Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей - Патрик Форсайт

должно оплачиваться. Хотя это может быть полезной возможностью использовать «мертвое» время. Но опять же, это должно быть сделано таким образом, чтобы отражать разумный баланс, и руководители должны следить за общим количеством отработанных часов.

Поощряйте себя

Последняя идея в этой главе может мотивировать вас к лучшему тайм-менеджменту и гарантировать, что вы будете помнить о нем во время работы. Уже было сказано, что тайм-менеджмент – это не просто, что он требует согласованных усилий, поэтому вам нужно мотивировать себя и обозначить для себя реальные причины. Вам нужно нечто большее, чем просто победоносно разобрать кипу бумаг на столе. В любом случае даже самому эффективному человеку может быть некогда это делать, и хотя наши способы достижения целей и их результат в некотором роде являются достаточным вознаграждением, хотелось бы, что мы сами могли видеть свой личный прогресс в тайм-менеджменте.

Таким образом, имеет смысл установить себе конкретные цели в тайм-менеджменте и связать их с желаемым результатом; дать себе личное удовлетворение, чтобы вы хорошо понимали, что, если вы справитесь с этим, вам будет по плечу что угодно. Такие награды могут казаться незначительными и личными (они не должны иметь большого смысла для кого-либо еще). С примером будет понятнее.

Возьмем, например, мою работу над книгой. Задумав и согласовав проект, а это требует определенного времени, я разделил работу на несколько этапов: изучение и планирование того, что будет содержать книга, ее структурирование (определение разделов и последовательности глав), собственно написание и окончательное редактирование перед отправкой рукописи в издательство. Открыв для себя портативные компьютеры, я с удовольствием работаю с текстами, когда путешествую, а во время путешествий выпадает очень много времени, которое можно провести с пользой – во время полета и многих других видов деятельности. Этап изучения и планирования трудно выполнять вне рабочего кабинета, так как мне нужно слишком много документов и места. Поэтому если я вовремя закончу планирование, то я могу начать писать во время путешествия. То есть завершение начальной работы вовремя, чтобы успеть к поездке, становится личной целью, и наградой является то, что в путешествии у меня будет посильная задача. Для кого-то это может показаться несущественным, но это важно для меня, и именно это имеет значение.

Если вы сможете думать о работе в таком ключе и обещать себе какую-то награду, – а еще лучше несколько, – то ваше внимание будет оставаться сосредоточенным на пользе тайм-менеджмента. Одним из основных результатов хорошего тайм-менеджмента является способность успевать завершать те проекты, которые в противном случае пришлось бы отложить, отменить или пропустить. Сделайте любимые дела своей наградой, проработайте то, что необходимо в других областях, для достижения этого, и у вас будет гораздо больше шансов достичь того, чего вы хотите.

Поддерживаем благие намерения

Все рассмотренное до сих пор поможет вам проработать хорошую основу для освоения мастерства управления временем. В частности, это поможет вам принять правильные установки с точки зрения общего подхода к вашей работе и с точки зрения конкретных областей деятельности. Мы приближаемся к цели, работая над своим отношением, однако мы еще не разобрали, как применять эти принципы и техники. В реальной жизни благие намерения оставляют вас в определенные моменты, и на смену им приходит целесообразность – или паника! Будет легче выработать привычку помнить об этом, чем соглашаться выполнить чьи-то просьбы. Постоянно отклонять большое количество просьб может быть непросто. Некоторые люди перед тем, как согласиться выполнить какую-либо нежелательную просьбу, считают от одного до десяти, и это им действительно помогает. Вместо того чтобы спешить выпалить «да», они могут дать взвешенный ответ, который может помочь избежать лишних забот. Конечно, это не универсальный способ. Однако если он поможет вам отказать кому-то в чем-либо, то он будет полезен, и вы сможете пользоваться им в любых областях. Организовав себя и свою работу, вы все будете делать эффективнее. В следующей главе мы обратимся к различным способам наведения порядка в хаосе реальности.

Резюме

• Достичь прогресса будет легче, если вы будете следить за тем, как работаете сейчас.

• Постановка четких целей и «планирование к планированию» является основой хорошего тайм-менеджмента.

• Успех – в деталях.

• Принцип накопления: мы видим улучшение после применения первого метода, после второго – более явное улучшение, такие принципы ведут к приобретению хороших привычек, которые поддерживают процесс максимизации эффективности.

03

Становимся (и остаемся) организованными

Организация и тайм-менеджмент идут рука об руку. Хорошая самоорганизация создает правильную среду времени. За плохой организацией кроется коварство; любые дела занимают больше времени, чем нужно, и так происходит изо дня в день, из-за чего эффективность неизбежно снижается. То же самое можно сказать о незначительных ошибках или упущениях, которые накапливаются и в итоге подрывают эффективность.

В худшем случае отсутствие организации приносит реальные, даже изнурительные проблемы. Плохо организованный человек:

• не может быстро найти нужные документы и информацию;

• допускает путаницу в своем дневнике, иногда встречи накладываются друг на друга;

• склонен хаотично «скакать» по задачам, пытаясь успеть завершить дела в нереальные сроки;

• опаздывает, плохо готовится к встречам;

• бессистемно хранит документы, как бумажные, так и электронные;

• не имеет четких приоритетов;

• работает в беспорядке;

• безуспешно строит отношения с коллегами и неадекватно ведет учет.

В результате такие люди прилагают больше усилий, тратят больше времени, пропускают дедлайны, получают неадекватные или недостаточные результаты несмотря на свои труды. Еще хуже то, что низкие результаты работы видны остальным, и это сказывается на всей компании. Сотрудники, вынужденные работать с таким человеком, испытывают неудобства, а виновник приобретает репутацию ненадежного человека. Это сказывается не только на продуктивности компании, но и на личных возможностях этого человека продвинуться по карьерной лестнице.

Я уверен, вышеперечисленное не относится к вам (безнадежно дезорганизованный человек вряд ли будет читать такую книгу). Но большинство из нас все же узнает хоть капельку себя в этой картине. Вряд ли нужно богатое воображение, чтобы представить пагубные последствия вышеперечисленных пунктов, возможно, нам даже больше поможет память, а не воображение!

Конечно, хорошо рассуждать о вреде дезорганизации, но как стать и оставаться организованным? Ключ, о котором мы говорили в прошлой главе, – это составление плана. Поэтому мы вернемся к этому пункту, рассматривая не только создание плана, но и способ его прорабатывать. Помимо этого, есть множество способов повысить уровень организации: далее мы рассмотрим их огромное множество. Некоторые из них довольно просты, но тем не менее очень действенны. Другие являются более фундаментальными. Придется подумать,