Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей - Патрик Форсайт

потому что он или она – босс, может разрушить лучшие намерения тайм-менеджмента. Возможно, миссия убедить вашего босса в необоснованности нагрузки падет на ваши плечи.

Поэтому, прежде чем согласиться на даже потенциально привлекательные дела, вам нужно тщательно подумать и отказаться от некоторых предложений. Но это не все. Порой труднее всего бывает отказать самому себе. Причин согласиться на что-то может быть много: вы не хотите обидеть других или же вы готовы попробовать все что угодно, а может, вы не думаете о том, как изменения повлияют на рабочий процесс, и так далее. У всех нас есть свои слабые места в этом плане, и мы должны остерегаться своих собственных склонностей, когда они уводят нас от приоритетов. Будьте твердыми в общении с другими. Сказать «нет» – это фундаментальная экономия времени. Чарльз Сперджен хорошо выразился: «Учитесь говорить “нет”; это принесет вам больше пользы в жизни, чем умение читать на латыни».

Быть или не быть (идеальным)

Большинство людей хотят достичь успеха на работе, которая им небезразлична (если бы вы не были в этой категории, вы, вероятно, не взяли бы эту книгу в руки). Но я отвлекся – и отнимаю ваше время! Некоторые люди идут дальше и превращаются в перфекционистов. Такое бывает, но я не одобряю такой сомнительный подход к работе. Однако существует дихотомия, хорошо обозначенная в цитате Роберта Хайнлайна, который сказал (возможно, в отчаянии): «Им не нужно качественно, им нужно в среду». Дело в том, что для достижения совершенства требуется время, и в любом случае совершенство не всегда может быть строго необходимым. Возможно, все должно быть сделано тщательно, скрупулезно, в полном объеме, но нам не нужно тратить время на то, чтобы довести до совершенства каждую мельчайшую деталь. Особенно трудно перфекционистам от природы, в какой-то мере эта черта присуща многим, однако очень важно соблюдать баланс. Главное – соблюдать баланс между качеством – стандартом, на который нужно ориентироваться, ценой и затрачиваемым временем. Этот баланс нужно осознанно поддерживать.

Всегда придется идти на уступки, и зачастую это сложно. Часто приходится идти на настоящий компромисс. Здесь ключевым фактором часто является стоимость. Было бы легко добиться желаемого качества продукта, если бы цена не имела такого значения. В большинстве профессий бюджетные соображения ставятся в приоритет. Будет полезным применить такой образ мышления и реалистично оценить, что для вас важно, а что просто желаемо. При этом необходимо учитывать ключевой фактор: значительные (а иногда и самые большие) затраты – это ваше время.

Некоторым это не будет ничего стоить. Например, бухгалтеры или консультанты будут взимать повременную оплату на протяжении рабочего процесса, и на них подобные затраты отражаются. В организации речь идет не только о том, чтобы разделить свою зарплату на почасовую оплату; вы должны позволить себе многие другие расходы, связанные с вашим пребыванием там. Факторы будут включать в себя как расходы на ваше устройство в компанию, не считая заработную плату (пособия, отчисления в пенсионный фонд и так далее), так и аренду и содержание вашего офисного помещения, включая оборудование (множество пунктов: от секретаря, если он у вас есть, до компьютера и IT-поддержки).

Такой расчет определенно стоит сделать; итоговые цифры могут вас удивить, и это станет полезным ориентиром при рассмотрении многих моментов в управлении своим временем: стоит ли вам отправиться в путешествие, провести или посетить встречу и так далее. Позвольте мне повторить: убедитесь во что бы то ни стало, что все, что должно быть сделано для достижения совершенства, делается таким образом, чтобы достичь именно этого. В противном случае убедитесь, что вы всегда помните о балансе между качеством, стоимостью и временем. Если вы будете выполнять дела по установленным стандартам, без переусердствования над деталями, которые в некоторых случаях не являются необходимыми или желательными, то вы, несомненно, сэкономите время.

Работайте не больше, а умнее

Увеличение количества рабочих часов не будет решением для повышения продуктивности в вашей работе. Это утверждение может показаться противоречивым. Конечно, если поработать дольше, то и результатов должно быть больше? Да, конечно, прямой ответ будет утвердительным. Дело, однако, в том, что всему есть пределы. У всех нас 24-часовой день (если нет существ, интересующихся тайм-менеджментом, на альфе Центавра). Это неизменно, и количество времени, которым мы располагаем, ограничено.

Наверное, одно из правил жизни состоит в том, что если работа интересная, то ограничиваться нормированным рабочим днем не приходится; именно поэтому это и интересно, но я сейчас не об этом. В конце концов, вы получаете то, что вкладываете, и усердная работа должна иметь значительные результаты.

Но в нашем случае большинству людей необходимо установить другой баланс – между работой, домом, внешними интересами и обязательствами. Если вы переусердствуете в работе, другие сферы – а они все важны – пострадают. Более того, ущерб, если он нанесен, коварен. Вы можете не осознавать трудности, пока не станет слишком поздно и не начнут возникать реальные проблемы.

Ответ заключается в стремлении найти баланс; действительно, вы можете установить для себя некоторые правила, обозначив определенное количество часов для работы, путешествий и остальных дел. Кроме того, если вы работаете руководителями, помните, что работоспособность команды, которую вы контролируете, намного больше, чем ваша, поэтому всегда имеет смысл принимать во внимание мнение команды, а не ограничиваться собственным. И, наконец, если подолгу работать, то сотрудники могут вас неправильно понять, и вы в их глазах будете выглядеть неэффективными, что противоположно вашему желанию. Сверхурочная работа будет необходима в некоторых случаях, например, чтобы завершить конкретный проект, однако если злоупотреблять такими методами, то можно потерять в качестве и столкнуться с рисками, на фоне которых работать по-умному кажется куда более удачным вариантом. Об этом стоит задуматься (но не до поздней ночи!) и выстроить сбалансированный режим рабочего времени.

Примечание. Следующие две идеи о сверхурочной работе до сих пор актуальны. Во-первых, культура организации может выйти из-под контроля, когда людям начинает казаться, что они должны работать все больше и больше, чтобы их считали хорошими. Это может снизить продуктивность, и в конечном итоге подобные действия скажутся на семейной жизни работников (и их мотивации) и даже на здоровье, что определенно плохо. Руководители должны следить за этим. Во-вторых, поступают жалобы из-за того, что некоторым приходится работать в транспорте по дороге в офис (хотя некоторым удается это делать, только если в вагоне будет свободное место), и нужно не просто проверять и отвечать на электронные письма, но и выполнять более сложные задачи, и, следовательно, это