Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице - Екатерина Бузукова

Глава 3

Розничная логистика

Логистика и закупки

Определение логистики

В этой главе мы поговорим о логистике розничного предприятия. Почему это важно для менеджера по закупкам? Ведь в компании есть транспортный отдел и склад, которые, собственно, и занимаются логистикой.

Во-первых, не везде это так. Велик процент компаний (особенно среди малых предприятий), где отдел логистики как таковой отсутствует и функции по доставке и распределению груза берут на себя менеджеры по закупкам. Во-вторых, как было сказано в предыдущей главе, основная задача закупщика на этапе доставки груза – это контроль, контроль и еще раз контроль. А что можно контролировать, если не имеешь представления о самом процессе? Менеджер по закупкам обязан говорить с логистами на одном языке, знать основы логистики и товародвижения.

Поэтому эта глава освещает основы логистики для менеджера по закупкам (хотя мы ни в коем случае не претендуем на то, чтобы изложить такую важную и серьезную науку, как логистика, в рамках данной главы).

Начнем с определения логистики в рознице. Насчитываются десятки различных формулировок логистики как науки и как процесса, но все они сводятся к единому понятию.

Логистика – планирование, управление и контроль движения товара от заказа до продажи, включая его транспортировку, складирование и перемещение внутри розничного предприятия.

Часто понятие закупочной деятельности путают с логистикой или закупки считают лишь частью логистики. Но логистика – это процесс, касающийся в первую очередь (и в основном) товаров, в то время как закупки – часть системы управления ассортиментом, касающаяся и товаров, и поставщиков, и сбыта. Закупки – это то, что мы делаем ДО того и ДЛЯ того, чтобы товар появился в компании, в то время как логистика – это то, ЧТО мы делаем с товаром, когда он УЖЕ появился в компании (или когда он на пути в компанию). Поэтому мы эти понятия считаем дополняющими, но не заменяющими друг друга.

Логистика торговой компании делится на следующие функциональные области (табл. 3.1).

Таблица 3.1. Функциональные области логистики торговой компании [8]

Кто есть кто

В компании, как правило, отдел закупок и отдел логистики разделены между собой. Отдел логистики может иметь два подразделения – транспортный отдел и склады. Такое деление соответствует разделению логистических операций: транспортная логистика осуществляется отделом транспорта и таможни, склад осуществляет логистику складирования и переработки. На практике бывает, что под логистикой понимается только транспортный отдел, а склады выделены в отдельную систему. На наш взгляд, это не совсем верно, так как транспорт и склад тесно связаны между собой и представляют одну цепочку. Хотя и то и другое является различными сферами логистики как таковой.

Сотрудники отдела закупок осуществляют закупочную логистику, заказывая товар у поставщика и передавая информацию о заказе в транспортный отдел. Транспортный отдел берет на себя функцию физического перемещения груза от поставщика до складов компании, где по прибытии передает груз в распоряжение склада. Склад осуществляет хранение товара. Отдел оперативного учета берет на себя информационную и распределительную логистику.

Вся информация о движении и поступлении товара передается в отдел оперативного учета[9]. Если такого подразделения в компании нет, то информационные потоки собираются в отделе закупок – в таком случае менеджеры по закупкам могут выполнять также функцию операционистов (внесение товара в базу данных, оприходование, списание, перемещение по складам и т. д. – подробнее о функционале отдела ОУ см. ниже, рис. 3.1).

Комментарий к данной схеме. Мы встречали множество различных компаний, где отдел закупок также входил в департамент логистики или где склад был отдельной структурной единицей, не входящей в отдел логистики. Какая у компании структура, в данный момент не имеет значения – в данной книге мы не касаемся темы организационного построения компании.

Важно, что существуют различные логистические функции и эти функции могут быть переданы разным отделам. На приведенной схеме обозначен оптимальный вариант структуры, но в вашей компании может быть другая схема.

Информационная логистика

Кто владеет информацией – тот правит миром.

