500 советов секретарю - Ольга Энговатова

4) текст телеграммы;

5) подпись отправителя (по желанию отправителя).

Адрес телеграммы должен содержать все адресные атрибуты, необходимые для обеспечения ее доставки по адресу без розыска и наведения справок.

Телеграмма может быть адресована в один или несколько адресов (многоадресная телеграмма). При подаче многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом отправитель должен подать столько экземпляров телеграммы, сколько адресов указано. В адресной части каждой телеграммы указывается только тот пункт, куда следует доставить телеграмму, остальные адреса указываются в тексте телеграммы.

Допускается прием многоадресной телеграммы с одним текстом по списку адресов, но не более 20 адресов в списке. Список адресов должен подаваться одновременно с телеграммой. К каждому списку прилагается один экземпляр телеграммы.

Телеграммы могут быть адресованы:

1) на полный адрес;

2) на условный или сокращенный адрес;

3) до востребования;

4) на номер абонементного ящика;

5) в адрес войсковой части;

6) в адрес полевой почты;

7) в адреса морских и речных судов;

8) на номер полученной телеграммы;

9) на номер абонентской установки сети АТ/Телекс.

В телеграмме указываются точный адрес (перед ним обязательно проставление номера (индекса) отделения связи, обслуживающего адресата), наименование учреждения, если известно – наименование должности, фамилия (с инициалами или без них) получателя.

Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Между словами в телеграммах делается пропуск в два удара. Текст печатается начиная с абзаца, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента – заключения. Лишь в исключительных случаях можно допустить кратко доказательство.

Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями.

Цифры в подаваемой телеграмме могут указываться либо знаками цифр, либо полными словами. Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых важна для пользователя, должны указываться отправителем полными словами.

Знаки «точка», «запятая», «кавычки», «скобка» могут указываться в телеграмме либо полными словами, либо сокращенными словами («тчк», «зпт», «квч», «скб»), либо соответствующими символьными знаками.

Знаки «вопросительный знак», «тире» («минус»), «плюс», «дробная черта» могут указываться либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками.

Знак «номер» может указываться либо полным словом, либо сокращенным словом «нр».

Другие знаки могут указываться только полными словами.

Знаки препинания в виде соответствующих символьных знаков, корме символьного знака «-», должны писаться в телеграммах после предыдущего слова (группы цифр) без интервала и считаются с ним как одно слово.

Символьные знаки «+» (плюс) и «/» (дробная черта) между словами должны писаться с интервалами между предшествующими и последующими словами и считаются как отдельные слова, а между цифрами – без интервалов и отдельными словами не считаются.

Текст телеграммы должен содержать хотя бы одно слово, но телеграмма не должна содержать более 300 слов. Если телеграмма состоит более чем из 300 слов, она должна быть разделена оператором связи на несколько частей, по 300 слов каждая (последняя может содержать менее 300 слов), передаваемых как отдельные телеграммы.

Рекомендуется подпись отделять от текста межстрочным интервалом. После текста и подписи проставляется разграничительная черта, под которой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, полное наименование структурного подразделения, указание должности, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подписи, которая проставляется подписывающим телеграмму.

Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отдается для передачи, а второй подшивается в дело.

На копии телеграммы в нижней ее части могут проставляться визы, а также указывается время передачи телеграммы на отправку.

При оформлении международных телеграмм их адрес и текст печатаются латинскими буквами. Адрес в таких телеграммах печатается в следующей последовательности: наименование адресата (в именительном падеже), адрес организации или местожительства адресата (номер дома, улицы), наименование пункта назначения (город, страна).

В количество оплачиваемых слов внутренней телеграммы включаются все слова, образующие содержание телеграммы (отметки о категории и виде телеграммы, адрес, текст, подпись).

За одно слово в телеграмме считается:

1) каждое слово, написанное в соответствии с правилами грамматики и имеющее самостоятельный смысл, включая частицы и предлоги;

2) каждый отдельно стоящий знак, цифра или буква;

3) знак, написанный полным или сокращенным словом;

4) цифра, написанная полным словом;

5) не разделенная символьным знаком «-» группа знаков, состоящая из цифр, букв, или смешанная группа.

Пример оформления телеграммы:

СРОЧНАЯ

РОСТОВ-ДОН АЛМАЗ

ИСПЫТАНИЕ ИЗДЕЛИЯ ЗАДЕРЖИВАЕТСЯ

ОТСУТСТВИЕ КОМПЛЕКТУЮЩИХ ТЧК

ПРОДЛИТЕ КОМАНДИРОВКУ ДВЕ НЕДЕЛИ НАЧАЛЬНИК ОТК ИВАНОВ

Самара, Речная, 30

Начальник ОТК (личная подпись) И. О. Фамилия

00.00.00

печать

Для передачи оперативной информации используют телефонограммы – официальные сообщения, переданные по телефону.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются: наименования учреждений адресанта и адресата; реквизит «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц; номер, дата и время передачи и приема телефонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текст и подпись.

Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТом 6.38 – 90 как для служебного письма, т. е., выражается предложным падежом с предлогом «о» или «об». (Например: Об изменении времени заседаний Совета; О прибытии участников конференции).

В целом телефонограммы пишутся «телеграфным языком», т. е., кратко, точно, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй – предпринимаемые действия. Телефонограммы излагаются от первого лица, например: «Напоминаем, что срок действия договора истекает». Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов.

Желательно, чтобы учреждения имели специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм. Рекомендуется следующая форма:

ТЕЛЕФОНОГРАММА

Адресант (наименование учреждения) Адресант (наименование учреждения) ___

от кого (должность, Ф. И. О.) от кого (должность, Ф. И. О.) ___

время передачи час мин время передачи час мин

Передал(а) (фамилия) Принял(а) (фамилия)

Номер телефон ___

Заголовок Заголовок

(подпись)

На бланках для входящих телефонограмм реквизит «адресат» должен быть отпечатан типографическим способом, а на бланках для исходящих телефонограмм типографическим способом должен быть отпечатан реквизит «адресант».

Факсимильное сообщение –  документ, полученный по факсимильному аппарату (телефаксу), по телефонным каналам связи. Факсимильное сообщение (факс) является по сути незаверенной копией передаваемого документа, и юридический статус у него такой же. По телефаксу могут быть переданы любые виды документов и приложения к ним: таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии. Однако факсимильные сообщения в большей степени являются разновидностью переписки между деловыми партнерами, организациями, заменителями телефонограмм.

Факсы для исходящих документов следует оформлять аналогично оформлению делового письма, но они могут составляться в одном экземпляре, который после его передачи подшивается в дело. Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются: указание (код) отправителя, дата и время передачи, № телефакса, количество страниц.

Если полученные факсимильные сообщения имеют важную информацию и предназначены для длительного использования, необходимо сделать копию документа, так как бумага, используемая в факсимильных аппаратах, недолговечна.

Электронное сообщение – документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, его можно видеть отображенным на мониторе или распечатанным на принтере.