Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице - Екатерина Бузукова

Выпуск товара без оплаты при поставке товара в кредит. После сверки заказа со счетом при открытой кредитной линии менеджер по закупкам дает добро на отправку груза. Важно отметить, что считать сроком начала кредита – дату выставления счета или дату отгрузки товара (или дату его поступления на склад). Если в вашей компании между выставлением счета и моментом отгрузки товара проходит больше одного дня, то менеджер по закупкам обязан пересмотреть эти условия и не допустить ситуации, когда вы становитесь должны поставщику за еще не отгруженный товар.

Таблица 2.3. Образец счета-фактуры

Кредит должен начинаться с момента отгрузки товара (а лучше с момента получения нами груза). Но это уже предмет для переговоров с поставщиком и умение добиваться поставленных целей в ходе переговоров.

Шаг 7. Нужные место и время

Подготовка груза к отправке, выбор способа транспортировки

Согласование выхода груза с отделом логистики (в случае доставки товара самостоятельно). Получив счет и выполнив свои обязательства по оплате товара, менеджер по закупкам обладает точной информацией, что груз будет готов к поставке такого-то числа в таком-то объеме. Именно эта информация нужна отделу логистики для подбора оптимального способа транспортировки. О закупочной логистике подробно будет рассказано в главе 3.

На этом этапе задача менеджера по закупкам – дать информацию в отдел логистики о грузе и получить от них информацию о моменте выхода товара и предполагаемой дате прихода.

Как правило, логистику интересует информация о количестве упаковочных мест (под упаковочным местом подразумевается единица груза, которую можно переместить, – палета, пакет, коробка и т. п.), вес нетто и брутто, объем упаковочных мест и стоимость груза (для оформления страховки и таможенной декларации).

На этом этапе важно понять, будет ли груз доставлен в составе консолидированной поставки (когда в одной машине идет несколько различных грузов от разных поставщиков и из разных мест) или будет иметь место монопоставка (т. е. весь заказ занимает всю машину или контейнер и движется напрямую от поставщика в компанию). От этого будут зависеть расходы на транспортировку товара и как следствие – его себестоимость.

Пример извещения о поступлении нового товара

ИЗВЕЩЕНИЕ О ПРИХОДЕ НОВОГО ТОВАРА

№ _________ от _______________ 200 __ г.

по заказу ___________________________________________________

Объем поставки ____________________________________________

Планируемая дата поставки ____________________

Менеджер по закупкам

___________________/_________________________/

Категорийный менеджер

___________________/_________________________/

Расчет стоимости транспортировки и в том и в другом случае будет рассмотрен нами в отдельной главе.

Как правило, в случае самостоятельной поставки все расходы на транспортировку товара ложатся на плечи компании-получателя.

Согласование прихода товара с магазином и РЦ (в случае доставки товара поставщиком). В случае доставки товара силами поставщика работа менеджера по закупкам состоит лишь в контроле выхода груза. Но важно получить от поставщика все отгрузочные документы (с указанием упаковочных мест, веса и объема груза), чтобы эту информацию предоставить распределительному центру (РЦ), или складу, или непосредственно магазину (в случае, если магазин не оформляет заказы на закупку самостоятельно). Это нужно, чтобы для товара было подготовлено место на складе и необходимое оборудование для его при емки.

Пример из практики. Менеджер по закупкам уведомил склад, что ожидается приход машины со спортивным оборудованием. Предоставил перечень мест, среди которых числился «тренажер комплексн. – 1 шт.». Он забыл сообщить, что это был негабаритный тренажер, сделанный под заказ, имеющий высоту около 2 м и ширину более 1 м. Когда груз прибыл, выяснилось, что нет подходящей складской тележки и погрузчика, чтобы можно было этот тренажер снять с машины. Двое грузчиков, которые принимали машину, не смогли его снять вручную. Более двух часов машина стояла на разгрузке (хотя обычно норма разгрузки была не более 30 минут), так как пришлось искать людей для снятия этого тренажера. Это время транспортная компания оформила как простой машины по вине компании – приемщика груза.

Инструмент: график поставок, счет-фактура (инвойс, счет).

