Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей - Патрик Форсайт

неоднократно отправить письмо, вредящее репутации вашей компании. Такие письма, безусловно, могут сэкономить время, но нельзя отправлять их за счет неприемлемого снижения качества.

Краткость – сестра таланта

Ваше письменное общение будет занимать меньше времени, если оно будет не только кратким, но и емким, а также точным и, конечно же, ясным (это не место для трактата о том, как сделать общение понятным, но все должны понимать, что искусство общения – это не так уж просто. Многие думают иначе, и различного рода недопонимания заставляют вас тратить время впустую, потому что вам нужно все уточнить и переспросить). Нужно кратко рассказать это здесь, потому что я замечаю, что многим людям не хочется писать короткие деловые письма, и это весьма любопытно. Рассмотрим в качестве примера следующую ситуацию: A пишет В перед встречей, спрашивая, когда прибывает его рейс и хочет ли он, чтобы его встретили в аэропорту. И часто ответ будет примерно таким:

Уважаемый господин А,

Спасибо за ваше любезное письмо от 24 июля 2009 года о моем предстоящем посещении ваших офисов на следующей неделе в четверг, 30 июля. Я рад сообщить, что все мои приготовления к поездке уже завершены – вы, наверное, помните, у меня были проблемы с одной из пересадок – и теперь у меня есть полная информация.

Я прибываю рейсом 915 в 10:00. Таким образом, мы сможем встретиться за обедом и не выбиться из графика. Что касается вашего любезного предложения встретиться со мной, я даже не могу описать, насколько я благодарен за это предложение…

И так далее. Если они хотя бы немного знают друг друга, конечно, не может быть ничего плохого в том, чтобы написать следующее:

Уважаемый господин А,

Я рад получить от вас письмо. Я прибываю рейсом 915 в 10:00. Было бы отлично, если бы меня встретили в аэропорту. Я найду вашего водителя. Большое спасибо, я с нетерпением жду встречи с вами в ближайшее время…

Я знаю, какое письмо я бы предпочел получить, – второе. Информация ясна, мне не нужно отсеивать какие-то лишние подробности, это экономит мое время и вполне может составлять треть или четверть длины первого письма. И понадобилось меньше времени, чтобы написать и отправить его. Я думаю, что это письмо так же вежливо, и я хотел бы, чтобы больше людей пользовались этим правилом. Если это можно написать в три строки, то напишите это в три строки. А теперь подумайте о том, как мы экономим время, когда сокращаем заметки из трех страниц до одной, отчеты из 20 до 10… но я обещал, что это будет короткий абзац. Мы рассмотрели примеры, большего и не надо.

Краткость уже упоминалась, но здесь стоит упомянуть это слово еще раз. Длинные записи остались в прошлом и были вытеснены электронной почтой, и в этом контексте краткость больше стала привычкой. Тем не менее краткость продолжает экономить время при условии, что она не жертвует ясностью.

Минимизируйте обработку бумаг

Для начала, сделаем упражнение.

Упражнение

Вы можете попробовать провести интересный эксперимент (он не займет много времени и даже может его сэкономить). Из тех предметов, что лежат у вас на столе, выберите примерно 10, которые требуют вашего внимания (это могут быть различные письма, записки и документы), и пометьте их все красной точкой в верхнем правом углу. И теперь просто поступите с ними, как обычно. И впредь, каждый раз, когда вы прикасаетесь к этим документам, добавляйте еще одну красную точку в верхний правый угол. Со временем вы начнете считать, сколько раз все бумаги проходят через ваши руки. Например, письмо приходит сегодня и:

• вы читаете его;

• вы решаете заняться им не сразу, а днем, когда будете выполнять еще какое-то задание;

• днем вы, наконец, выполняете задание, которое хотели, но тут вас прерывают;

• письмо добавляется в список невыполненных дел, которые переносятся на следующий день, и вы снова берете его в руки на следующее утро, и так происходит изо дня в день.

И это мы говорим об обычном письме. Есть проекты и процессы, которые занимают недели или даже месяцы; теперь вы можете представить, сколько красных точек у вас будет на документах. Это называется «тест на корь», он может помочь вам определить, как ваш способ выполнения задач влияет на время, необходимое для их решения. На некоторые документы, действительно, нужно раз поставить красные точки несколько раз, но в некоторых случаях вы будете удивлены, потому что вы и не представляли, как часто вы берете некоторые документы в руки до того, как приступите к работе с ними. Первый шаг к переменам – это знать, где нужно их применить.

Информация, полученная описанным выше способом, будет полезна. Иногда улучшение дается легко; например, использование файла подсказки (см. главу 3) поможет использовать меньше красных точек. В других случаях это может побудить вас пересмотреть свой метод решения определенных задач. В любом случае вы должны усвоить принцип: брать документы в руки минимальное количество раз до того, как вы выполните задачи, которые от вас требуются.

Если у вас есть четкий план и система для классификации вашей работы, то все задачи должны быть выполнены немедленно или отложены по веской причине, а затем выполнены. Если вы будете строго следовать этому правилу, то время, которое вы тратите на то, чтобы снова и снова просматривать одни и те же бумаги, будет значительно сокращено. Но, опять же, давайте будем реалистами. Большинство профессий не требуют от нас выполнения тысячи не связанных друг с другом задач, хотя, возможно, нам было бы легче, если бы дела обстояли именно так. Большинство людей видит множество связей между различными предметами и областями; действительно, в некоторых профессиях необходимо творческое видение связей, которые можно превратить в возможности и процесс так называемого синергизма (или, в общем, эффект 2 + 2 = 5). Для того чтобы этот процесс можно было претворить в жизнь, от вас потребуется достаточно усилий для рассмотрения ситуаций, которые отражаются в ваших документах. Так что не надо слепо следовать этому правилу, как и некоторым другим. В поле вашего зрения должно быть достаточное количество бумаг, чтобы вы могли работать эффективно, вы должны быть осторожны, чтобы сокращение количества бумаг не сказалось на вашей продуктивности.

Я не хочу одевать читателей в смирительную рубашку из правил и советов, которые я предлагаю. Тем не менее этот принцип является здравым, и осознание, сколько раз что-то