500 советов секретарю - Ольга Энговатова

Образец распоряжения

Указание – распорядительный документ по вопросам, связанным с исполнением приказов, постановлений, инструкций, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем преимущественно по вопросам информационно-методического характера. Указания составляются и оформляются аналогично приказам, ключевыми словами в тексте указания могут быть «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ПОРУЧАЮ».

Образец указания

Протокол – организационно-правовой документ, создаваемый коллегиальным органом или группой лиц по вопросам, требующим совместного обсуждения и принятия решения. Протоколы по своей сути являются распорядительными документами, поскольку в ходе обсуждения отражают принятые решения или поручения, требующие исполнения.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов: коллегий министерств, ведомств, собрания трудового коллектива, общего собрания, собрания акционеров, заседания совета директоров (учредителей).

Протокол ведется непосредственно во время заседания. Содержание выступлений конспектируется, стенографируется или записывается на диктофон. По полноте освещения хода заседания протоколы могут быть полными и краткими. Каждый из видов имеет свои особенности оформления.

Протокол, как и другие внутренние документы, оформляется на общем бланке или на чистом листе бумаги. Для придания документу юридической силы должны быть указаны: вид документа, дата, номер, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), наименование мероприятия в качестве его заголовка, состав присутствующих, в том числе и для подтверждения правомочности его проведения, заголовок мероприятия (повестка дня), текст, подписи председателя и секретаря или всех присутствующих, например на учредительных протоколах.

На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления и подписания протокола. Если мероприятие длится несколько дней, то могут ставиться даты его начала и окончания через тире. Номер протокола обычно является порядковым номером заседания коллегиального органа в течение года.

Таким образом, структура протокола состоит из 3 частей: первая – заголовочная (вводная) содержит информацию о председателе, секретаре, присутствующих, приглашенных и повестке дня; вторая (основная) фиксирует ход заседания; третья (оформляющая) – подписи участников.

Основная часть текста полного протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Словом «СЛУШАЛИ»: начинается раздел по каждому пункту повестки дня. Перед ним ставится номер вопроса повестки дня. Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие. Таким образом, они зрительно разбивают текст на самостоятельные логические части.

После двоеточия указывают фамилию и инициалы выступавших и через тире – краткое изложение текста выступления. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты или тезисы докладов, выступлений, они не записываются в протокол, а после фамилии выступившего указывается: «текст (доклада, выступления) прилагается».

Если в ходе обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы в полном протоколе вместе с ответами. Записи делаются в лаконичной форме в части «ВЫСТУПИЛИ».

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня «РЕШИЛИ»: – запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Эта часть текста указывается в протоколе полностью, так как является наиболее важной его частью. Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты. При выборах должностных лиц в протоколе указываются и результаты голосования по каждой кандидатуре.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения. В протоколе может быть пункт об утверждении обсуждавшегося документа, который прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату.

В кратком протоколе указываются только рассмотренные вопросы, фамилии тех, кто участвовал в обсуждении, и принятые решения. Однако по усмотрению собрания или его председателя особые мнения или важные выступления могут быть внесены полностью и в краткий протокол. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются. Кратко протоколируются также оперативные совещания.

Решения коллегиальных органов, принятые на заседании, доводятся до сведения исполнителей и сотрудников предприятия в виде распорядительных документов-решений (постановлений), составленных на его основании, в виде копии самого протокола либо в виде выписки из протокола, или из пунктов решений.

Образец полного протокола

Организационно-правовые документы

Важнейшую часть документации составляют организационные или организационно-правовые документы: устав, положение, инструкция, регламент, правила и др.

Все эти документы пишутся сплошным текстом, разбитым на разделы, пункты и подпункты, и оформляются единообразно в соответствии с ГОСТом Р 1.5-92 «Государственная система стандартизации, построение, содержание и изложение стандартов», регламентирующим изложение и оформление объемных текстовых документов, и ссылка на который до недавнего времени являлась обязательной в методических материалах по ДОУ. Организационные документы в зависимости от их важности и объема оформляются с использованием титульного листа, также регламентируемого этим ГОСТом, на общих бланках организации и даже на чистых листах бумаги (например, небольшие внутренние должностные инструкции обслуживающему персоналу).

Все организационно-правовые документы утверждаются имеющими на это полномочия вышестоящими должностными лицами. Подписи авторов остаются, как правило, на готовившемся к утверждению проекте и не переносятся в тиражируемый документ.

Обязательно согласование этих документов с юрисконсультами, профсоюзной организацией, руководителями подразделений, на сотрудников которых они распространяются. Визы и грифы согласования также могут не переноситься на тиражируемый документ.

Обязательной должна быть также процедура ознакомления с организационно-нормативным документом сотрудников, на чью деятельность распространяются его положения. Виза ознакомления проставляется на свободном месте на последнем листе документа и включает в себя подпись (лучше с ее расшифровкой) и дату.

Довольно распространенной практикой является способ оформления виз ознакомления в виде таблицы. Организационно-нормативные документы часто выпускаются в виде примерных и типовых формуляров-образцов, схем построения документов.

Информационно-справочные документы

Информационно-справочные документы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Информационно-справочные документы не содержат поручений как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия в конкретной ситуации.

В состав информационно-справочных документов входят докладная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, письма, акт, справка, протокол, заявления, заключение, отзыв, сводка, список, перечень и некоторые другие.

Особую группу в информационно-справочной документации составляют такие документы, как докладная записка, объяснительная записка, предложения, справка и некоторые другие. Особенностью этих документов является то, что в процессе документооборота учреждения они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, из подведомственной организации в вышестоящую. Таким образом, эти документы реализуют в первую очередь внутренние коммуникативные связи организации.

Рассмотрим эту группу информационно-справочных документов.

Докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации.