными и проигрышными. Я называю это «предложенческим мачизмом», несущим по крайней мере девять рисков, которые могут подкосить ваш бизнес:

Большой толстый риск № 1Вы понапрасну тратите ограниченные ресурсы, в том числе добрую волю членов своей заявочной команды

Откликнуться на тендер – особенно на изнурительный, требующий ответов на многие вопросы и преодоления многочисленных трудностей, – значит согласиться с серьезными затратами энергии, времени, денег и внимания. (Однажды я помогал крупной строительной компании участвовать в тендере. Он проводился в бюджетном секторе и содержал 90 вопросов, многие из которых, конечно, пересекались, но каждый требовал хорошо подготовленного и внятного ответа. Кошмар.) Ресурсы не бесконечны, так что ваша ответственность перед партнерами, инвесторами, директорами, менеджерами и работниками состоит в том, чтобы расходовать их с умом.

Победа в тендере требует огромной вовлеченности и преданности от вашей заявительной команды. Заставляя их подавать заявки на заведомо проигрышные тендеры, вы испытываете их добрую волю – и иногда это приводит к непоправимым последствиям. Почему они должны стараться изо всех сил, зная, что шансы на победу столь призрачны? Вам нужно сделать так, чтобы для вас команда пробегала дополнительную дистанцию, а не ползла, чуть дыша.

Кроме того, мы недооцениваем воздействие, которое оказывают на дух, уверенность и самооценку людей частые проигрыши, вызванные плохим или вовсе отсутствующим предварительным отбором заявок.

Большой толстый риск № 2Вы легко упускаете выигрышные возможности

Дешевле и проще – продавать уже существующим клиентам, чем искать новых. Вместо того чтобы посвящать время тендерам для новых клиентов, стоит развивать отношения с уже существующими с помощью дополнительных продаж (up-sell и cross-sell) продуктов и услуг – так вы потратите время и силы с гораздо большей пользой. Хорошенько подумайте, какие возможности лучше вознаградят вас за потраченные ресурсы?

Большой толстый риск № 3Цена возможности

Это цена организации заявки на конкретную возможность – не с точки зрения ресурсов, но с точки зрения альтернатив, от которых вы будете вынуждены отказаться, столкнувшись с взаимоисключающим выбором.

Отвлечение ресурсов на большую заявку заставит вас пренебречь существующими клиентами или программами: цена этого пренебрежения и есть ваша «цена возможности». Давая предварительную оценку любой возможности, вы выполняете основную задачу – понять полную стоимость заявки для вашей организации. А это включает как ценность возможностей, от которых вам придется отойти, так и ресурсы, которые надо будет привлечь для заявки.

Большой толстый риск № 4Ваша команда становится фабрикой предложений

Когда вы проводите предварительный отбор неудачно, вы постоянно реагируете на внезапно возникающие вокруг возможности, особенно с жесткими и нереалистичными дедлайнами. Вы все больше и больше нагружаете свою команду, затапливаете ее неослабевающим потоком заявок. А результат? Демотивированные, подавленные и изможденные сотрудники, чья единственная задача не создать ладно скроенный и убедительный ответ, а просто «спровадить» одну заявку и приняться за другую. «Фабрика предложений» или «конвейер» – самое частое явление, встречаемое мной в мире развития бизнеса.