500 советов секретарю - Ольга Энговатова

Электронное сообщение – документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, его можно видеть отображенным на мониторе или распечатанным на принтере.

Внедрение электронной почты (е-mail) – одна из наиболее характерных особенностей сегодняшнего дня. Она неуклонно вытесняет традиционные средства коммуникации. Ее главное и бесспорное преимущество – оперативность.

При возросшем удельном весе электронных писем в общем объеме деловой переписки необходимо обратить внимание на следующие особенности подготовки этих писем:

1) содержание письма должно быть сосредоточено на одной теме. Не следует распыляться и пытаться «объять необъятное». Действовать нужно по принципу: «одно письмо – одна проблема». Прилагаемые документы, особенно если это графика, рисунки, таблицы, направляются в виде приложения к пересылаемому файлу-письму. В этом случае вашему получателю легче сориентироваться в сущности послания, а при необходимости ему не составит труда переслать приложение, например на другой адрес;

2) переписка деловых людей по е-mail носит сугубо утилитарный прагматический характер. Она лишена эмоций. Соответственно, стиль должен быть сугубо рабочим и сжатым;

3) несмотря на лапидарность электронного письма, его тон остается вежливым и тактичным. В этом смысле оно не отличается от обычной корреспонденции. Более того, при почтовой переписке знаки внимания, элементы вежливости можно передать с помощью внешних атрибутов, например используя специально подготовленный бланк, соответствующую бумагу, оформление, размещение реквизитов и т. п. При электронной почте эти возможности исключены. Поэтому этот «недостаток» можно компенсировать, соблюдая правила письменного этикета;

4) электронное письмо не допускает волокиты, задержки с ответом. Это почта экстренной связи с элементами срочности. Переписка порой протекает в режиме реального времени – «On-line». Требуется умение вести письменный диалог. Это требует определенной подготовки, навыков, способности владеть пером;

5) язык при электронной переписке отличается конкретностью, краткостью. Рекомендуется избегать длинных фраз и набивших оскомину стандартных при традиционной переписке выражений.

При частной неформальной переписке по электронной почте допускается использование так называемых Emoticons. Речь идет об использовании схематического изображения человеческого типа для передачи эмоций в электронных текстах. Они призваны оживить сухой и краткий язык е-mail. Сюда входят Smileys и Acronyms.

Ниже приводится несколько примеров принятых на Западе так называемых Smileys (улыбки, смешинки) и используемых при переписке по электронной почте. Разумеется, это касается только личной коммуникации и вряд ли применимо при серьезной и ответственной переписке, затрагивающей важные деловые проблемы.

1):-) – улыбка;

2);-) – подмигивание;

3):-(– хмуриться;

4):-D – смех;

5):-X – без комментария;

6);-(– плач;

7):-] – сарказм;

8) =:О – удивление.

Акронимы (Acronyms), т. е. слова, сформированные из первых букв словосочетания, которое оно заменяет, встречаются намного чаше при деловой корреспонденции, чем Smileys. Более того, они в ходу не только в электронных письмах, но и в обычной переписке. Ниже приводятся несколько наиболее распространенных акронимов:

1) ASAP (Аs soon as possible) – как можно скорее;

2) MSG (Massage) – послание;

3) JIC (Just in case) – при случае;

4) CUL (See you later) – встретимся позднее;

5) FAQ (Frequently saked question) – часто задаваемый вопрос;

6) IMHO (In my humble opinion) – по моему скромному мнению;

7) BTW (By the way) – между прочим;

8) [g (Grin) – усмешка, ухмылка;

9) BRB (Be right back) – немедленно возвращайся;

10) GTG (Got to go) – готов идти;

11) LOL (Laugh out loud) – заслуживать громкого смеха;

12) WTG (Way to go) – куда идти, направление;

13) OIC (Oh, I see) – мне все понятно;

14) TTUL (Talk to you later) – поговорю с тобой позднее.

Тем не менее справедливости ради следует отметить, что некоторые деловые письма не «укладываются» в рамки электронной почты, и их путь к адресату лежит через традиционную почтовую связь либо по факсу. Например, претензионное письмо, когда требуется обстоятельно и подробно изложить суть жалобы, лучше отправить в «старом» классическом формате. В данном случае, требуется не скорость, а убедительная аргументация, подробное изложение фактов. Кроме того, нередко при подготовке корреспонденции (например, первичной, информационной) на переднем плане стоит форма, ритуал. Письмо играет роль визитной карточки, и его требуется изложить на официальном бланке компании с привлечением всех предусмотренных реквизитов.