Информационная логистика представляет собой потоки информации, которые являются связующими нитями всех звеньев логической цепочки (закупка – поставка – приемка – хранение – перемещение – распределение – продажа).

По сути, это нервная система компании. Ее цель – обеспечить нужной информацией в нужное время все звенья логистической цепочки (отдел торговой компании закупок, склады, РЦ, магазины, бухгалтерию, КРО и т. д.). Такой информационный поток генерируется материальным потоком (т. е. сначала происходит поставка товара, и на основе документов все данные заносятся в систему). Информационная логистика отражается в информационной системе, которая и связывает физически все данные воедино.

Рис. 3.1. Возможная схема распределения функций логистики в

Важно учесть при работе с любой информационной системой (независимо от того, с каким именно программным продуктом приходится иметь дело), чтобы она могла обеспечивать движение своевременной и достоверной информации для всех отделов:

✓ многоуровневая система (т. е. наличие различных уровней обобщения информации – от самого общего (направления или класса) до товарной позиции);

✓ аналитика на разных уровнях – необходимо уметь делать аналитические срезы и по товарам, и по складам, и по магазинам, и по поставщикам, и по статусу товара в системе и т. д.;

✓ построение с учетом не только текущих, но и будущих задач (т. е. возможность системы усложнять уровни, добавлять новые срезы по аналитике);

✓ конфиденциальность и различные уровни доступа сотрудников к системе;

✓ возможность дописывать или удалять модули, т. е. адаптивность к ситуации;

✓ согласованность и информационное единство (определяется разработкой системы кодов и знаков, в которой исключалась бы возможность несогласованных действий и ввод дублирующейся информации).

Рабочим звеном информационной системы могут быть специалисты, которые заносят все данные по товародвижению, – как в составе отдела закупок, так и отдельное подразделение. Такое звено носит название отдел оперативного учета (или менеджеры по оперативному учету).

Отдел оперативного учета

Почему мы так много внимания уделяем отделу оперативного учета? Потому что эта функция в компании существует независимо от того, выделен ли под нее специальный отдел или сотрудник или нет. Если отдела или специалиста нет, то эту функцию выполняют менеджеры по закупкам (часто выполняют ее не совсем правильно – сказываются нехватка времени и общая нагрузка на людей). В таком случае в компании со значительным товарооборотом в учетной системе наступает хаос: товары вводятся в базу бессистемно, каждый менеджер имеет свое собственное представление о том, как правильно должен быть представлен товар в базе, за правильностью складских операций никто не следит, инвентаризации проводятся неправильно или не проводятся вообще. Последствия очевидны: пересортица, недостачи, злоупотребления, воровство, финансовые и товарные потери.

Поэтому правильно, если отдел ОУ в компании выделен как отдельная структурная единица в составе отдела закупок (особенно если товарооборот в компании превышает 1 млн руб. в месяц)[10]. Это подразделение становится ответственным за точность и своевременность занесения данных в систему, т. е. за информационную логистику. Это – нервная система всей компании; от ее правильной работы зависит сохранение средств.

Так как все движение товаров требует периодических ревизий и постоянного контроля, то отдел ОУ тесно взаимодействует с подразделением компании, ведущим учет и контроль денежных и информационных потоков (это может быть контрольно-ревизионный отдел КРО или – реже – бухгалтерия или финансовая служба).

Основные функции отдела оперативного учета. 

✓ Оформление приходных накладных на товары в информационной системе.

✓ Ведение внутренней документации (акты излишков, недостачи, пересортицы, перемещения на другие склады компании).

✓ Введение новых товарных позиций и закупочных цен в информационную систему.

✓ Расчет закупочных цен после получения информации от отдела закупок.

✓ Подготовка и проводка результатов промежуточных и плановых инвентаризаций.

✓ Ведение и контроль товарооборота на всех складах компании в информационной системе при приходовании прямых поставок на эти склады.