Системная технология - Марат Телемтаев

При переработке управленческой информации ей придаются новые свойства, заключающиеся, напр., в обеспечении повышенного уровня содержания информации, полезной и необходимой для процесса принятия решения, и в освобождении от ненужной, бесполезной, мешающей информации. Процесс достижения этой цели разделяется на ряд подпроцессов, объединяемых сложной системой информационных потоков. Цели – придание управленческой информации новых свойств служат, например, процессы предварительной обработки информации референтами.

* Цели, для достижения которых осуществляются управленческие технологические процессы, можно разделить на основные (конечные), промежуточные и сопутствующие.

Система основных целей управленческого технологического процесса составлена, как правило, заранее, при создании процесса. Так, в систему основных целей может входить обеспечение высокой скорости принятия и реализации решений, максимальной полезности управленческих решений для объекта управления, максимальной полезности принимаемых решений для субъекта управления, минимальная себестоимость выпускаемых управленческих решений и т.д.

Промежуточные цели возникают на каждом этапе, на каждой стадии управленческого технологического процесса: при подготовке системы альтернативных решений целью является учет всех возможных ситуаций для принятия и реализации управленческих решений, при сборе и предварительной обработке информации референтом целью может являться всесторонний анализ представленных материалов и подготовка заданий на поставку недостающей информации и т.д.

Сопутствующие цели – цели, появляющиеся в связи с тем, что после отдельных управленческих технологических стадий и операций могут появиться нежелательные побочные эффекты, либо результаты этих стадий нужны только для одной-двух последующих стадий технологии управления, а для всех последующих неэкономичны, неэффективны, вредны. Например, при подготовке материалов для обсуждения на совещании на качество материалов могут повлиять нежелательные морально-этические аспекты взаимодействия конкурирующих подразделений фирмы – зависть, вражда и т.п. Сопутствующей целью является соблюдение определенных морально-этических принципов, а для реализации этой цели может быть создано специальное подразделение: служба внутренней безопасности, агентство по делам государственной службы и т.п.

На систему целей управленческого технологического процесса, как процесса достижения цели, влияет и выбранный способ осуществления процесса.

* Любой управленческий технологический процесс состоит из трех видов процессов: а) транспортирование (по линиям связи, путем переноса и перевозки информации на бумажных носителях и т.д.); б) складирование (в базах и банках данных, в архивах государства, предприятий и организаций, в личных архивах, на рабочих местах и т.д.); в) целенаправленная переработка ресурса (сбор, систематизация, подготовка альтернатив, обработка методом «мозговой атаки» и т.д.).

В целом, комплексы технологических процессов управления общественным производством образуют крупномасштабную и сложную систему, элементарными компонентами которой являются складирование, транспортирование, переработка управленческой информации.

Из этих трех типовых компонентов основными компонентами, из которых составляются собственно целенаправленные управленческие технологические процессы, являются процессы целенаправленной переработки управленческой информации, в результате осуществления которых перерабатываемый информационный ресурс, как предмет труда, под целенаправленным воздействием приобретает заданные свойства, форму, состояние и превращается в управленческое решение.

* Надо заметить, что изменение свойств, формы, состояния преобразуемой управленческой информации происходит не только в процессе ее целенаправленной переработки, но и при ее транспортировании и складировании. Эти преобразования являются нецеленаправленными в смысле решаемой проблемы управления и в большинстве случаев являются вредными, приводящими к непроизводительным расходам и потерям ресурса системы управления и объекта управления.

* В тоже время при осуществлении самих процессов переработки управленческой информации также происходит транспортирование и складирование управленческой информации. Так, при проведении совещаний на основе бумажной и устной или на основе компьютерной информации (компьютерные конференции) перерабатываемая управленческая информация перемещается между участниками процесса выработки решения. При этом нередки случаи искажения или потери информации, появления добавочной мешающей или полезной информации и т.п.

* Необходимо отметить, что при создании и реализации процессов управления вопросам улучшения процессов целенаправленной переработки управленческой информации уделяется значительно большее внимание, нежели совершенствованию транспортирования и складирования управленческой информации. Это зачастую приводит к большим непредвиденным потерям полезных компонентов управленческой информации.

Все три типа процессов – переработка, транспортирование, складирование, содержатся в каждом процессе переработки управленческой информации и неравнозначное отношение к этим процессам часто приводит к необратимым потерям управленческой информации на пути от исходного «информационного сырья» (напр., исходная информация перед началом делового совещания) к конечному «управленческому продукту» (принятие на совещании управленческого решения и др.), к его низкому качеству и к неприемлемости для объекта управления.

Уже упоминавшийся принцип непрерывности технологий внутрифирменного управления тесно связан с тем обстоятельством, что любой технологический процесс принятия решения состоит из трех основных элементарных процессов: переработки, транспортирования и складирования управленческой информации. Принцип непрерывности внутрифирменного управления требует, по своей сути, осуществления технологического процесса принятия решения с минимально возможными перерывами в переработке управленческой информации, т.е. с минимальными затратами на транспортирование и складирование.

* Сформулируем теперь наиболее общее определение технологического процесса внутрифирменного управления, как процесса в некоторой технологической системе внутрифирменного управления, создаваемой для его осуществления.

Технологический процесс внутрифирменного управления – это множество элементарных процессов переработки, т.е. целесообразного преобразования управленческой информации, и элементарных взаимодействий двух видов – транспортирование и складирование преобразуемой управленческой информации.

Множество элементарных процессов переработки управленческой информации создается с целью придания информационному продукту переработки (комплексам управленческих решений) желаемых свойств, формы, состояния.

Элементарные процессы транспортирования управленческой информации предназначены для осуществления взаимодействия элементарных процессов переработки управленческой информации в пространстве (передача информации по каналам связи, перевозка транспортом информации на бумажных носителях и т.д.), элементарные процессы складирования управленческой информации – для осуществления взаимодействия во времени (хранение информации в компьютерных банках данных, хранение бумажной информации в архивах и т.д.).

Принцип непрерывности технологий внутрифирменного управления в системной трактовке должен осуществляться сведением к минимуму затрат времени и ресурсов на осуществление высококачественных взаимодействий.

* Перейдем к рассмотрению других (кроме уже рассмотренных принципов непрерывности и др.) условий, которые должны соблюдаться при осуществлении технологических процессов внутрифирменного управления. Одним из главных условий, обеспечивающих заданное протекание технологического процесса внутрифирменного управления, должно являться условие соблюдения технологической дисциплины. Режимы технологических процессов внутрифирменного управления должны регламентироваться технологической документацией (маршрутные карты, операционные карты и т.д.). Для этого должна существовать система технологической подготовки и сопровождения производства.

Технологическая дисциплина технологий внутрифирменного управления должна заключаться, таким образом, в обеспечении соответствия хода технологического процесса комплексу регламентирующей технологической документации.