500 советов секретарю - Ольга Энговатова

3. Деловая переписка

Деловая переписка –  неотъемлемое средство связи с другими организациями и часто численно превалирует над остальными документами.

3.1. Внешняя и внутренняя переписка

Внешняя переписка представлена документами, составляющими переписку организации с внешними органами, предприятиями и организациями, физическими лицами (письма, телеграммы, телефонограммы, факсимильные и электронные сообщения).

Служебные письма занимают самую значительную часть входящей и исходящей документации учреждения.

СОВЕТ: для сокращения документооборота следует прежде всего следить, чтобы письма составлялись только в случае деловой необходимости.

Служебные письма охватывают очень широкий круг вопросов оперативной деятельности, поэтому так велико их видовое разнообразие. Письма могут быть директивными или инструктивными. Такие письма по своему характеру содержат указания, разъяснения, рекомендации, предложения, поэтому они исходят, как правило, от вышестоящей инстанции.

Информационные письма содержат сведения, запросы, соглашения, напоминания, они сообщают адресату о каком-либо факте или мероприятии, с их помощью пропагандируется деятельность организации.

Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться может исполнение изложенных в письме обязательств, выполнение сроков и форм оплаты товаров, грузов, услуг.

Сопроводительные письма информируют адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Это часто составляемый документ, текст его обычно краток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка. Начинаются эти письма словами: «Направляем», «Посылаем», «Прилагаем» «Возвращаем», и тому подобными, а далее указываются заголовки и поисковые признаки (дата и номер) направляемого документа. Сопроводительное письмо является также средством контроля за движением документов и материальных ценностей.

Письма-подтверждения высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей. Иногда в них приводят краткое изложение документов и перечень материальных ценностей. Письмо-подтверждение может заканчиваться дополнительной просьбой или справочной информацией.

Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность предприятия в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за усилия по ее исполнению.

Одной из разновидностей письма-просьбы является очень популярное в деловой среде письмо с просьбой о приеме на работу или резюме.

Цель такого письма – привлечь внимание адресата и пробудить у него желание принять автора письма на работу или предварить это еще одним этапом – личной встречей (собеседованием).

Такое письмо должно быть обращено к конкретному лицу, от которого зависит решение, и надо обращаться к нему, либо используя титул (общепринятое обозначение должности): «Господин председатель», либо по фамилии: «Господин Кузнецов».

Прежде чем решить вопрос о том, какое обращение употребить в деловом письме с просьбой о приеме на работу, лучше всего позвонить в организацию и осведомиться у секретаря, какое обращение предпочитает человек, имеющий данную должность.

Основное содержание такого делового письма:

1) фамилия, имя и отчество полностью (не инициалы). В деловом письме с просьбой о найме имеет смысл указать прежде всего именно фамилию, имя и отчество, чтобы не заставлять того, кто читает обращенное к нему письмо, разыскивать подпись;

2) образование: указываются все учебные заведения, которые автор резюме или письма закончил, в каком году, какой диплом получил, какие квалификация, специальность и специализация указаны в дипломе. Если автор резюме закончил не одно учебное заведение, следует перечислить все, включая различные курсы, деловые школы и пр. Однако, если автор не желает упоминать какое-либо учебное заведение, полагая, что этот факт ничего не прибавит к его деловому портрету, он имеет на это полное право;

3) настоящее место работы; здесь же целесообразно указать и другие места работы, где соискатель работал ранее, но право выбора за ним: можно прежнее место работы не указывать, хотя это сузит, ограничит характеристику автора письма (резюме);

4) должность, на которую претендует соискатель; но это может быть не конкретная должность, а направление работы, которой хотел бы заниматься соискатель. Здесь уместно дать обоснование (пояснение, подтверждение) тому, почему именно эту должность или работу хочется иметь автору письма (резюме). Самое логичное – указать на определенные деловые способности, наклонности, стажировки или временное исполнение обязанностей на желаемом должностном уровне, а может быть, и собственные умозаключения соискателя о том, почему именно желаемая должность (направление работы) лучше всего раскроет его творческий потенциал.

Письмо-заявление об уходе. Обычное заявление об уходе содержит (в правом верхнем углу) должность, фамилию, имя, отчество адресата, название делового послания (слово «Заявление» – в середине строки); далее идет текст заявления с просьбой об увольнении с определенной даты.

Некоторые организации практикуют увольнение сотрудника по собственному желанию только после написания им письма-заявления об уходе.

Письмо-заявление отличается более пространным текстом, поскольку принято указывать причину увольнения. Заметим, что обычно называется причина, имеющая относительно благополучную психологическую окраску, например желание найти место работы ближе к местожительству, чтобы тратить на переезды меньше времени; желание освоить новое направление работы и т. п.

В таком письме выражается благодарность руководству той организации, из которой сотрудник увольняется, за возможность приобрести (или усовершенствовать) свое профессиональное мастерство, за справедливое и доброжелательное отношение.

Секретарь в своей деятельности может столкнуть с необходимостью написания рекомендательного письма по поручению руководителя. Содержание такого письма должно включать:

1) представление рекомендующего адресату («К Вам обращается»…) и повод для обращения;

2) характеристику рекомендуемого: базовое образование, опыт работы, уровень компетентности и профессионализма, личностные характеристики – все то, что позволяет автору письма предложить рекомендуемого для замещения определенной должности или включение в определенное направление работы без указания должности.

Иногда к письму-рекомендации прилагается резюме, выполненное претендентом на должность; тогда о наличии резюме упоминается в рекомендующем письме.

В заключение в письме излагается просьба – встретиться с рекомендуемым, ознакомившись предварительно с данными резюме, для принятия окончательного решения (неэтично при этом навязывать адресату положительное решение вопроса, и слова «настоятельно рекомендую» здесь недопустимы);

В конце письма должна содержаться подходящая к данной ситуации «формула вежливости» – в данном случае это признательность за внимание, проявленное при ознакомлении с рекомендательным письмом и прилагаемыми материалами.

В современных деловых кругах принята еще одна форма письменного делового общения – письмо-отказ. Оно не имеет широкого распространения. Тем не менее скажем, что оно из себя представляет.

Письмо-отказ используется тогда, когда надо ответить отрицательно кому-либо.

Принято считать, что неэтичной является формулировка: «Вы нам не подходите», хотя, вполне возможно, именно это и является причиной настоящего отказа.

Более приемлемой и этичной может быть фраза: «К сожалению, мы не имеем возможности в настоящее время предоставить Вам…»; далее следует указать достаточно объективную причину отказа. Конечно, такая позиция тоже не свободна от упреков в неэтичности, однако из двух зол, как утверждает пословица, выбирают меньшее, поэтому рекомендуется слегка покривить душой, чтобы не наносить психологическую травму претенденту, так как, на наш взгляд, это меньшее зло.

Письмо-благодарность. Благодарность в деловой практике может быть выражена по самым различным поводам:

1) за поздравление по случаю юбилея и пр.;

2) за рекомендацию при устройстве на работу;

3) за рекомендованного для найма на работу сотрудника, если он идеально подошел для замещения вакантной должности;

4) за приглашение на прием;

5) за помощь в любом виде – предоставление необходимой информации, обработку материалов, в принятии решения.

Обычно стиль письма-благодарности носит менее официальный характер, чем другие деловые письма. В таком письме, естественно, просматривается эмоциональная окраска положительного свойства, так как письмо должно донести до адресата теплоту и искренность.