Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей - Патрик Форсайт

для отключения Интернета на определенное время. За работой на компьютере, телефоне, планшете и ноутбуке (и не только), вас, несомненно, соблазняют подобные мысли: «я просто быстренько проверю то», «я буквально минутку гляну се». Или, например, огромное количество времени могут занимать игры. Совмещение таких видов деятельности и стало главной прокрастинацией XXI века. Это вызывает привыкание. Эта тенденция подпитывается все большим интересом к социальным сетям (Facebook, Instagram, Twitter и тому подобным) и тем, что люди побуждают других отвлекаться так же сильно, как и они сами. Опасность очевидна, потенциальный ущерб продуктивности и эффективности значительный.

Так что подумайте об этом и проследите за тем, насколько вы склонны поддаваться многочисленным искушениям. Не отвлекайтесь на очередные уведомления о том, что кто-то прислал вам какое-то смешное видео, и сами не рассылайте спам. И никогда, никогда не говорите себе: «Это же займет всего минутку».

Вы ведь знаете, что потратите куда больше времени.

Примечание. Есть и другая потенциальная опасность – вы можете нарушить организационные правила или, в худшем случае, вас могут обвинить в том, что вы кому-то досаждаете или дискриминируете кого-то, и вы очень сильно пожалеете о том, что не смогли вовремя противостоять Интернету.

01

Время, ключевой ресурс: возможности и трудности

Не важно, какой деятельностью вы занимаетесь, работаете ли вы на руководящей или на исполнительной должности – вы наверняка пользуетесь рядом ресурсов. Люди, деньги, материалы – все это важно. В определенной работе может преобладать один ресурс. Но есть ресурс, которым обладаем мы все, – время. А время может выжать из нас все соки. Каждому из нас иногда бывает сложно завершить свои дела в обозначенные сроки. Для некоторых такие проблемы – дело в какой-то степени нечастое; другие признаются, что в подобных случаях им кажется, будто весь мир сговорился против них, и поэтому они не могут завершить свои дела, а третьи и вовсе живут в состоянии постоянного хаоса.

Кому тогда нужно задуматься о тайм-менеджменте? Потенциально каждый может извлечь выгоду, узнав, как эффективно распоряжаться своим временем. В любой организации многое из того, что фактически характеризует саму ее суть, на самом деле только усложняет эффективное управление временем: иерархические структуры, люди, сроки, документы, электронная почта, компьютерные проблемы, встречи, давление и взаимодействие; все это и многое другое может усугубить проблемы.

Цель этой книги – помочь решить проблемы тайм-менеджмента всем, кто работает на руководящих или управленческих должностях в организациях, коммерческих или иных, и кто отвечает за выполнение задач и достижение результатов. Если вы находитесь в этой категории, даже если вы уже предприняли усердные попытки организовать рабочий процесс, все равно сможете почерпнуть здесь идеи, которые помогут вам достичь большего. Если вам кажется, что у вас слишком много дел, но слишком мало на них времени, если из-за срочных задач вы никогда не могли до конца выполнить дела из запланированного списка и вам хотелось бы стать более организованными, но вы не знаете как, то эта книга для вас. Если ваш стол завален неопрятными стопками бумаг, вы постоянно отвлекаетесь, ваши дедлайны срываются и вы отчаиваетесь когда-либо разгрести свои дела, то эта книга определенно для вас.

Тайм-менеджмент обязателен. Это то, что должен учитывать каждый желающий работать эффективно, формально или неформально. В какой-то степени каждый из нас и так управляет своим временем; вопрос только в том, насколько хорошо это получается и как это сказывается на работе. Тем не менее управление временем не так просто – как вы уже заметили! Даже тем, кто совершенствует свои навыки, не всегда удается спланировать рабочий процесс на все сто. Если вам кажется, что это довольно зловещее начало книги по тайм-менеджменту, то вынужден сообщить – худшее еще впереди. Опросы показали, что большинство людей могут значительно повысить свою продуктивность, пересмотрев свои привычки и обратив внимание на принципы тайм-менеджмента. Сложность в том, что мы изначально воспринимаем такие перемены как нечто сложное, поэтому настойчивость ослабевает, а старые привычки берут верх. Сдаться нас искушает и страх, что все равно в жизни ничего не поменяется, поэтому мы пускаем все на самотек и в итоге разгребаем путаницу. В той или иной степени это искушение часто бывает очень сильным.

Заставляем правила работать

Однако есть и хорошие новости – в наших силах изменить ситуацию, и такие перемены позитивно скажутся и на работе, и на карьере в целом. Не сомневайтесь, результат глубокого изучения тайм-менеджмента может быть ощутимым и разнообразным. Освоение тайм-менеджмента может:

• повлиять на вашу эффективность, результативность и продуктивность. Уже только это должно вас серьезно настроить к тайм-менеджменту, поскольку он влияет на вашу работу день за днем, час за часом, все время;

• подготовить вас к давлению, которое есть в любой работе;

• придать вам солидность в глазах других. Тайм-менеджмент повлияет на то, как вас будут воспринимать другие в организации. Выработанный навык управления временем является важнейшим фактором, который выделит среди кандидатов с равным талантом и способностями тех, кто им владеет, и следовательно, у них будет более успешная карьера.

Поэтому, хоть это и займет некоторое время, очень важно выработать собственную систему управления временем. Тайм-менеджмент должен рассматриваться как синоним самоорганизации; это требует дисциплины, а дисциплина подкрепляется привычкой. Другими словами, хорошая новость в том, что стоит начать работать над тайм-менеджментом, как его освоение будет проще. Хорошие привычки помогают обеспечить хорошо организованный подход к тому, как вы планируете и выполняете свою работу. С другой стороны, вредные привычки – как многие из нас знают – трудно искоренить. И замена плохих привычек хорошими – это то, что вполне может быть выводом, к которому вы придете, проанализировав то, как вы работаете.

Вы можете заставить тайм-менеджмент работать, основываясь на двух ключевых факторах: на том, как вы планируете свое время, и на том, как реализуете тонкости своего дела. Первый фактор, который рассматривается в начале этой книги, заложит важный фундамент, на основе которого вы сможете творить и работать. Второй состоит из множества рабочих факторов, методов и приемов, каждый из которых может положительно сказаться на вашей работе. Такие факторы могут быть абсурдно простыми, например, если вы то и дело будете посматривать на часы, то вероятность того, что ваши гости задержатся, будет снижена. Особенно если на вашем лице будет ярко выражено беспокойство. Или они могут быть посложнее, например, хорошо выстроенная система регистрации документов, которая поможет вам сэкономить время и гарантирует, что вы быстро и точно найдете нужные документы.

Другие методы могут быть хитрыми,