Пример: план поставок, подаваемый менеджером по закупкам для склада (план поставок сформирован на основании данных от отдела логистики, после всех согласований путей транспортировки), – табл. 2.4.

Таблица 2.4. План поставок для склада

Шаг 8. Контроль за оформлением и выпуском товара со склада поставщика

Итак, товар заказан, подтвержден, упакован и готов к выходу. По сути, остальная работа по транспортировке передана в другие подразделения компании. Менеджер по закупкам свою работу по подготовке заказа выполнил. Но есть золотое правило логистики: груз не получен до тех пор, пока груз не получен. Иными словами, закупщик не должен расслабляться, пока «его» товар не ляжет на склад.

Необходим контроль за отгрузкой товара – на практике бывает, что именно в момент загрузки происходят неприятные неожиданности (машина пришла, но не на тот склад, или пришла машина, но она имеет не те номера, что указаны в транспортных документах, часть груза не входит в контейнер, отсутствует необходимый сертификат, при погрузке упала палета и груз пострадал… и т. д.).

Отгрузка – один из самых ответственных моментов в цепочке поставки. Все неожиданности имеют, как правило, единые последствия для закупщика: груз не выйдет вовремя и/или не в полном объеме. Эти задержки могут существенно повлиять на заказ следующего товара и на скорость оформления нового заказа.

В случае нормальной отгрузки менеджер по закупкам получает копии товарно-транспортных накладных и на их основании вносит предварительные данные в информационную систему об ожидаемой поставке. До момента выхода груза мы не рекомендуем вносить эти данные, так как велика вероятность задержки с отгрузкой и изменения состава заказа – придется потом переделывать.

Инструмент: товарно-транспортные накладные (ТТН), другие отгрузочные документы (CMR, коносамент), сертификаты.

Об этих документах подробно будет рассказано в главе 3 «Розничная логистика», здесь мы дадим только общее определение.

ТТН – товарно-транспортная накладная, документ для учета движения товаров и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом, т. е. документ расчетов с грузоотправителем и перевозчиком; ТТН оформляется грузоотправителем.

CMR (от англ. cargo movie requirement) – международная дорожная накладная, транспортный документ, выдаваемый для перевозки товаров автомобильным, железнодорожным или речным транспортом. Используется при международных перевозках.

Коносамент (от фр. connaissement) – товаросопроводительный документ, содержащий условия договора морской перевозки груза. Является ценной бумагой, предоставляющей его держателю право распоряжаться грузом. Выдается перевозчиком отправителю после приема груза к перевозке, служит доказательством этого приема и удостоверяет факт заключения договора. В коносаменте определены правоотношения между перевозчиком и грузополучателем.

Шаг 9. Контроль выполнения условий поставки

Пока груз в пути (особенно если для этого требуется неделя или больше), менеджер по закупкам должен контролировать его прохождение, запрашивая информацию от отдела логистики или от поставщика. Если происходит задержка в пути (что бывает достаточно часто, особенно если транспортировка идет морем и осуществляется таможенная очистка груза), то менеджер по закупкам должен узнавать об этом первый, чтобы вовремя принимать решения о заказе следующей партии товара.

Поступление товара: приемка и оприходование товара

Итак, груз прибыл на склад, происходит разгрузка. На этом этапе задача закупщика – получить от склада акт приемки груза и убедиться, что товар прибыл согласно заказу.

Товар прибыл в комплекте и согласно накладным. Если товар прибыл в соответствии с отгрузочными документами (нет недостачи, боя, брака при транспортировке, нарушения упаковки и т. п.), то он приходуется. Официально цикл закупки можно считать завершенным.

Имеются расхождения в количестве и качестве груза (бой, брак, пересорт, недостача). Необходимо срочно выяснить – имеет ли место пропажа или повреждение товара во время транспортировки или это брак поставщика. В данном случае основанием для такого решения может быть регламент, внутренний документ компании (например, «Положение о приемке товара»), описывающий процедуру приемки товара и помогающий при определении характера брака: относится ли он к процессу транспортировки или к поставщику. Роль менеджера по закупкам здесь такова, что он должен участвовать в разработке регламента (как специалист, знающий особенности и технические параметры товара) и может входить в состав комиссии, анализирующей и оценивающей бракованный товар.