Также следует помнить, что электронная почта весьма прозрачна, и при желании с содержанием ваших писем может ознакомиться любой, чей компьютер подсоединен к Сети. Поэтому следует воздерживаться от передачи документов, содержащих коммерческую тайну, конфиденциальную информацию по е-mail. Для пересылки и согласования контрактов, коммерческих сделок лучше использовать проверенные надежные каналы связи.

СОВЕТ: поступающая от вашего адресата информация не всегда приятна, а порой, вызывая отрицательные эмоции, толкает вас на резкость. Воздержитесь от использования е-mail, когда вы в состоянии гнева, излишне возбуждены. Слово не воробей. Лучше оставить не понравившееся вам послание без ответа, чем отреагировать на него возмущенным и невежливым письмом.

Подводя итоги: не пытайтесь заменить телефонные разговоры и «традиционную» корреспонденцию электронной перепиской. Учитывая скорость е-mail, такое желание появляется постоянно. Однако у каждого из этих важных инструментов делового общения своя функция и свое предназначение. Они не могут заменить друг друга, но при умелом использовании могут дополнить и «помочь» друг другу.

3.5. Работа секретаря с визитными карточками

Визитная карточка – это эффективная и к тому же недорогая форма рекламы. Человек, которому вы дали визитную карточку, возможно, не позвонит вам завтра.

Но ваша карточка будет ждать своего часа, и когда вы понадобитесь, он будет знать где вас искать.

Карточка – это ваше «стратегическое оружие».

Визитные карточки имеют определенное назначение – представление официальных лиц, деловых партнеров в процессе переговоров, визитов, встреч. Они незаменимы при знакомствах, на приемах, конференциях, презентациях, выставках, ярмарках, фестивалях, в путешествии. Визитка может быть средством заочного контакта, использоваться в частной и служебной переписке, для рекомендации, кратких информации, приглашений, поздравлений, для сопровождения подарков, сувениров и т. п.

При изготовлении визитных карточек нужно помнить, что, оставшись у собеседника, визитная карточка ассоциируется с ее владельцем. Поэтому она должна выглядеть так, чтобы вызывать положительные эмоции. Независимо от того для красоты или для дела она изготовлена, визитная карточка должна быть стильной, хорошо сверстанной и отпечатанной на качественной бумаге.

Визитная карточка является выражением как фирменного, корпоративного стиля, так и индивидуального вкуса человека. Визитные карточки рекомендуется заказывать из плотной бумаги высокого качества, чтобы они дольше сохраняли достойный вид. Точных правил в отношении бумаги, шрифта, формата карточек нет. Наиболее применимым оказался формат кредитной карточки: 5 ґ 9 см. Соответствующего размера выпускают и конверты. Визитки большего размера не помешаются в стандартную визитницу, в специальные кармашки бумажников. Их приходится обрезать.

Классический вариант – визитная карточка на бумаге белого цвета с матовой поверхностью, строгим черным шрифтом. Однако в наши дни карточки печатают и на цветной бумаге, используют графику, различные шрифты, делают складными, помешают на них свою фотографию. Последнее, правда, считается не лучшим стилем. Деловым людям желательно не проявлять эксцентричности в выборе материала и цвета.

Используются визитки различного назначения.

Деловая стандартная карточка. На ней указаны фамилия, имя, отчество, место работы, должность, служебный телефон, телефакс (телекс), электронная почта, т. е. карточка содержит необходимые реквизиты для продолжения контактов.

Существуют некоторые стандарты для размещения текста на деловой карточке. Имя руководящего сотрудника фирмы печатается в центре карточки, должность – более мелким шрифтом под именем. Название, адрес фирмы набираются в левом нижнем углу. Номер телефона, телефакса, электронной почты – в нижнем правом. На деловой карточке сотрудника, который не занимает руководящей должности, в центре печатается название и адрес фирмы, в нижнем левом углу – его имя, отчество, фамилия. Внизу справа – номера телефона и телефакса, электронной почты. При написании должности нужно указать область полномочии. Например, не просто «зам начальника», а «замначальника отдела подготовки производства» и т. п. Сфера применения таких карточек исключительно служебная. В светской жизни их не следует использовать никогда.