Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей - Патрик Форсайт

могут привести к более продуктивной работе, – отличная идея. Стоит рассматривать все идеи, которые потенциально могут улучшить рабочий процесс. Возможно, если вы поменяетесь определенными задачи с коллегами, то сможете по-новому взглянуть на привычные устои и внедрить что-то новое; вы делаете что-то для коллег, а они – для вас. Как бы то ни было, попробуйте этот совет на практике, ибо никогда не бывает только одного правильного способа что-либо делать определенным образом, и улучшенная методология может быть большой экономией времени.

Избавьтесь от ненужного

Большинство людей будут отрицать, что они тратят время на ненужные вещи. В конце концов, сама мысль об этом звучит абсурдно. Но это случается. И это происходит по разным причинам. Рассмотрим несколько примеров.

• Привычка. Вы всегда посещали ежемесячные собрания, читали отчеты, проверяли определенную информацию, хранили определенные материалы и поддерживали связь с определенными людьми. И мы бездумно продолжаем придерживаться старых привычек, действуя на автопилоте, и это забирает у нас время.

• Гарантии. Вы совершаете определенные действия по соображениям безопасности. «Если что-то пойдет не так», «если кто-то спросит почему», «в случае…» чего? Иногда причина не ясна, просто возникает ощущение, что безопаснее что-то сделать, чем не сделать. Хранение и документирование вещей являются яркими тому примерами.

• Уклонение. Настоящая причина для того, чтобы выполнять какую-то задачу, давно исчезла, но вы продолжаете работать по-старому, у вас нет времени – и оправдания – чтобы попробовать что-то новое и, возможно, рискованное. Признайтесь честно, вы действительно никогда не откладывали что-то новое?

• Ожидания. Вы совершаете поступки не из-за их истинной ценности, а потому, что от вас этого ждут, или вы считаете, что от вас этого ждут. Вы не хотите подводить команду, хотя именно это вы и делаете, игнорируя настоящие приоритеты.

• Ваш имидж. Вы делаете что-либо, потому что это пойдет вам на пользу, возможно это такая стратегия, ведь у каждой организации есть какая-то политика. Ваше положение и то, как вас воспринимают другие, – важно, но это не повод притворяться, что вам нравится что-то делать, не в последнюю очередь потому, что это может вас разоблачить. Вы рискуете приобрести репутацию человека, которому больше нечем заняться, кроме как самолюбованием.

Все это и многое другое может произойти, и не сомневайтесь, под каждым заголовком есть веские причины – вам действительно нужно присутствовать на некоторых совещаниях просто для того, чтобы продемонстрировать свою приверженность делу. Но… вам нужно быть жесткими с самими собой. Может быть, вы выполняете какие-то задачи, которые на самом деле можно не выполнять, и это не окажет существенного влияния на результаты? Большинство людей, честно проанализировав свою деятельность, отвечает на этот вопрос положительно. Поэтому пересмотрите свои задачи, если вы еще этого не сделали, и делайте это регулярно в будущем, чтобы не допустить появления ненужных дел в своей работе.

Но как именно это происходит? Очень просто (это то, что консультанты, подобные мне, подробно обсуждают со своими клиентами). Вы спросите почему? Почему мы набираем себе ненужных дел? И если ответ «потому что так получается», «такова система» или, что хуже всего, «так надо», то задайте себе этот вопрос повторно. Если более веской причины не находится, то эту задачу можно не выполнять. Если нет возможности отказаться от задачи полностью, возможно, получится выполнять ее реже, не так тщательно или иным образом скорректировать подход, чтобы сэкономить время и сконцентрироваться на приоритетных задачах. Это еще одна область, которую можно открыть для себя благодаря журналу времени; важно не только то, что вы делаете, но и время, которое для этого требуется. Если вы будете задавать такие вопросы и честно на них отвечать, то сможете сэкономить время.

Упражнение

Вопрос «почему», о котором только что говорилось, приведет вас к практике и возможности соотнести свою деятельность с идеями этой книги. Выберите какую-либо область вашей деятельности, затем рассмотрите применяемый в ней подход к работе и задайте себе вопрос, почему вы делаете это так, как вы делаете. Это может привести к улучшенному измененному распорядку.

Опасность – держитесь на расстоянии

Определенные задачи могут быть очень разумно отнесены к категории ненужных, по крайней мере, для вас. Черные дыры, сколлапсировавшие звезды, – их гравитация настолько велика, что поглощает все, и даже свет. Рядом с такими явлениями старое выражение «пойти коту под хвост» – сущий пустяк. В большинстве офисных работ есть корпоративные эквиваленты этого явления, «черные дыры», которые засасывают все мыслимое и немыслимое время. Остерегайтесь их и помните: так же, как и с настоящими черными дырами, если вы подойдете слишком близко – пути назад нет, и ваше участие в подобных делах означает, что все ваши другие планы должны отойти на второй план. Какие задачи подходят под это описание? Сюда можно включить проекты, которые:

• включают в себя ряд различных и сложных задач;

• могут быть спорными;

• невозможно завершить и угодить всем;

• могут запятнать вашу репутацию;

• занимают довольно непропорциональное количество времени.

Они охватывают широкий спектр вопросов, начиная с организации празднования юбилея компании и заканчивая переездом компании в новые офисы. За такие дела обычно приглашают взяться «добровольцев» (если же это входит в круг ваших обязанностей, то это уже другой вопрос). Может произойти такое, что управляющий директор при всех намекает на то, чтобы определенный человек взялся за выполнение этой задачи: «Конечно, это пока неточно, но я примерно понимаю, кто займется этим». В этот момент другие вздыхают с облегчением и не предлагают даже крохотную помощь.

Любой мыслящий человек узнает задачи с такими характеристиками в своем офисе, и вам следует, если вы цените свою возможность работать над задачами, которые являются вашими приоритетами, держаться подальше от таких «космических явлений». Не говорите, что вас не предупредили.

Будьте уверены в своих приоритетах

Люди с развитыми навыками тайм-менеджмента организовывают свой день так, чтобы можно было направить время и энергию на достижение своих приоритетных целей, а поступают они так, потому что умеют быстро и твердо определить для себя приоритеты. Другие тратят часы драгоценного времени не только на то, чтобы решить, что нужно сделать в первую очередь, но и на то, чтобы пересматривать свои решения снова и снова и перепроверять его. Конечно, обстоятельства меняются, и пересмотр ценностей бывает необходим. Однако, как говорится, если постоянно выкапывать цветок, чтобы посмотреть, пустил ли он корни, то результатов не будет. Точно так же некоторые люди пытаются найти утешение в своих решениях, которые на самом деле просто отнимают время и, на