500 советов секретарю - Ольга Энговатова

Получается, что служебная записка – документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения и др.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами служебной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись.

Текст служебной записки состоит из обоснования – изложения причин составления – и предложения, просьбы, заявки и т. п.

Служебная записка подписывается непосредственно сотрудником или руководителем подразделения. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

Акт – документ, составленный коллегиально, комиссией, постоянно действующей или специально создаваемой, состав которой утверждается распорядительным документом руководства организации, несколькими лицами – для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: приема-сдачи (работ, материальных ценностей, документов), обследования (состояния техники безопасности), испытаний (образцов, систем, технологий), инвентаризации, расследования аварий, несчастных случаев, ликвидации организации, коммерческие акты (по фактам повреждения, порчи грузов, нарушений правил транспортировки).

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ.

Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами организации. Если акт является внешним документом, то он должен содержать юридический адрес фирмы, его составившей.

Во вводной части указывается основание для его составления. Это могут быть ссылка на документ (договор, распорядительный документ), на какие-либо факты, события. Далее указывается состав комиссии: инициалы и фамилии председателя, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке; при необходимости указываются и их должности.

В констатирующей части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также результаты работы (выводы и рекомендации). Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы.

В конце текста может указываться количество составленных экземпляров и их местонахождение, например:

Составлен в 2 экземплярах:

1-й экз. направлен ЗАО «Колобок»

2-й экз. в дело 05 – 09.

Количество экземпляров определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте.

Акт считается принятым и вступает в силу после его подписания председателем и всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Члены комиссии, не согласные с содержанием акта, обязаны подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии может оформляться на отдельном листе и прилагаться к акту.

В необходимых случаях акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта. Для ряда актов (по материальным, финансовым и другим важным вопросам) необходимо также заверение печатью.

Для повторяющихся ситуаций имеются унифицированные трафаретные формы, например унифицированные формы актов о ликвидации учреждения, о выделении документов к уничтожению и др.

Образец акта

ООО «ЛОКЭС» УТВЕРЖДАЮ

Отдел рекламы Директор фирмы

АКТ подпись В. Н. Панов

21.06.2002 г. № 5 15.07.2004 г.

Москва

приема-передачи ПЭВМ

Основание: докладная записка нач. отдела 12 Леонтьева Д. К. от 20.04.2004 г.

Комиссия в составе председателя Леонтьева Д. К. и членов: О. Б. Славина и И. М. Орлова составили акт приема-передачи ЭВМ Pentium инв. № 34 из отдела рекламы в отдел 12.

ПЭВМ признана пригодной для эксплуатации и полостью укомплектованной (процессор, клавиатура, дисплей, принтер).

ПЭВМ передается отделу 12 на срок выполнения работ по контракту № 16/098.

Председатель подпись Д. К. Леонтьев

Члены комиссии подпись И. М. Орлов

подпись О. Б. Славин

Заявление – документ, адресованный должностному лицу, содержащий просьбу работника. Личное заявление работника о приеме на работу, переводе или увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме или на специально разработанном в организации бланке. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Заявление может иметь приложения (копии личных документов, справки).

Образец личного заявления

Бухгалтерия Директору фирмы «Эталон»

ЗАЯВЛЕНИЕ И. Н. Акимову

17.03.2004 г. Ст. бухгалтера

П. И. Ивановой

Петровой Н. К.

Подготовить приказ об увольнении с

01.04.2004 г. по собственному желанию

личная подпись

18.03.2004 г.

Прошу освободить меня от должности старшего бухгалтера по собственному желанию с 1 апреля 2004 г. личная подпись П. И. Иванова

В дело 12 – 03

Издан приказ

№ 5-к от 28.03.2004 г.

личная подпись Петрова 28.03.2004 г.

При составлении и оформлении информационно-справочных документов нередко встречаются ошибки, серьезно снижающие качество документов. Среди таких ошибок следует отметить:

1) неправильное название документа. Названия документов не произвольны, они отражают сложившуюся в нашем делопроизводстве систему видов и разновидностей документов. Тем не менее можно встретить документы, называемые словом «информация», например: Информация о ходе подготовки к празднованию Дня города. В системе видов документов, принятых в стране, нет такого названия документа – информация, но есть докладная записка, справка и др. И в данном случае составитель должен был найти наиболее подходящий для данной ситуации вид документа исходя из содержания документа и его назначения. Если документ только информирует руководство о положении дел, то это справка. Если же документ, кроме информирования, еще содержит предложения, просьбы, рекомендации и тому подобное, то это докладная записка;

2) неправильное оформление документа. Внутренние информационно-справочные документы оформляются не на бланке, а на стандартном листе бумаги, как правило, формата А4 по типу общего бланка. Независимо от того, на бланке оформлен документ или без бланка, в нем должны быть все необходимые реквизиты, и оформлены они должны быть так, как того требует государственный стандарт. Для внутренних докладных записок, справок, сводок, служебных записок обязательными реквизитами являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. При необходимости внутренние информационно-справочные документы визируются всеми заинтересованными должностными лицами. Поскольку эти документы составляются в одном экземпляре, который после рассмотрения руководителем и завершения работы с ним идет в дело, то визы проставляются на первом и единственном экземпляре документа.

Несколько особняком стоят такие управленческие документы, как договоры, по содержанию находящиеся между информационными и организационными. Все договоры (контракты) составляются по типовым образцам: в заголовочной части указывается наименование вида документа, предмет заключения договора, на них не должно быть чьих-либо эмблем, грифов утверждения и т. д. При оформлении договора между юридическими лицами он регистрируется в каждой из них, и регистрационные номера проставляются на каждом экземпляре (например, 22/37). Текст договора начинается с указания полных наименований сторон, заключающих договор, затем по пунктам его указываются условия и обоюдная ответственность. В оформляющей части договора приводятся юридические адреса сторон и соответствующие подписи. Договор подписывают все его авторы на одном уровне, нередко подписываются не только все экземпляры договора, но и каждый его лист.

Подводя итоги: секретарь в своей повседневной работе сталкивается с необходимостью составления различного рода документов. Для грамотного составления управленческих документов необходимо знать их состав.